Trong thế giới rộng lớn của quản lý dự án, có rất nhiều phương pháp và chiến lược có thể hỗ trợ lập kế hoạch, phân chia lịch trình và phối hợp các tác vụ, nguồn lực. Một trong những công cụ đó là sơ đồ PERT.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về sơ đồ PERT trong quản lý dự án là gì và chúng được phát triển như thế nào. Bắt đầu ngay nhé!
PERT là gì?
PERT là viết tắt của Program Evaluation Review Technique, hay còn gọi là Kỹ thuật Đánh giá và Rà soát Chương trình, là một công cụ lập kế hoạch quản lý dự án. PERT được sử dụng để tính toán thời gian thực tế cần thiết để hoàn thành một dự án.
Sơ đồ PERT hữu ích trong việc lên kế hoạch cho các tác vụ trong dự án, giúp đơn giản hóa quá trình lên lịch trình bàn giao sản phẩm và phối hợp với các thành viên trong nhóm.
PERT chart ra đời vào những năm 1950, ban đầu được Hải quân Hoa Kỳ sử dụng để quản lý việc phát triển vũ khí và các dự án quốc phòng. Cùng thời điểm với sự ra đời của PERT trong Hải quân, bộ phận tư nhân cũng phát triển một phương pháp tương tự gọi là Đường găng (Critical Path Method).
Sơ đồ PERT hoạt động như thế nào?
Sơ đồ PERT sử dụng các hình tròn hoặc hình chữ nhật, được gọi là nút (node), để thể hiện các sự kiện hoặc cột mốc quan trọng (milestone) của dự án. Có thể tạo biểu đồ bằng nhiều phần mềm khác nhau, bao gồm phần mềm máy tính chuyên dụng thiết kế biểu đồ PERT hoặc thậm chí là một chương trình đơn giản như Microsoft Excel.
Các nút trên sơ đồ PERT được kết nối với nhau bằng các mũi tên hoặc đường thẳng, đại diện cho các tác vụ khác nhau. Các tác vụ phụ thuộc (dependent tasks) là những hạng mục bắt buộc phải thực hiện theo một thứ tự nhất định. Ví dụ, nếu một mũi tên được vẽ từ Nhiệm vụ số 1 đến Nhiệm vụ số 2 trên biểu đồ PERT, thì Nhiệm vụ số 1 phải được hoàn thành trước khi bắt đầu Nhiệm vụ số 2.
Các hạng mục cùng giai đoạn sản xuất nhưng nằm trên các nhánh tác vụ khác nhau trong một dự án được gọi là các tác vụ song song (parallel tasks). Chúng độc lập với nhau và có thể diễn ra đồng thời.
Cách vẽ sơ đồ PERT
Quy trình vẽ sơ đồ PERT bao gồm 5 bước sau đây:
Xác định các nhiệm vụ của dự án
Bước đầu tiên để tạo một biểu đồ PERT thành công là xác định và thu thập thông tin và nhiệm vụ cần thiết cho dự án. Bạn có thể bắt đầu giai đoạn lập kế hoạch dự án tương tự như cách bạn thường bắt đầu giai đoạn quản lý dự án ban đầu. Điều này có thể bao gồm:
- Bản phân tích kinh doanh (business case)
- Kế hoạch truyền thông (communication plan)
- Cuộc họp khởi động ban đầu (initial kickoff meeting)
Lập kế hoạch sớm đảm bảo bạn đã sẵn sàng để xác định các phụ thuộc và kết nối các nhiệm vụ trong các giai đoạn tiếp theo.
Xác định “phụ thuộc” giữa các nhiệm vụ
Phụ thuộc giữa các nhiệm vụ (dependencies) là một nhiệm vụ hoặc cột mốc phụ thuộc vào việc hoàn thành một nhiệm vụ khác trước khi có thể bắt đầu nhiệm vụ đang đề cập. Đôi khi điều này được gọi là mối quan hệ logic và thường được sử dụng trong cấu trúc phân rã công việc (work breakdown structure - WBS).
Việc tạo ra các phụ thuộc có thể giúp bạn theo dõi công việc đúng cách, đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành và thiết lập giao tiếp rõ ràng. Đối với các dự án phức tạp, hãy lập kế hoạch thời gian và thời gian thực hiện dự án một cách thích hợp trước thời hạn.
Trong sơ đồ PERT, các phụ thuộc được trực quan hóa bằng cách kết nối và đánh số các nhiệm vụ. Mặc dù không toàn diện bằng một số phương pháp khác như WBS, nhưng nó giúp hiển thị trực quan ở mức độ cao các nhiệm vụ và công việc cần thiết để hoàn thành chúng.
Xem thêm: 45 thuật ngữ tiếng Anh về quản lý dự án nhất định phải biết
Kết nối nhiệm vụ của dự án
Sau khi phụ thuộc giữa các nhiệm vụ đã được tạo, bạn có thể bắt đầu tạo sơ đồ PERT của mình bằng cách kết nối các nhiệm vụ của dự án với nhau. Các kết nối này bao gồm các mũi tên, đại diện cho các nhiệm vụ và các nút (node), đại diện cho các sự kiện hoặc cột mốc.
Ví dụ: Đặt các sự kiện cha trong các nút (được biểu thị bằng các hình tròn hoặc hình vuông được đánh số) và vẽ các mũi tên nhiệm vụ để thể hiện các phụ thuộc cần thiết để hoàn thành các sự kiện của bạn.
Bố cục này cung cấp một cấu trúc dự án đơn giản, dễ hiểu cho các bên liên quan của dự án, mặc dù không quá cụ thể.
Ước tính khung thời gian của dự án
Bây giờ là lúc ước tính tổng thời gian của dự án bằng phương pháp đường găng (critical path method - CPM) và công thức PERT. Đường găng (hay đường tới hạn) là chuỗi nhiệm vụ dài nhất phải được hoàn thành để hoàn thiện toàn bộ dự án.
Mục tiêu là tìm ra con đường dài nhất, mất nhiều thời gian nhất nhằm ước tính thời gian thực hiện dự án tổng thể ngắn nhất. Ước tính thời gian có thể được tính toán dựa trên các yếu tố sau:
- Thời gian lạc quan (O): Thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ.
- Thời gian bi quan (P): Thời gian tối đa cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ.
- Thời gian khả quan nhất (M): Ước tính tốt nhất về thời gian có thể thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ.
Công thức tính PERT
Bạn có thể sử dụng công thức tính PERT để tính toán thời gian dự kiến của một nhiệm vụ và thời gian hoàn thành bằng cách sử dụng: (O + (4 × M) + P) ÷ 6. Điều này có thể được đo bằng phút, giờ, ngày hoặc thậm chí là tuần.
Ví dụ: nếu thời gian lạc quan là 30 phút, thời gian bi quan là 60 phút và thời gian khả quan nhất là 45 phút, thì công thức tính PERT sẽ là: (30 phút + (4 × 45 phút) + 60 phút) ÷ 6 = 45 phút.
Sau khi tính toán thời gian dự kiến cho mỗi nhiệm vụ, bạn có thể cộng tất cả các ước tính của đường găng lại với nhau để có được mốc thời gian trung bình của dự án.
Quản lý tiến độ nhiệm vụ
Bước cuối cùng trong việc xây dựng sơ đồ PERT là theo dõi và điều phối tiến độ công việc cho đến khi dự án hoàn thành. Để đạt được điều này, bạn cần đóng các phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và giảm thiểu vấn đề phát sinh trong suốt quá trình, cho đến khi tất cả các nhiệm vụ và cột mốc dự án được hoàn thành.
Lưu ý rằng biểu đồ PERT cần được cập nhật theo thời gian thực khi có bất kỳ thay đổi nào xảy ra. Việc này có thể kết hợp với quy trình kiểm soát thay đổi, giúp theo dõi và truyền đạt các thay đổi của dự án.
Khi tất cả các nhiệm vụ trong dự án đã hoàn tất, bạn có thể lưu trữ tài liệu trong một thư mục chung để tham khảo sau này nếu cần thiết.
Đọc thêm:
Ví dụ vẽ sơ đồ PERT
Một sơ đồ PERT được xây dựng tốt sẽ trông giống như hình ảnh này:
Nhà quản lý dự án tạo ra sơ đồ PERT để phân tích tất cả các tác vụ của dự án, đồng thời ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng tác vụ. Dựa trên thông tin này, project manager có thể ước tính thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành toàn bộ dự án.
Ngoài ra, thông tin này còn giúp xây dựng ngân sách dự án và xác định các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án.
Cách đọc và hiểu sơ đồ PERT
Quay lại với hình ảnh ở trên, sơ đồ PERT là một dạng biểu diễn trực quan về chuỗi sự kiện cần diễn ra trong suốt vòng đời của một dự án. Hướng của các mũi tên cho biết trình tự và luồng của các sự kiện cần thiết.
Đường hoạt động được vẽ bằng nét đứt đại diện cho các hoạt động giả (dummy activities). Đây là những hạng mục thuộc một nhánh PERT khác. Bên trong mỗi mũi tên sẽ hiển thị các con số và khoảng thời gian phân bổ.
Sơ đồ PERT có các định nghĩa và thuật ngữ riêng biệt, trong đó quan trọng nhất là dự đoán thời gian hoàn thành dự án:
- Thời gian lạc quan (optimistic time): Thời gian ngắn nhất có thể để hoàn thành dự án.
- Thời gian bi quan (pessimistic time): Thời gian dài nhất có thể xảy ra để hoàn thành dự án.
- Thời gian khả quan nhất (most likely time): Ước tính hợp lý về thời gian hoàn thành dự án trong trường hợp tốt nhất.
- Thời gian dự kiến (expected time): Thời gian tính đến các vấn đề và trở ngại có thể gặp phải trong quá trình thực hiện dự án.
Ưu và nhược điểm của sơ đồ PERT
Là một công cụ quản lý dự án, biểu đồ PERT có cả ưu điểm và nhược điểm riêng biệt.
Ưu điểm
- Sơ đồ PERT giúp nhà quản lý dự án đánh giá thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án. Nó cũng cho phép theo dõi các tài sản cần thiết trong bất kỳ giai đoạn sản xuất nào của dự án.
- Phân tích PERT kết hợp dữ liệu và thông tin được cung cấp bởi nhiều phòng ban. Việc kết hợp thông tin này thúc đẩy trách nhiệm của các phòng ban và xác định tất cả các bên chịu trách nhiệm trong toàn tổ chức.
- Biểu đồ PERT còn cải thiện sự giao tiếp trong suốt dự án và cho phép tổ chức cam kết với các dự án phù hợp với định hướng chiến lược của mình.
- PERT là đầu vào hữu ích cho các phân tích "what-if" (phân tích tình huống). Hiểu được các khả năng liên quan đến luồng tài nguyên và cột mốc dự án cho phép ban quản lý đạt được con đường dự án hiệu quả và hữu ích nhất.
Nhược điểm
- Thông tin đưa vào sơ đồ PERT có thể mang tính chủ quan cao. Chúng có thể bao gồm dữ liệu không đáng tin cậy hoặc ước tính thời gian hoặc chi phí không hợp lý.
- Sơ đồ PERT tập trung vào thời hạn và có thể không truyền đạt đầy đủ về tình hình tài chính của dự án.
- Việc tạo sơ đồ PERT đòi hỏi nhiều công sức và việc duy trì, cập nhật thông tin cũng cần thêm thời gian và nguồn lực. Để phương pháp PERT có giá trị, cần phải liên tục xem xét lại thông tin được cung cấp, cũng như định hướng triển vọng của dự án.
Có thể bạn quan tâm: Phương pháp Agile trong quản lý dự án
Sự khác biệt giữa PERT và CPM
PERT và CPM đều là những kỹ thuật hữu ích giúp các quản lý dự án lên lịch trình và kiểm soát tiến độ dự án của họ. Tuy nhiên, giữa hai phương pháp này cũng tồn tại những điểm khác biệt.
Sự khác biệt chính nằm ở bản chất của hai phương pháp:
- PERT là một kỹ thuật trực quan. Nó hỗ trợ các nhà quản lý dự án lên kế hoạch, lập lịch trình và kiểm soát các tác vụ (còn được gọi là hoạt động).
- CPM là một kỹ thuật thống kê, mặc dù cũng được sử dụng để lập kế hoạch, lập lịch trình và kiểm soát. Tuy nhiên, CPM sử dụng các tác vụ được xác định rõ ràng để thực hiện điều đó.
Mục Đích Sử Dụng
CPM được sử dụng để kiểm soát chi phí và thời gian. Trong khi lập kế hoạch, PERT đóng vai trò thiết yếu trong việc kiểm soát thời gian. PERT cũng được sử dụng nhiều hơn trong phát triển và nghiên cứu. Ngược lại, CPM thường được thấy trong quản lý dự án xây dựng.
Cách Thức Ước Tính
PERT và CPM cũng khác nhau về cách ước tính. Ví dụ, như đã đề cập ở trên, PERT sử dụng phương pháp ba điểm để dự báo thời gian, trong khi CPM chỉ có một phép đo để ước tính. Ngoài ra, PERT được sử dụng khi thời gian có giá trị hơn chi phí trong quá trình lập kế hoạch dự án. CPM tập trung nhiều hơn vào việc tìm ra ước tính thời gian hợp lý cho các dự án.
Ví dụ sơ đồ Pert/CPM:
Sự khác biệt giữa PERT chart và Gantt Chart
Mặc dù có chức năng tương tự, biểu đồ PERT và Gantt chart lại có những điểm khác biệt quan trọng.
- Hình thức thể hiện: Sơ đồ PERT là sơ đồ luồng (flowchart), còn sơ đồ Gantt là biểu đồ thanh (bar chart). PERT linh hoạt hơn về bố cục, trong khi Gantt có cấu trúc rõ ràng hơn.
- Tổ chức và tùy chỉnh: Gantt giúp tổ chức dự án chi tiết, còn PERT cho phép tùy chỉnh bố cục đơn giản, phù hợp cho cái nhìn tổng quan về dự án.
- Giai đoạn sử dụng: PERT thường được dùng trong giai đoạn khởi động dự án để phác thảo kế hoạch và mốc thời gian tổng thể. Sau đó, các phương pháp khác như phân rã công việc (WBS) hoặc biểu đồ Gantt sẽ được sử dụng để lập bản đồ chi tiết cho các tác vụ và phụ thuộc.
Nhìn chung, biểu đồ Gantt phổ biến hơn trong việc theo dõi hoạt động dự án, còn biểu đồ PERT hữu ích hơn để lập bản đồ thời gian ở giai đoạn đầu. Chúng có thể được sử dụng riêng biệt hoặc kết hợp để tạo ra kế hoạch toàn diện.
Đọc thêm: Quy trình quản lý dự án chuẩn quốc tế
Khi nào sử dụng PERT chart?
Biểu đồ PERT là lựa chọn tốt khi bạn cần:
- Xác định Đường Găng: Một điểm mạnh giúp PERT chart nổi bật là khả năng xác định đường Găng (chuỗi tác vụ quan trọng) của dự án. Điều này rất quan trọng để hình dung tổng thể tiến độ dự án.
- Đánh giá Tài Nguyên: Với các tính năng độc đáo, biểu đồ PERT dễ dàng hiển thị nhiệm vụ nào cần tài nguyên và nhiệm vụ nào không. Nhờ đó, bạn và các bên liên quan tiết kiệm thời gian vì thông tin luôn sẵn sàng và dễ truy cập.
- Ước tính Thời Gian: Biểu đồ PERT đánh giá cả thời gian thực hiện từng nhiệm vụ và tổng thời gian dự án. Do đó, đây là công cụ tuyệt vời để dự đoán mốc thời gian trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu.
Nhìn chung, biểu đồ PERT là lựa chọn tốt cho một kế hoạch dự án đơn giản, dễ dàng chia sẻ với các thành viên trong nhóm. Sử dụng biểu đồ này để nhanh chóng cung cấp thông tin về tài nguyên và tiến độ dự án.
SlimCRM - phần mềm quản lý dự án chuẩn quốc tế
Bạn đang tìm kiếm:
- Một giải pháp quản lý dự án toàn diện, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp?
- Công cụ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng năng suất và hiệu quả?
- Hệ thống giúp đơn giản hóa việc theo dõi tiến độ, quản lý tài nguyên và đưa ra quyết định sáng suốt?
SlimCRM chính là câu trả lời! SlimCRM là phần mềm quản lý dự án chuẩn quốc tế, được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến và áp dụng các tiêu chuẩn quản lý dự án hàng đầu thế giới (PMI). SlimCRM mang đến cho bạn giải pháp toàn diện, giúp bạn:
- Lập kế hoạch và theo dõi dự án hiệu quả
- Quản lý nguồn lực tối ưu
- Tăng cường giao tiếp và cộng tác
- Báo cáo chi tiết và trực quan
Đăng ký dùng thử miễn phí để trải nghiệm trọn bộ tính năng của SlimCRM.
Tóm lại, sơ đồ PERT là công cụ hữu ích cho các nhà quản lý dự án muốn lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án một cách hiệu quả. Tuy nhiên, cần lưu ý những hạn chế của sơ đồ PERT để sử dụng công cụ này một cách hiệu quả nhất.
