Bạn đang gặp khó khăn trong việc theo dõi, phân loại, cập nhật báo cáo công nợ của khách hàng và nhà cung cấp? Bạn muốn có một công cụ đơn giản, nhanh chóng và miễn phí để quản lý công nợ một cách chính xác và hiệu quả? Nếu vậy, bạn không thể bỏ qua mẫu file quản lý công nợ bằng excel - giải pháp phổ biến của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Theo dõi bài viết để tải và sử dụng ngay file quản lý công nợ bằng excel miễn phí bạn nhé!
Mẫu file quản lý công nợ bằng Excel là gì?
Mẫu file quản lý công nợ bằng excel là một file bảng tính được thiết kế để giúp bạn quản lý công nợ một cách dễ dàng và hiệu quả. Bạn chỉ cần nhập liệu vào các ô tương ứng, file sẽ tự động tính toán và thống kê các thông tin về số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ, đến hạn và quá hạn của từng khách hàng và nhà cung cấp. Mẫu công nợ excel có thể được sử dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp, từ sản xuất, thương mại, dịch vụ đến xây dựng, thiết kế, logistics…
1. 12 File Excel quản lý dự án chi tiết nhất
2. Mẫu file Excel tính điểm hòa vốn chuẩn quốc tế
Biểu mẫu file theo dõi công nợ gồm những gì?
Theo quy định TT200/BTC, biểu mẫu file theo dõi công nợ bằng excel cần có các thông tin sau:
- Thông tin về doanh nghiệp, bao gồm tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, email,…
- Thông tin về khách hàng và nhà cung cấp, bao gồm tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, email,…
- Thông tin về công nợ phải thu và phải trả, bao gồm số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ, đến hạn và quá hạn của từng khách hàng và nhà cung cấp.
- Thông tin về hóa đơn và hợp đồng liên quan đến công nợ, bao gồm ngày lập, số hóa đơn, số hợp đồng, tên sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền,…
Hướng dẫn tạo file excel quản lý công nợ đơn giản
Sau đây là một số gợi ý giúp bạn tạo bảng công nợ file excel đơn giản:
Tạo các cột thông tin cần thiết
File excel quản lý bán hàng và công nợ thường được tạo bởi 3 danh mục cơ bản gồm:
- Thông tin khách hàng và nhà cung cấp: tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, mã số thuế, mã số theo dõi
- Công nợ phải trả: nội dung công nợ, khoản phải trả đầu kỳ, phải trả tăng - giảm, khoản phải trả cuối kỳ, ghi chú và tên người thực hiện
- Công nợ phải thu: (tương tự với công nợ phải trả)
Mẫu file quản lý công nợ bằng excel miễn phí
Sau đây là một số mẫu file quản lý công nợ bằng Excel được SlimCRM tổng hợp từ các nguồn uy tín như Misa, Fast Work…Tùy thuộc vào nhu cầu doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn bảng công nợ phù hợp.
Các mẫu bảng công nợ này bao gồm:
- Mẫu file excel theo dõi công nợ phát sinh, đến hạn, quá hạn (báo cáo chi tiết): Với mẫu này, bạn có thể quản lý được các thông tin chi tiết về hoạt động bán hàng và thu tiền của nhân viên Sales; giao dịch mua bán hàng hóa với khách hàng và nhà cung cấp; công nợ của mỗi khách hàng, nhà cung cấp, đơn hàng theo thời gian khác nhau.
- Mẫu file excel theo dõi công nợ phải thu, phải trả (báo cáo tổng hợp): Mẫu này giúp bạn quản lý được các thông tin danh mục khách hàng/ nhà cung cấp như tên, địa chỉ, số điện thoại, mã khách hàng/ nhà cung cấp, số liệu khi bắt đầu sử dụng sản phẩm…
Ưu và nhược điểm khi quản lý công nợ bằng Excel
Quản lý công nợ bằng excel là một phương pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng để theo dõi và kiểm soát tình hình công nợ của khách hàng và nhà cung cấp. Tuy nhiên, quản lý công nợ bằng excel cũng có những ưu và nhược điểm như sau:
Ưu điểm:
- Dễ dàng thống kê, phân loại và tìm kiếm dữ liệu trên bảng tính excel
- Miễn phí, không cần phải đầu tư vào các phần mềm quản lý công nợ trả phí
- Có thể tự thiết kế hoặc tải về các mẫu file quản lý công nợ bằng excel miễn phí từ các nguồn khác nhau
Nhược điểm:
- Template phức tạp, khó sử dụng, cần có kiến thức về các hàm tính toán và thống kê của excel
- Phải lưu trữ dữ liệu trong máy tính, không có tính cộng tác, nhiều người không thể truy cập cùng lúc
- Tính bảo mật thấp, dễ bị đánh cắp hoặc virus xâm nhập
- Không có tính đồng bộ, cập nhật với các hệ thống quản lý khác của doanh nghiệp
Đừng bỏ lỡ:
1. Mẫu kế hoạch tài chính bằng Excel chuẩn mực cho doanh nghiệp nhỏ và vừa
2. File theo dõi hợp đồng mua bán bằng excel cho doanh nghiệp
Lưu ý khi sử dụng bảng theo dõi công nợ bằng excel
Mặc dù Excel có thể hữu ích cho việc theo dõi công nợ đơn giản cho các doanh nghiệp nhỏ, nhưng các nhược điểm như quản lý dữ liệu khó khăn, thiếu tính cộng tác, khả năng mở rộng hạn chế và gây lãng phí thời gian khiến nó trở nên không phù hợp cho việc quản lý công nợ phức tạp và quy mô lớn.
Vì vậy, bạn nên lưu ý một số vấn đề sau khi sử dụng file quản lý công nợ bằng excel miễn phí:
- Sử dụng Excel cho các mục đích theo dõi đơn giản, ví dụ như theo dõi chi tiêu cá nhân hoặc quản lý công việc nhỏ.
- Đối với việc quản lý công nợ của doanh nghiệp, hãy cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý công nợ chuyên dụng để tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu rủi ro.
- Sử dụng các công cụ hỗ trợ bổ sung như Power Pivot hoặc Power Query trong Excel để nâng cao khả năng phân tích dữ liệu.
- Nếu quyết định sử dụng mẫu file quản lý công nợ bằng excel, hãy xây dựng quy trình quản lý dữ liệu rõ ràng, thường xuyên cập nhật dữ liệu và kiểm tra tính chính xác của dữ liệu.
SlimCRM - Phần mềm quản lý bán hàng và công nợ tối ưu cho doanh nghiệp
Bạn đã biết những bất cập khi quản lý công nợ bằng excel chưa? Bạn có muốn tìm một giải pháp phần mềm theo dõi công nợ hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp của mình không? Nếu có, hãy trải nghiệm SlimCRM - phần mềm CRM giúp quản lý công nợ một chuyên nghiệp. SlimCRM là phần mềm CRM (Customer Relationship Management) được thiết kế để giúp bạn quản lý quan hệ khách hàng, quản lý bán hàng và công nợ toàn diện và tự động. Với SlimCRM, bạn có thể:
- Theo dõi và cập nhật tình hình công nợ của khách hàng và nhà cung cấp trên một giao diện đơn giản và trực quan
- Tạo và gửi hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi cho khách hàng và nhà cung cấp một cách nhanh chóng và chính xác
- Nhận thông báo khi có công nợ đến hạn hoặc quá hạn, gửi nhắc nợ cho khách hàng qua email hoặc SMS
- Báo cáo và phân tích tình hình công nợ theo các tiêu chí khác nhau, như khách hàng, nhà cung cấp, thời gian, khu vực, sản phẩm…
- Đồng bộ dữ liệu công nợ với các hệ thống quản lý khác của doanh nghiệp, như kế toán, kho hàng, marketing…
Có thể bạn quan tâm: Tự động hóa quản lý công nợ với phần mềm hỗ trợ
Phần mềm quản lý công nợ miễn phí bằng excel là phương pháp tiện lợi được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên, trong bối cảnh chuyển đổi số như hiện nay, việc tích hợp phần mềm phần mềm theo dõi công nợ vào CRM là điều tất yếu giúp kết nối các bộ phận, nâng cao hiệu quả vận hành doanh nghiệp.
Để được tư vấn sử dụng phần mềm SlimCRM hoàn toàn miễn phí, hãy liên hệ theo số hotline 0899.172.899 hoặc đăng ký dùng thử tại đây.
