Quản lý tour du lịch bằng Excel là lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp lữ hành nhỏ vì chi phí thấp và dễ sử dụng. Bài viết này sẽ giúp bạn tổng hợp đầy đủ các mẫu file Excel cần thiết để vận hành tour hiệu quả, đồng thời chỉ ra những hạn chế tiềm ẩn của Excel khi quy mô mở rộng.
Quản lý tour du lịch bằng Excel là gì và tại sao vẫn phổ biến?
Quản lý tour du lịch bằng Excel là phương pháp sử dụng bảng tính Microsoft Excel để tổ chức, theo dõi và xử lý toàn bộ quy trình vận hành tour từ thông tin khách hàng, lịch trình, chi phí cho đến doanh thu và báo cáo. Với doanh nghiệp du lịch quy mô nhỏ hoặc mới khởi nghiệp, đây là lựa chọn được xem là “dễ thở” nhất vì chi phí thấp và ai cũng có thể sử dụng được ngay lập tức mà không cần nhiều hướng dẫn kỹ thuật.
Thực tế, nhiều công ty du lịch nội địa, đại lý tour hoặc văn phòng lữ hành tại địa phương vẫn ưu tiên dùng Excel để làm việc hàng ngày. Lý do rất đơn giản: phần mềm Excel có sẵn trên máy tính, dễ thao tác, linh hoạt để tùy chỉnh theo cách mỗi doanh nghiệp muốn. Chỉ cần một người biết sử dụng hàm và định dạng cơ bản, bạn đã có thể tạo ra cả một hệ thống quản lý tour đơn giản mà không cần đầu tư vào phần mềm.
Xem thêm: Review 8 phần mềm quản lý du lịch và điều hành tour hàng đầu hiện nay
Tổng hợp 5+ mẫu quản lý tour du lịch bằng Excel
Dưới đây là danh sách hơn 5 mẫu file quản lý tour du lịch bằng excel không thể thiếu trong một doanh nghiệp lữ hành.
1. Mẫu quản lý khách hàng du lịch bằng excel
Đây là bảng ghi nhận đầy đủ thông tin của từng khách hàng từng tham gia tour: tên, số điện thoại, email, loại tour đăng ký, ngày đi – ngày về, ghi chú sức khỏe nếu có,… Mẫu này đặc biệt quan trọng để chăm sóc khách hàng cũ hoặc gửi khuyến mãi cho tour mới. Bạn nên thêm cột “Nguồn khách” để dễ đánh giá hiệu quả kênh marketing.
2. Mẫu lập lịch trình tour
File này giúp bạn lập kế hoạch chi tiết cho từng tour: ngày đi, lịch trình mỗi ngày, điểm đến, hoạt động, thời gian di chuyển, đơn vị cung cấp dịch vụ (xe, khách sạn, hướng dẫn viên). Nếu biết dùng conditional formatting (định dạng có điều kiện), bạn có thể đánh dấu màu các mốc quan trọng như nhận phòng, trả phòng, hay di chuyển giữa các thành phố.
3. Mẫu tính chi phí - doanh thu tour
Đây là một trong những mẫu quản lý tour du lịch bằng Excel phức tạp nhưng cực kỳ cần thiết. Mỗi tour sẽ có rất nhiều hạng mục chi phí: vận chuyển, ăn uống, vé tham quan, khách sạn, hướng dẫn viên, quà tặng,… Bạn cần bảng để theo dõi chi phí thực tế và dự kiến, đối chiếu với doanh thu để biết tour có lãi hay không. Đừng quên thêm cột phần trăm lợi nhuận để dễ dàng phân tích hiệu quả.
4. Mẫu báo giá tour du lịch file excel
Mẫu báo giá tour du lịch Excel là bảng tính giúp doanh nghiệp gửi báo giá chi tiết tour cho khách hàng, bao gồm lịch trình, số khách, chi phí từng hạng mục và tổng giá. Mẫu này giúp điều chỉnh nhanh theo yêu cầu và thể hiện tính chuyên nghiệp.
5. Mẫu lệnh điều tour du lịch
Mẫu lệnh điều tour du lịch là một biểu mẫu quan trọng dùng để phân công và xác nhận thông tin triển khai tour giữa các bộ phận điều hành, hướng dẫn viên và nhà cung cấp dịch vụ. File Excel này bao gồm đầy đủ các thông tin như tên tour, lịch trình chi tiết, số lượng khách, phương tiện di chuyển, khách sạn, hướng dẫn viên phụ trách, và các ghi chú đặc biệt cần lưu ý.
6. Mẫu tổng hợp quyết toán tour
Sau khi tour kết thúc, mẫu này giúp bạn tổng hợp mọi khoản thu – chi để làm báo cáo nội bộ. Bảng này nên kết nối dữ liệu từ các bảng nhỏ ở trên để đảm bảo chính xác. Nếu có thêm biểu đồ so sánh doanh thu giữa các tour theo tuần/tháng, bạn sẽ dễ dàng thấy xu hướng phát triển.
Ưu điểm và hạn chế khi quản lý tour du lịch bằng Excel
Việc quản lý tour du lịch bằng excel là điều phổ biến với các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là khi ngân sách còn hạn chế. Tuy nhiên, đằng sau sự tiện lợi ban đầu ấy là những vấn đề nghiêm trọng có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành và chất lượng dịch vụ.
1. Ưu điểm
Không thể phủ nhận rằng, Excel mang lại một số lợi thế đáng kể cho doanh nghiệp nhỏ hoặc nhóm làm tour cá nhân:
- Không tốn chi phí phần mềm: Excel gần như miễn phí nếu bạn đã có bộ Microsoft Office hoặc sử dụng bản online miễn phí. Không cần trả phí hàng tháng như phần mềm SaaS.
- Linh hoạt thiết kế biểu mẫu: Bạn có thể tự tạo các bảng dữ liệu theo cách mình muốn mà không bị giới hạn bởi cấu trúc hệ thống.
- Dễ học, dễ dùng: Chỉ cần biết thao tác cơ bản, bạn có thể lọc, sắp xếp, tính toán doanh thu, chi phí trong vài bước. Điều này giúp nhân viên mới dễ làm quen.
- Quản lý độc lập: Không cần kết nối internet, không phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm.
2. Hạn chế
Tuy nhiên, khi quy mô tăng hoặc bạn cần làm việc nhóm, các rắc rối bắt đầu xuất hiện:
- Dễ sai sót, khó truy vết: Một dòng bị xóa, một công thức bị thay đổi sai bạn sẽ rất khó nhận ra. Nhiều doanh nghiệp đã “mất trắng” thông tin tour chỉ vì nhân viên vô tình ấn nhầm.
- Không có phân quyền: Ai mở được file cũng có thể sửa nội dung, xóa bảng tính. Bạn không thể kiểm soát ai làm gì, ai cập nhật, ai xoá nhầm.
- Không có cảnh báo hoặc nhắc nhở: Quên lịch trình? Trùng ngày tour? Khách chưa thanh toán? Excel sẽ không nhắc bạn.
- Không tích hợp dữ liệu: Mỗi bảng một file, mỗi người một cách làm. Khi cần báo cáo doanh thu tháng, bạn phải mở từng file, copy dữ liệu, đối chiếu thủ công.
- Khó theo dõi hiệu suất nhân viên, tỷ lệ khách quay lại: Excel không thể tạo báo cáo phân tích hành vi khách hàng, xu hướng mùa vụ hay đo hiệu quả chiến dịch marketing một cách tự động.
Giải pháp thay thế Excel: Phần mềm quản lý tour du lịch SlimCRM
Khi Excel bắt đầu “quá tải” và tạo ra nhiều rủi ro trong quá trình quản lý, một phần mềm chuyên biệt sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, hiệu quả và minh bạch hơn. Trong số những giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, SlimCRM nổi bật nhờ tính đơn giản, chi phí thấp và khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù ngành du lịch.
SlimCRM có gì vượt trội?
SlimCRM là phần mềm quản lý tour du lịch đa năng, với giao diện tối giản, dễ dùng và tập trung vào hiệu suất công việc thay vì các tính năng phức tạp. Với module quản lý tour du lịch, SlimCRM mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Tạo và quản lý tour dễ dàng: Bạn có thể lên lịch trình, phân bổ xe, hướng dẫn viên, khách, chi phí, đối tác cung cấp dịch vụ ngay trong một giao diện duy nhất.
- Tự động nhắc nhở công việc quan trọng: Nhắc thanh toán, nhắc xác nhận khách, cảnh báo tour bị trùng ngày hoặc chưa đủ dịch vụ.
- Quản lý khách hàng thông minh: Toàn bộ thông tin khách được lưu trữ có hệ thống, gắn với lịch sử tour, giúp dễ chăm sóc và phân loại.
- Báo cáo tổng hợp, phân tích theo thời gian thực: Xem lợi nhuận theo tour, doanh số theo nhân viên, công nợ khách hàng.
- Tích hợp AI Automation: Nếu bạn cần một nhân viên AI có thể làm việc thay bạn thì SlimCRM có thể đáp ứng.
- Có bản dùng thử miễn phí trọn đời.
So sánh trực tiếp: Excel vs SlimCRM
Tiêu chí | Excel | SlimCRM |
Quản lý lịch trình | Thủ công, rời rạc giữa các file | Tổng hợp trong 1 phần mềm |
Phân quyền nhân viên | Không có | Rõ ràng theo vai trò |
Nhắc nhở công việc | Không có | Tự động gửi email/notification |
Báo cáo | Thủ công, dễ sai | Tự động – có biểu đồ |
Quản lý khách hàng | Mỗi nơi một file | Tập trung, có lịch sử hoạt động, ghi chú về khách |
Tính ổn định | Dễ hỏng file, mất dữ liệu | Lưu trữ đám mây, có backup |
Chi phí | Miễn phí – nhưng kém hiệu quả | - Có bản dùng thử miễn phí - Bản trả phí: 800k/tháng cho 20 người dùng |
Tính năng mở rộng | Không | Quản lý booking, khách hàng, điều hành tour, nhân viên,... |
SlimCRM phù hợp cho doanh nghiệp du lịch nào?
- Doanh nghiệp du lịch vừa và nhỏ.
- Đơn vị lữ hành nội địa hoặc inbound.
- Đại lý du lịch cần báo giá – điều hành – chăm sóc khách tập trung.
- Doanh nghiệp muốn quản lý mọi thứ bằng một hệ thống duy nhất.
Kết luận
Nếu bạn đang quản lý tour du lịch bằng excel, bài viết này đã giúp bạn tổng hợp những mẫu file hữu ích nhất, đồng thời phân tích rõ ưu – nhược điểm để bạn chủ động kiểm soát công việc.
Tuy nhiên, khi số lượng tour và khách hàng tăng thì SlimCRM sẽ là giải pháp phù hợp và tối ưu chi phí nhất cho doanh nghiệp du lịch hiện đại.
