Khách hàng tiềm năng là gì? Quy trình quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả

Bạn đang sở hữu doanh nghiệp nhỏ, vừa khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng, lại không dễ cạnh tranh về độ phổ biến và uy tín với doanh nghiệp lớn. Tạo dựng mối quan hệ mật thiết với khách hàng từ tiềm năng không chỉ tạo ra doanh thu trong tương lai mà còn tăng khả năng quay lại của khách hàng. Để làm được như vậy bạn cần nắm rõ khách hàng tiềm năng là gì? Họ là ai? Khách hàng tiềm năng ở đâu và quy trình quản lý khách hàng tiềm năng trong bài viết dưới đây.

Khách hàng tiềm năng là gì?

Khách hàng tiềm năng là những người có khả năng trở thành khách hàng của doanh nghiệp trong tương lai. Đây là những người có nhu cầu và khả năng chi trả cho sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Tuy nhiên, họ cần thêm thời gian và tương tác để quyết định mua sản phẩm.

Khách hàng tiềm năng đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định khách hàng tiềm năng là ai và tìm kiếm khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả để tăng khả năng chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế.

Xem thêm:  Sự khác biệt giữa khách hàng tiềm năng và cơ hội trong CRM

Ví dụ về khách hàng tiềm năng

Dưới đây là một số ví dụ về tệp khách hàng tiềm năng:

• Một người đang tìm kiếm một chiếc xe mới: Đây là một khách hàng tiềm năng cho một đại lý ô tô. Người này có nhu cầu và khả năng chi trả cho một chiếc xe mới.
• Một doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm mới: Đây là một khách hàng tiềm năng cho một công ty phần mềm. Doanh nghiệp này có nhu cầu giải quyết một vấn đề kinh doanh và khả năng chi trả cho một giải pháp phần mềm.
• Một người đang tìm kiếm một địa điểm để tổ chức đám cưới: Đây là một khách hàng tiềm năng cho một nhà hàng hoặc khách sạn. Người này có nhu cầu tổ chức một sự kiện và khả năng chi trả cho một địa điểm tổ chức sự kiện.

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể hơn về khách hàng tiềm năng theo ngành nghề:

• Ngành bán lẻ: Khách hàng tiềm năng là những người có nhu cầu mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ. Họ có thể được phân loại theo độ tuổi, giới tính, thu nhập, sở thích,...
• Ngành dịch vụ: Khách hàng tiềm năng là những người có nhu cầu sử dụng dịch vụ. Họ có thể được phân loại theo nhu cầu dịch vụ, khả năng chi trả,...
• Ngành công nghiệp: Khách hàng tiềm năng là những doanh nghiệp có nhu cầu mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Họ có thể được phân loại theo quy mô doanh nghiệp, ngành nghề,...

Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và khả năng chi trả của khách hàng tiềm năng để có thể cung cấp sản phẩm/dịch vụ phù hợp.

Vai trò của khách hàng tiềm năng là gì?

Vai trò cụ thể của khách hàng tiềm năng bao gồm:

• Tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp: Khách hàng tiềm năng là những người có khả năng mua sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế để tạo ra doanh thu.
• Giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả marketing và bán hàng: Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của các hoạt động marketing và bán hàng dựa trên số lượng khách hàng tiềm năng mà họ thu hút được.
• Giúp doanh nghiệp mở rộng thị phần: Doanh nghiệp có thể mở rộng thị phần bằng cách tiếp cận và thu hút thêm khách hàng tiềm năng.
• Giúp doanh nghiệp cải thiện sản phẩm/dịch vụ: Doanh nghiệp có thể thu thập phản hồi từ khách hàng tiềm năng để cải thiện sản phẩm/dịch vụ của mình.

Phân loại khách hàng tiềm năng

Khách hàng tiềm năng có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào mục đích của doanh nghiệp. Dưới đây là một số cách phân loại phổ biến:

1. Theo mức độ nhận biết

• Khách hàng tiềm năng chưa biết đến sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp: Đây là những người chưa biết đến sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp, nhưng có nhu cầu và khả năng chi trả cho sản phẩm/dịch vụ đó. Doanh nghiệp cần thực hiện các hoạt động marketing để tiếp cận và thu hút nhóm khách hàng này.
• Khách hàng tiềm năng đã biết đến sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp: Đây là những người đã biết đến sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp, nhưng chưa quyết định mua sản phẩm/dịch vụ đó. Doanh nghiệp cần thực hiện các hoạt động tiếp thị và bán hàng để thuyết phục nhóm khách hàng này mua sản phẩm/dịch vụ.

2. Theo khả năng chi trả

• Khách hàng tiềm năng có khả năng chi trả cao: Đây là những khách hàng có khả năng chi trả cao cho sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tập trung vào việc cung cấp sản phẩm/dịch vụ cao cấp và dịch vụ khách hàng tốt để thu hút nhóm khách hàng này.
• Khách hàng tiềm năng có khả năng chi trả trung bình: Đây là những khách hàng có khả năng chi trả trung bình cho sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tập trung vào việc cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng tốt với giá cả hợp lý để thu hút nhóm khách hàng này.
• Khách hàng tiềm năng có khả năng chi trả thấp: Đây là những khách hàng có khả năng chi trả thấp cho sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tập trung vào việc cung cấp sản phẩm/dịch vụ giá rẻ với chất lượng đáp ứng nhu cầu của nhóm khách hàng này.

3. Theo vị trí địa lý

• Khách hàng tiềm năng trong nước: Đây là những khách hàng có địa chỉ tại quốc gia hoặc khu vực mà doanh nghiệp đang hoạt động.
• Khách hàng tiềm năng quốc tế: Đây là những khách hàng có địa chỉ tại các quốc gia khác ngoài quốc gia hoặc khu vực mà doanh nghiệp đang hoạt động.

4. Theo ngành nghề

• Khách hàng tiềm năng là doanh nghiệp: Đây là những doanh nghiệp có nhu cầu mua sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.
• Khách hàng tiềm năng là người tiêu dùng: Đây là những người tiêu dùng cá nhân có nhu cầu mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ.

5. Theo hành vi

• Khách hàng tiềm năng là người mua hàng mới: Đây là những khách hàng chưa từng mua sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.
• Khách hàng tiềm năng là người mua hàng hiện tại: Đây là những khách hàng đã từng mua sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

6. Theo giá trị

• Khách hàng tiềm năng có giá trị cao: Đây là những khách hàng có khả năng mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.
• Khách hàng tiềm năng có giá trị trung bình: Đây là những khách hàng có khả năng mang lại lợi nhuận trung bình cho doanh nghiệp.
• Khách hàng tiềm năng có giá trị thấp: Đây là những khách hàng có khả năng mang lại lợi nhuận thấp cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn cách phân loại các tệp khách hàng tiềm năng phù hợp với mục đích của mình. Việc phân loại khách hàng tiềm năng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng, từ đó có thể xây dựng các chiến lược tiếp thị và bán hàng hiệu quả hơn.

Cách tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp

Cách tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp B2B

Khách hàng tiềm năng B2B là những doanh nghiệp có nhu cầu mua sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp B2B. Doanh nghiệp B2B có thể tìm kiếm khách hàng tiềm năng theo các cách sau:

• Tham dự các hội chợ và triển lãm: Đây là một cách hiệu quả để doanh nghiệp B2B tiếp cận trực tiếp với các doanh nghiệp tiềm năng.
• Tham gia các hiệp hội và tổ chức ngành nghề: Đây là cách giúp doanh nghiệp B2B kết nối với các doanh nghiệp trong cùng ngành nghề.
• Sử dụng các nền tảng mạng xã hội dành cho doanh nghiệp: Các nền tảng này giúp doanh nghiệp B2B kết nối với các doanh nghiệp khác và quảng bá sản phẩm/dịch vụ của mình.
• Sử dụng các công cụ tìm kiếm khách hàng tiềm năng: Các công cụ này giúp doanh nghiệp B2B thu thập thông tin về các doanh nghiệp tiềm năng.

Cách tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp B2C

Khách hàng tiềm năng B2C là những người tiêu dùng cá nhân có nhu cầu mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ của doanh nghiệp B2C. Doanh nghiệp B2C có thể tìm kiếm khách hàng tiềm năng theo các cách sau:

• Tiếp thị trực tuyến: Doanh nghiệp B2C có thể sử dụng các kênh marketing trực tuyến như website, mạng xã hội, email,... để tiếp cận khách hàng tiềm năng.
• Tiếp thị truyền thống: Doanh nghiệp B2C có thể sử dụng các kênh marketing truyền thống như quảng cáo trên báo chí, đài truyền hình,... để tiếp cận khách hàng tiềm năng.
• Tiếp thị trực tiếp: Doanh nghiệp B2C có thể sử dụng các phương pháp tiếp thị trực tiếp như gửi thư, gọi điện,... để tiếp cận khách hàng tiềm năng.

Quy trình 7 bước quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả

1. Xác định mục tiêu

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý khách hàng tiềm năng là xác định mục tiêu. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của mình khi quản lý khách hàng tiềm năng là gì? Mục tiêu có thể là:

• Tăng số lượng khách hàng tiềm năng
• Tăng khả năng chuyển đổi khách hàng tiềm năng
• Tăng giá trị của khách hàng tiềm năng

2. Phân loại khách hàng tiềm năng

Sau khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp cần phân loại khách hàng tiềm năng theo các tiêu chí phù hợp, chẳng hạn như:

• Mức độ quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ
• Khả năng chi trả
• Nhu cầu
• Hành vi

Việc phân loại khách hàng tiềm năng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng tiềm năng, từ đó có thể xây dựng các chiến lược tiếp thị và bán hàng phù hợp.

3. Thu thập thông tin khách hàng tiềm năng

Thông tin khách hàng tiềm năng là nền tảng để doanh nghiệp quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả. Doanh nghiệp có thể thu thập thông tin khách hàng tiềm năng từ các nguồn khác nhau, chẳng hạn như:

• Website
• Mạng xã hội
• Hội nghị, triển lãm
• Tiếp thị qua email
• Tiếp thị qua điện thoại

4. Lưu trữ thông tin khách hàng tiềm năng

Sau khi thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, doanh nghiệp cần lưu trữ thông tin một cách khoa học và an toàn. Việc lưu trữ thông tin giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập và sử dụng thông tin khi cần thiết.

5. Theo dõi khách hàng tiềm năng

Doanh nghiệp cần theo dõi khách hàng tiềm năng thường xuyên để nắm bắt tình trạng và nhu cầu của họ. Việc theo dõi khách hàng tiềm năng giúp doanh nghiệp có thể kịp thời tiếp cận và chăm sóc khách hàng tiềm năng.

6. Chăm sóc khách hàng tiềm năng

Chăm sóc khách hàng tiềm năng là quá trình cung cấp thông tin, hỗ trợ và giải đáp thắc mắc cho khách hàng tiềm năng. Việc chăm sóc khách hàng tiềm năng giúp doanh nghiệp tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng tiềm năng, từ đó tăng khả năng chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế.

7. Đánh giá hiệu quả

Doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả của hoạt động quản lý khách hàng tiềm năng thường xuyên để kịp thời điều chỉnh và cải thiện. Việc đánh giá hiệu quả giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng hoạt động quản lý khách hàng tiềm năng đang đạt được mục tiêu.

Ứng dụng phần mềm CRM trong quản lý khách hàng tiềm năng

Quản lý khách hàng tiềm năng là quá trình lưu trữ, sắp xếp, cập nhật dữ liệu lead và lịch sử hoạt động bán hàng. Doanh nghiệp sử dụng một công cụ (như phần mềm CRM) hoặc phương pháp để theo dõi khách hàng tiềm năng và xác định các loại dữ liệu muốn thu thập.

Quy trình quản lý khách hàng tiềm năng

Dưới đây là chi tiết 7 bước quy trình quản lý khách hàng tiềm năng mọi doanh nghiệp cần nắm rõ để tận dụng cơ hội chốt sales và bứt phá doanh thu.

Bước 1: Xác định công cụ quản lý khách hàng tiềm năng

Điều đầu tiên cần làm là xác định công cụ hoặc phương pháp bạn muốn sử dụng. Nó tùy thuộc vào hiểu biết kỹ thuật của bạn, mức độ phức tạp của quy trình bán hàng và lượng thông tin bạn cần quản lý.

Trong khi có nhiều cách để quản lý khách hàng tiềm năng, chẳng hạn như dùng bảng tính Excel hay Google Sheets, 72% doanh nghiệp đồng ý rằng phần mềm CRM giúp truy cập dữ liệu khách hàng tốt hơn.

Các hệ thống CRM như SlimCRM cung cấp khả năng toàn diện tất-cả-trong-một, giúp bạn theo dõi đường ống bán hàng, quản lý công việc, giao tiếp và quản lý khách hàng tiềm năng. Người dùng có thể lưu trữ thông tin lead và cộng tác khi bán hàng, đồng thời nhận báo cáo tự động về tiến độ, hiệu suất và doanh thu.

Các công cụ được tích hợp sẵn với phần mềm CRM như SlimEmail của SlimCRM còn hỗ trợ bạn thiết kế, triển khai, tự động hóa và phân tích các chiến dịch tiếp thị qua email.

Xem thêm: Chuỗi kịch bản email đeo bám khách hàng hiệu quả

Bước 2: Xác định dữ liệu cần thu thập

Khi bạn đã quyết định được công cụ quản lý khách hàng tiềm năng, có một bước nhỏ nhưng cần thiết là xác định các trường dữ liệu bạn cần thu thập, ví dụ như họ và tên của lead. Một số loại trường dữ liệu bạn nên xác định được liệt kê sau đây.

Thu thập đầy đủ thông tin của khách hàng tiềm năng với phần mềm SlimCRM

• Thông tin cá nhân

Giúp phân biệt các khách hàng tiềm năng. Bao gồm tên, doanh nghiệp, địa chỉ, email và số điện thoại của họ.

• Nguồn khách hàng tiềm năng

Là nơi khách hàng tiềm năng của bạn nghe về bạn hoặc lần đầu tiên tương tác với bạn. Theo dõi các nguồn khách hàng tiềm năng giúp bạn biết họ đến từ đâu để tối ưu hóa ngân sách tiếp thị và nguồn lực bán hàng cho các kênh hiệu quả nhất. Một số ví dụ về nguồn khách hàng tiềm năng: triển lãm, sự kiện, mạng xã hội, website, quảng cáo, khách hàng cũ,…

• Thẻ phân loại

Thẻ (tag) là những thông tin ngắn được đính kèm vào hồ sơ của khách hàng tiềm năng dựa trên sở thích, mức độ ưu tiên hoặc trạng thái. Chúng giúp bạn phân loại và lọc khách hàng tiềm năng theo từng đặc điểm. Mỗi khi một khách hàng tiềm năng xuất hiện, bạn sẽ tìm hiểu và gắn thẻ cho họ để phục vụ các bước bán hàng và tiếp thị sau.

• Thông tin giao dịch

Bao gồm dữ liệu về tiềm năng mua hàng và sở thích về sản phẩm, dịch vụ của khách hàng tiềm năng. Ví dụ phổ biến là quy mô giao dịch (deal size), dòng sản phẩm quan tâm, hay số lượng nhân viên (từ đó suy ra phí bảo hiểm, phần mềm, tư vấn họ cần chi).

• Giai đoạn hoặc hoạt động trong đường ống bán hàng

Theo dõi đường ống bán hàng với SlimCRM

Giúp xác định bạn đang ở đâu trong quy trình bán hàng đối với từng cơ hội. Bạn cần thiết lập trước các giai đoạn của đường ống, gồm từng bước để chốt được giao dịch.

Cách ghi hoạt động: Nếu một khách hàng tiềm năng gọi điện đến doanh nghiệp của bạn vào ngày 1/8, bạn sẽ ghi chú là “1/8: Tạo khách hàng tiềm năng - Gọi đến, có quan tâm sản phẩm”. Sau đó, nếu bạn follow-up vào ngày 1/9, bạn sẽ thêm vào hồ sơ là “1/9: Gọi điện follow-up, khách không có thời gian nghe nhưng yêu cầu gửi email, đã gửi”.

Bước 3: Thiết lập hệ thống quản lý khác hàng tiềm năng

Khi bạn đã xác định được những thông tin cần thu thập, hãy bắt đầu thiết lập hệ thống quản lý khách hàng tiềm năng. Nếu bạn sử dụng phần mềm CRM, mỗi sản phẩm sẽ có các trường dữ liệu mặc định cùng khả năng tùy chỉnh thêm, bớt theo nhu cầu.

Tùy chỉnh trường dữ liệu với phần mềm SlimCRM

Bước 4: Thu thập khách hàng tiềm năng và nhập dữ liệu

Hãy điền đầy đủ thông tin khách hàng tiềm năng khi họ xuất hiện. Ví dụ: Nếu quy trình CRM của bạn yêu cầu số điện thoại là trường dữ liệu bắt buộc phải có để tạo cơ hội mới, bạn có thể tìm và sử dụng số điện thoại của doanh nghiệp họ trong lúc chờ đợi thông tin cụ thể.

Bước 5: Phân công khách hàng tiềm năng

Khi khách hàng tiềm năng bắt đầu đổ đến, hãy chuẩn bị sẵn quy trình phân công lead cho bộ phận kinh doanh. Bạn có thể làm thủ công, nhưng nếu lượng khách hàng tiềm năng ngày càng lớn, việc duy trì sẽ tốn thời gian hơn.

Một số phần mềm CRM như SlimCRM có thể hỗ trợ bạn với tính năng chỉ định khách hàng tiềm năng tự động. Sau khi được chỉ định, nhân viên kinh doanh có thể bắt đầu tiếp cận ngay thông qua email hoặc cuộc gọi lạnh (cold call).

Bước 6: Nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng

Hầu hết khách hàng tiềm năng sẽ không đưa ra câu trả lời có hoặc không ngay lập tức cho bạn. Từ khi bắt đầu liên hệ đến khi chốt giao dịch, hãy liên tục nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng bằng cách duy trì mối quan hệ thông qua giao tiếp.

Cá nhân hóa việc nuôi dưỡng lead với tính năng gửi email từ SlimCRM

Bạn có thể sử dụng các chiến dịch email tự động để giữ liên lạc với khách hàng tiềm năng. Ngoài ra, nhân viên sales có thể cá nhân hóa việc nuôi dưỡng bằng cách gửi email, SMS hoặc gọi điện trực tiếp đến từng lead. Hãy nhớ ghi chú các bước trong phần mềm CRM của bạn.

Bước 7: Ưu tiên khách hàng tiềm năng

Cuối cùng, bạn cần biết phải ưu tiên khách hàng tiềm năng nào. Hãy tập trung nỗ lực và thời gian vào những khách hàng có khả năng chốt giao dịch cao nhất.

Bên cạnh kinh nghiệm, bạn có thể dựa vào một phương pháp gọi là chấm điểm khách hàng tiềm năng. Mặc dù có thể thiết kế tiêu chí thủ công, bạn sẽ đạt được kết quả tự động nhanh chóng và chính xác hơn khi sử dụng phần mềm CRM để chấm điểm.

Giải đáp thắc mắc liên quan

Khách hàng tiềm năng và khách hàng mục tiêu khác nhau chỗ nào?

• Khách hàng tiềm năng (Prospect): Là những người hoặc tổ chức có khả năng trở thành khách hàng trong tương lai. Họ có thể đã thể hiện sự quan tâm và đang ở giai đoạn nghiên cứu về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
• Khách hàng mục tiêu (Target Customer): Là đối tượng mà doanh nghiệp hướng đến và định rõ trong chiến lược tiếp thị. Đây có thể là nhóm khách hàng có nhu cầu và đặc điểm mà sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn nhắm đến.

Khách hàng tiềm năng tiếng anh là gì?

Khách hàng tiềm năng trong tiếng anh là lead.

Thị trường tiềm năng là gì?

Thị trường tiềm năng là tập hợp tất cả những người có nhu cầu và khả năng chi trả cho sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Thị trường tiềm năng là một khái niệm rộng, bao gồm cả khách hàng tiềm năng và khách hàng mục tiêu. Tuy nhiên, thị trường tiềm năng không chỉ bao gồm những người có nhu cầu và khả năng chi trả cho sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp, mà còn bao gồm cả những người chưa biết đến sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần xác định thị trường tiềm năng của mình để có thể xây dựng các chiến lược marketing và bán hàng hiệu quả.

Thế nào là khách hàng hiện tại?

Khách hàng hiện tại là những người đã mua sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp trong quá khứ và vẫn tiếp tục mua sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp trong hiện tại.

Khách hàng hiện tại là một nhóm khách hàng quan trọng đối với doanh nghiệp. Họ đã có kinh nghiệm với sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp và có khả năng trở thành khách hàng trung thành. Doanh nghiệp cần tập trung vào việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng hiện tại để tăng khả năng họ tiếp tục mua sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

Kết luận

Dữ liệu bán hàng luôn cần được tổ chức khoa học để nhân viên kinh doanh dễ dàng truy cập và khai thác. Hệ thống quản lý khách hàng tiềm năng như SlimCRM sẽ giúp bạn tự động hóa việc thu thập thông tin theo nhu cầu cũng như cập nhật hồ sơ liên tục, tạo điều kiện tốt nhất cho hoạt động bán hàng. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn đầy đủ kiến thức về khách hàng tiềm năng và quy trình quản lý nhóm đối tượng này một cách hiệu quả với phần mềm CRM, để doanh nghiệp không những tạo dựng được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng mà còn chuyển đổi số toàn diện, tăng cường năng lực cạnh tranh trong thời đại mới.