Quản lý dự án là một lĩnh vực không ngừng phát triển, đòi hỏi nhiều cách tiếp cận khác nhau để thành công. Học hỏi các phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất có thể giúp bạn trở thành chuyên gia trong ngành.
Để trở thành một nhà quản lý dự án xuất sắc, hãy tìm hiểu về 11 framework sau đây để chọn ra phương pháp phù hợp nhất với nhu cầu của nhóm!
Phương pháp quản lý dự án là gì?
Phương pháp quản lý dự án (Project Management Methodology) là một bộ quy tắc, công cụ và kỹ thuật được sử dụng để lên kế hoạch, thực hiện và quản lý dự án. Nó giúp các nhà quản lý dự án lãnh đạo các thành viên trong nhóm, điều phối công việc và tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác của nhóm.
Có rất nhiều phương pháp quản lý dự án khác nhau, mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng. Một số phương pháp phù hợp hơn với các ngành hoặc dự án cụ thể. Do đó, bạn cần tìm hiểu về các phương pháp quản lý dự án để lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với mình.
Đọc thêm: 21 kỹ năng quản lý dự án cần có để “cất cánh” năm 2024
11 phương pháp quản lý dự án chuẩn quốc tế
Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực quản lý dự án, thì việc tìm hiểu về các phương pháp quản lý dự án là điều cần thiết. Dưới đây là tổng quan nhanh về một số phương pháp quản lý dự án được sử dụng phổ biến nhất hiện nay:
Phương pháp thác nước (Waterfall Methodology)
Đây có lẽ là phương pháp đơn giản và tuyến tính nhất trong tất cả các phương pháp quản lý dự án, đồng thời cũng là cách tiếp cận truyền thống nhất. Tên gọi "thác nước" rất phù hợp bởi vì các giai đoạn của dự án diễn ra theo trình tự từ trên xuống dưới, giống như dòng nước chảy. Phương pháp thác nước yêu cầu bạn chỉ chuyển sang giai đoạn tiếp theo khi giai đoạn trước đó đã hoàn thành một cách suôn sẻ.
Thích hợp sử dụng khi nào?
- Các dự án sản xuất và xây dựng có tính chất theo cấu trúc chặt chẽ.
- Trường hợp chi phí cho việc xoay trục (thay đổi hướng đi) hoặc điều chỉnh dự án sau khi hoàn thành một giai đoạn là quá cao.
Ưu điểm:
- Dễ dàng hiểu và áp dụng.
- Thích hợp cho các dự án có yêu cầu rõ ràng và không có nhiều thay đổi.
Nhược điểm:
- Ít linh hoạt, khó thích ứng với những thay đổi trong quá trình thực hiện dự án.
- Không phù hợp cho các dự án phức tạp hoặc có nhiều yếu tố không chắc chắn.
Công cụ thường dùng: Biểu đồ Gantt (Gantt chart) để lập kế hoạch và phân chia thời gian thực hiện dự án.
Phương pháp Agile (Linh hoạt)
Nói một cách đơn giản, quản lý dự án Agile là một phương pháp linh hoạt, cộng tác và tự tổ chức theo nhóm. Khi áp dụng phương pháp Agile, việc lập kế hoạch dự án và quản lý công việc sẽ mang tính thích ứng, phát triển theo từng giai đoạn, hướng đến việc bàn giao sớm và luôn sẵn sàng thay đổi để cải thiện quy trình. Agile nhanh chóng và linh hoạt, trái ngược với phương pháp Thác Nước.
Ưu điểm:
- Phù hợp với các dự án có yêu cầu thay đổi liên tục hoặc có nhiều yếu tố không chắc chắn.
- Tăng cường tính cộng tác và sự sáng tạo của nhóm dự án.
- Giúp dự án hoàn thành nhanh hơn và dễ dàng thích ứng với những thay đổi.
Nhược điểm:
- Yêu cầu kỹ năng giao tiếp và phối hợp nhóm cao.
- Có thể khó khăn để theo dõi tiến độ và quản lý rủi ro trong các dự án lớn.
Thích hợp sử dụng khi nào?
- Xuất phát từ phát triển phần mềm và hoạt động hiệu quả trong lĩnh vực này.
- Các dự án yêu cầu đổi mới và có tính không chắc chắn cao, chẳng hạn như máy tính, xe cơ giới, thiết bị y tế, thực phẩm, quần áo, âm nhạc, v.v.
- Các dự án khác cần lịch trình sản xuất linh hoạt và nhanh hơn, chẳng hạn như marketing.
Mô hình quản lý dự án Scrum
Scrum là một phương pháp quản lý dự án theo các "vòng chạy nước rút" (sprint) ngắn. Nó lý tưởng cho các nhóm không quá 10 người và thường được áp dụng theo chu kỳ hai tuần với các cuộc họp ngắn hàng ngày, gọi là "cuộc họp Scrum hàng ngày". Scrum được điều hành bởi một người được gọi là "Scrum Master" (Người chủ trì Scrum). Phương pháp này hoạt động trong khuôn khổ quản lý dự án Agile, mặc dù đã có những nỗ lực để mở rộng quy mô Scrum phù hợp với các tổ chức lớn hơn.
Thuật ngữ "Scrum" được giới thiệu lần đầu tiên trong bài báo của "Harvard Business Review" năm 1986 bởi Hirotaka Takeuchi và Ikujiro Nonaka. Scrum trở thành một phần của Agile khi Ken Schwaber và Mike Beedle viết cuốn sách "Agile Software Development with Scrum" (Phát triển Phần mềm Agile với Scrum) vào năm 2001.
Thích hợp sử dụng khi nào?
Giống như Agile, mô hình quản lý dự án Scrum chủ yếu được sử dụng trong phát triển phần mềm, nhưng những người ủng hộ cho rằng nó có thể áp dụng cho mọi ngành nghề hoặc doanh nghiệp, bao gồm cả logistics bán lẻ, lên kế hoạch sự kiện hoặc bất kỳ dự án nào yêu cầu tính linh hoạt nhất định. Tuy nhiên, nó đòi hỏi các "vai trò Scrum" được tuân thủ nghiêm ngặt.
PMBOK - Bộ kiến thức quản lý dự án
PMBOK được xem là "ông tổ" của các phương pháp quản lý dự án. Viện Quản lý Dự án (Project Management Institute - PMI) là một tổ chức phi lợi nhuận cung cấp chứng chỉ và tiêu chuẩn về quản lý dự án.
Tổ chức PMI tạo ra một cuốn sách gọi là "Bộ Kiến Thức Quản Lý Dự Án" (Project Management Body of Knowledge - PMBOK). PMBOK cung cấp định nghĩa và hướng dẫn cho các giai đoạn lập kế hoạch, lên lịch trình, thực hiện và kiểm soát dự án. Ví dụ, các "nhóm quy trình quản lý dự án" mô tả vòng đời của dự án, trong khi 10 "lĩnh vực kiến thức quản lý dự án" giải thích cách thức quản lý một dự án.
Thích hợp sử dụng khi nào?
Hầu hết các dự án đều có thể hưởng lợi từ PMBOK, vì tất cả các dự án lớn nhỏ đều sẽ trải qua các giai đoạn khác nhau của vòng đời dự án được nêu trong cuốn sách. PMBOK là công cụ tuyệt vời để đảm bảo mọi người cùng hiểu và thực hiện theo một quy trình quản lý dự án rõ ràng.
Viện Quản lý Dự án (PMI) cũng là tổ chức cấp các chứng chỉ quản lý dự án khác nhau, chẳng hạn như chứng chỉ Chuyên gia Quản lý Dự án (PMP). Đây là chứng chỉ vàng cho các nhà quản lý dự án và được công nhận trên toàn thế giới. PMBOK là một khuôn khổ truyền thống tuyệt vời để vận hành dự án.
Phương pháp quản lý dự án CPM
Phương pháp Đường Găng (CPM) là phương pháp xây dựng mô hình dự án, bao gồm tất cả các hoạt động được liệt kê trong phân tích cấu trúc công việc (work breakdown structure), thời gian thực hiện các nhiệm vụ đó, các mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ (nếu có) và đánh dấu các cột mốc quan trọng cho các giai đoạn lớn hơn của dự án hoặc các điểm đến hạn bàn giao sản phẩm dự án.
Với thông tin này, bạn có thể xác định chuỗi nhiệm vụ dài nhất để hoàn thành dự án, được gọi là đường găng (critical path). Bạn cần theo dõi sát sao những nhiệm vụ này vì nếu một trong số chúng bị trì hoãn, toàn bộ dự án sẽ bị chậm tiến độ.
Phương pháp Đường Găng được phát triển vào cuối những năm 1950 bởi Morgan R. Walker của DuPont và James E. Kelley, Jr. của Remington Rand. DuPont đã sử dụng một phiên bản sơ khai của CPM từ những năm 1940 và được áp dụng cho Dự án Manhattan (Manhattan Project).
Thích hợp sử dụng khi nào?
CPM hoạt động hiệu quả hơn với các dự án nhỏ hoặc vừa. Đối với các dự án lớn, việc thu thập tất cả dữ liệu cần thiết để xây dựng biểu đồ và phân tích hiệu quả sẽ khó khăn hơn nếu không sử dụng phần mềm quản lý dự án.
Quản lý Dự Án Chuỗi tới hạn (Critical Chain Project Management - CCPM
Trong phương pháp Quản lý Dự án Chuỗi tới hạn (CCPM), bạn tập trung vào các tài nguyên cần thiết để hoàn thành dự án, chẳng hạn như nhân sự, thiết bị, không gian văn phòng, v.v. Đây là phương pháp quản lý dự án ít mang tính kỹ thuật hơn, không quá nhấn mạnh vào thứ tự nhiệm vụ hoặc lịch trình, mà thay vào đó tập trung vào việc cân bằng tài nguyên và duy trì tính linh hoạt.
Lịch sử: Được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1997 trong cuốn sách "Critical Chain" (Chuỗi tới hạn) của Eliyahu M. Goldratt, phương pháp CCPM được cho là giúp đẩy nhanh tiến độ dự án và giảm chi phí từ 10-50%.
Thích hợp sử dụng khi nào?
CCPM có thể được áp dụng cho cả các công ty lớn và nhỏ, và cho các dự án thuộc nhiều ngành nghề khác nhau như xây dựng, phát triển phần mềm và nghiên cứu phát triển công nghệ.
Phương pháp quản lý dự án Kanban
Phương pháp Kanban là một cách tiếp cận trực quan để quản lý dự án. Tên gọi "Kanban" theo tiếng Nhật có nghĩa đen là "bảng thông báo". Kanban giúp quản lý luồng công việc bằng cách đặt các nhiệm vụ lên một bảng Kanban, nơi luồng công việc và tiến độ hoàn thành được hiển thị rõ ràng cho tất cả các thành viên trong nhóm.
Phương pháp Kanban giúp giảm thiểu những lãng phí không cần thiết và là một công cụ quản lý dự án tuyệt vời cho nhiều mục đích khác nhau như sản xuất tinh gọn (lean manufacturing) hoặc các dự án Agile.
Lịch sử:
Quản lý dự án Kanban đã xuất hiện từ cuối những năm 1940 khi Toyota nghiên cứu và sử dụng phương pháp này để kiểm soát tốc độ sản xuất xe dựa trên nhu cầu thị trường. Hãng sản xuất ô tô này đã áp dụng Kanban vào mô hình sản xuất tinh gọn của mình, được gọi là Hệ thống sản xuất Toyota (Toyota Production System).
Ngày nay, với sự ra đời của các bảng lên kế hoạch trực quan trên phần mềm như Trello, công cụ và phương pháp Kanban có thêm nhiều ứng dụng mới. Các nhóm Agile sử dụng bảng Kanban để lên sơ đồ user story và lập kế hoạch backlog trong phát triển phần mềm.
Thích hợp sử dụng khi nào?
Ban đầu được phát triển cho sản xuất và các nhóm phát triển phần mềm, phương pháp Kanban hiện đã mở rộng và được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như nhân sự, marketing, chiến lược tổ chức, quy trình điều hành và cả việc quản lý các khoản phải thu và phải trả. Hầu như bất kỳ ai cũng có thể lên kế hoạch với bảng Kanban, thêm các thẻ đại diện cho các giai đoạn dự án, hạn chót nhiệm vụ, thành viên tham gia, ý tưởng và nhiều hơn nữa. Phần mềm Kanban giúp phương pháp này trở nên dễ dàng tiếp cận hơn.
Lập trình Cực đoan (Extreme Programming - XP)
Nghe có vẻ như một môn thể thao mạo hiểm dành cho giới trẻ, nhưng thực chất XP là một phương pháp phát triển phần mềm Agile với các chu kỳ phát triển ngắn và nhiều bản phát hành nhằm cải thiện năng suất. Yêu cầu của khách hàng được thu thập liên tục và có thể điều chỉnh trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Lịch sử: Được tạo ra bởi Kent Beck trong khi làm việc cho dự án hệ thống tính lương Chrysler Comprehensive Compensation System. Ông thậm chí đã viết một cuốn sách về XP ("Lập trình Cực đoan Giải thích" - Extreme Programming Explained) vào năm 1999. Tuy nhiên, nhiều nguyên tắc thực hành của XP đã tồn tại từ trước đó.
Thích hợp sử dụng khi nào?
Khi yêu cầu của khách hàng thay đổi thường xuyên, thì bạn nên sử dụng phương pháp XP. Phương pháp này phù hợp khi khách hàng chưa có ý tưởng rõ ràng về những gì họ muốn.
Phương pháp quản lý dự án tinh gọn
Đúng như tên gọi, quản lý dự án Lean (Tinh gọn) là phương pháp giúp cắt giảm lãng phí và do đó gia tăng giá trị trong các dự án và quy trình sản xuất. Lean tập trung vào loại bỏ lãng phí từ các quy trình then chốt để liên tục tác động tích cực đến luồng giá trị. Điều này được thực hiện bằng cách tối ưu hóa các công nghệ, tài sản và lĩnh vực riêng biệt.
Lịch sử:
Mô hình quản lý dự án Lean bắt nguồn từ Henry Ford và quy trình sản xuất theo dây chuyền lắp ráp của ông để tự động hóa quá trình chế tạo ô tô. Toyota cũng tiếp nối ý tưởng này, mở rộng ứng dụng vượt ra ngoài sản xuất sang cải tiến liên tục quy trình phát triển sản phẩm.
Ngày nay, các nhóm phát triển phần mềm áp dụng quy trình Lean để tập trung vào phản hồi của người dùng cuối và gia tăng giá trị. Điều này có nghĩa là phương pháp Lean mang một ý nghĩa mới, đặc biệt với việc xuất bản cuốn sách "Lean Startup" (Khởi nghiệp Tinh gọn) của Eric Ries, người ủng hộ việc tạo mẫu nhanh, lấy phản hồi từ người dùng cuối và giao hàng sản phẩm sớm và nhanh chóng.
Thích hợp sử dụng khi nào?
Phương pháp quản lý dự án Lean được phát triển đầu tiên bởi Toyota và rõ ràng là một phương pháp tuyệt vời cho ngành sản xuất. Trên thực tế, nó còn được gọi là sản xuất tinh gọn (lean manufacturing). Tuy nhiên, phương pháp này cũng đã được áp dụng trong các ngành xây dựng, giáo dục và vô số các công ty khởi nghiệp và phát triển phần mềm đang tìm cách tạo ra các sản phẩm tập trung vào người dùng cuối.
Six Sigma
Được giới thiệu bởi các kỹ sư tại Motorola vào giữa những năm 1980, Mô hình quản lý dự án Six Sigma (Sáu Sigma) là phương pháp giúp cải thiện chất lượng bằng cách xác định những yếu tố không hiệu quả trong dự án. Phương pháp này áp dụng các nguyên tắc quản lý chất lượng, bao gồm thống kê kinh nghiệm và sử dụng đội ngũ nhân viên chuyên gia trong lĩnh vực này. Ngoài ra còn có phương pháp Lean Six Sigma, kết hợp phương pháp Lean để loại bỏ lãng phí.
Triết lý: Six Sigma cho rằng những nỗ lực liên tục để đạt được kết quả ổn định và mong đợi là yếu tố quan trọng nhất dẫn đến thành công. Các quy trình có thể được cải thiện và tinh chỉnh. Toàn bộ tổ chức, từ cấp quản lý cao nhất đến nhân viên, cần tham gia để duy trì chất lượng trong dự án.
Thích hợp sử dụng khi nào?
Phương pháp quản lý dự án này hoạt động hiệu quả nhất trong các tổ chức lớn. Ngay cả công ty có vài trăm nhân viên cũng có thể xem là quá nhỏ để tận dụng những lợi ích của Six Sigma. Six Sigma yêu cầu chứng chỉ để thực hành.
PRINCE2
PRINCE2 là viết tắt của PRojects IN Controlled Environments (Các Dự Án trong Môi Trường Được Kiểm soát), là một phương pháp được chứng nhận và có cấu trúc rõ ràng. Ban đầu, PRINCE2 được phát triển bởi chính phủ Anh cho các dự án CNTT.
Điểm khác biệt so với các phương pháp truyền thống:
Không giống như các phương pháp quản lý dự án truyền thống như Waterfall, PRINCE2 không phải là giải pháp "phù hợp cho tất cả các tình huống". Thay vào đó, PRINCE2 tuân theo bảy nguyên tắc, chủ đề và quy trình.
Lịch sử: Năm 1989, khi chính phủ Anh áp dụng các tiêu chuẩn cho hệ thống CNTT, họ đã sử dụng PRINCE. PRINCE2 ra đời vào năm 1996 như một phương pháp quản lý dự án tổng quát hơn. Hiện nay, PRINCE2 là một phương pháp quản lý dự án phổ biến trong tất cả các cơ quan chính phủ Anh và Liên Hợp Quốc.
Thích hợp sử dụng khi nào?
Được nhiều chính phủ các nước khác áp dụng, do đó, như bạn có thể hình dung, PRINCE2 không phải lúc nào cũng phù hợp cho các dự án nhỏ.
SlimCRM tích hợp phương pháp quản lý dự án chuẩn quốc tế
SlimCRM hiểu rằng mỗi dự án có thể yêu cầu một cách tiếp cận khác nhau. Dù bạn đang áp dụng phương pháp Waterfall truyền thống hay phương pháp Agile linh hoạt, SlimCRM đều cung cấp các công cụ phù hợp để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Quản lý dự án theo phương pháp Waterfall
- Biểu đồ Gantt trực tuyến: Lên kế hoạch chi tiết cho dự án với biểu đồ Gantt trực quan. Dễ dàng nhập danh sách công việc, thiết lập thời hạn và theo dõi tiến độ trên cùng một giao diện.
- Quản lý phụ thuộc tác vụ: Tránh tình trạng tắc nghẽn dự án bằng cách thiết lập mối liên quan giữa các tác vụ.
- Thiết lập milestone: Chia dự án thành các giai đoạn rõ ràng để dễ dàng theo dõi và đánh giá.
Quản lý dự án theo phương pháp Agile
- Bảng Kanban: Tối ưu hóa luồng công việc với bảng Kanban. Thẻ nhiệm vụ linh hoạt giúp bạn dễ dàng phân bổ và ưu tiên công việc cho các thành viên trong nhóm Scrum.
- Lưu trữ Sprint: Lưu trữ các Sprint đã hoàn thành để phục vụ cho việc đánh giá hiệu quả làm việc và cải tiến quy trình trong tương lai.
Báo cáo và theo dõi thống nhất
Bất kể bạn đang áp dụng phương pháp quản lý dự án nào, SlimCRM đều cung cấp các báo cáo và bảng điều khiển theo thời gian thực, giúp bạn theo dõi hiệu quả và đưa ra các quyết định chiến lược.
Đăng ký dùng thử miễn phí SlimCRM tại đây!
Hy vọng bài viết giúp bạn hiểu rõ hơn về các phương pháp quản lý dự án và một số điểm cần lưu ý khi ứng dụng trên thực tế. Đừng quên theo dõi SlimCRM để cập nhật những thông tin hữu ích nhất về quản lý dự án nhé!
