Base được biết đến là nền tảng quản trị doanh nghiệp phổ biến nhất Việt Nam Base cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp hiệu quả, trong đó Base workflow được đánh giá là giải pháp nổi bật nhất. Trong bài viết này, hãy cùng SlimCRM đánh giá về tính năng, ưu, nhược điểm của Base workflow nhé!
Base workflow là gì?
Trong bài viết trước, SlimCRM đã cung cấp những thông tin chi tiết nhất về phần mềm Base.
Vì vậy, trong bài viết ngày hôm nay SlimCRM sẽ tập chung nói về khía cạnh Base workflow. Trước khi đi vào chi tiết, ta cần phải hiểu rốt cuộc Base workflow là gì?
Base workflow nằm trong bộ giải pháp Base Work+ hay phần mềm quản lý công việc Base. Base Workflow là phần mềm quản lý quy trình làm việc, giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ nội bộ nhằm tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban.
Đọc thêm:
1. Mẫu quy trình làm việc 2023: cách thiết kế và biểu mẫu dễ áp dụng
2. [Hướng dẫn] Điều hành toàn bộ doanh nghiệp từ xa với SlimCRM
Cách thức hoạt động của Base workflow
Base workflow hệ thống hóa một cách khoa học tất cả các quy trình trong doanh nghiệp. Không giới hạn số lượng quy trình nghiệp vụ có thể quản lý. Dù bạn có tạo ra trên hệ thống hàng trăm quy trình, chúng vẫn được hệ thống hoá một cách khoa học và thống nhất với mô hình quản trị của bạn trên thực tế.
Đưa các quy trình thủ công giấy tờ lên phần mềm và cấu trúc thành từng tầng dữ liệu. Base Workflow có sẵn các trường thông tin cần điền để thiết lập một quy trình mới trọn vẹn có khả năng tự động giao việc cho nhân viên - được gọi là một luồng công việc (workflow). Mỗi luồng như vậy được thiết lập từ nhiều giai đoạn (stage), được vận hành bởi các nhiệm vụ (job) lần lượt đi qua từng giai đoạn. Trong mỗi job có thể chia thành nhiều đầu việc nhỏ (task) để dễ dàng quản lý.
Base Workflow giúp thiết lập và chuẩn hoá từng yếu tố trong quy trình nghiệp vụ
Giống như các phần mềm 4.0 chuyên nghiệp khác, Base Workflow được thiết kế với các trường dữ liệu đầu vào đa dạng và linh hoạt. Bạn có thể lựa chọn điền vào các trường cố định, hoặc tạo thêm các trường tuỳ biến (customized) khác.
Đọc thêm: Top 13 phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ toàn diện nhất
Các trường thông tin cơ bản trên Base Workflow
- Tên luồng công việc
- Phân loại luồng công việc
- Người quản trị
- Người giám sát
- Ai có quyền tạo nhiệm vụ mới trong luồng
- Ai có quyền xem các nhiệm vụ trong luồng
- Các lý do khiến nhiệm vụ thất bại
- Mô tả ngắn về luồng công việc
Mỗi luồng công việc như thế bao gồm cố định 2 cột kết quả là Done (Thành công) và Failed (Thất bại). Bạn có thể tuỳ chỉnh tạo thêm nhiều giai đoạn đứng trước nó, được mô tả bởi:
- Tên giai đoạn
- Hướng dẫn thực hiện
- Người quản trị giai đoạn
- Người thực thi giai đoạn
- Tuỳ chọn giao lại nhiệm vụ
- Thời gian hoàn thành dự kiến
- Danh sách công việc cần làm trong một khoảng thời gian cụ thể
- CÓ/KHÔNG cho phép chỉnh sửa deadline
- CÓ/KHÔNG tính ngày nghỉ vào tổng thời gian thực hiện
Và các nhiệm vụ cũng được phân biệt với nhau bằng:
- Tên
- Người thực hiện
- Mô tả ngắn về nhiệm vụ
Chi phí sử dụng Base workflow
Về chi phí sử dụng, giống như hầu hết các phần mềm thuộc mô hình Software-as-a-Service (hay còn gọi là SaaS), Base Workflow được bán theo gói theo số lượng tài khoản.
- Gói Starter: 1,200,000 VND/Tháng/ 30 users
- Gói Growth 2,400,000 VND/Tháng/60 users
- Gói Business 2,400,000 VND/ tháng
- Tất cả các gói cần: Thanh toán tối thiểu 12 tháng
Có thể thấy, mức giá của Base workflow cung cấp đang cao hơn nhiều so với mặt bằng chung các giải pháp cùng phân khúc trên thị trường. Chẳng hạn, như phần mềm SlimCRM cung cấp đầy đủ các tính năng: Kế toán,Sales,Marketing,Chăm sóc khách hàng, Quản lý công việc,...trên cùng 1 nền tảng.
- Gói Startup: 800.000 VNĐ/ tháng/ 20 users/ Đầy đủ tính năng
- Gói Doanh nghiệp nhỏ: 1.600.000đ/tháng/ 50 users/ Đầy đủ tính năng
- Gói Doanh nghiệp vừa: 2.500.000/tháng/100 users/ Đầy đủ tính năng
Đánh giá ưu và nhược điểm của Base Workfow
Ưu điểm:
- Base Workflow giúp thiết lập và chuẩn hoá từng yếu tố trong quy trình nghiệp vụ
- Base Workflow giúp liên kết chặt chẽ dữ liệu trong nội bộ phần mềm và với các ứng dụng cần thiết khác
- Base Workflow giúp tối ưu hóa các luồng tương tác và trao đổi thông tin trong doanh nghiệp
- Base Workflow giúp kiểm soát và đo lường hiệu quả làm việc, từ đó dễ dàng cải tiến và tối ưu hóa quy trình
Từ ưu điểm, có thể thấy Base workflow là công cụ mạnh mẽ nhất trong số những giải pháp còn lại Base cung cấp.
Nhược điểm:
- Chi phí cao không phù hợp với với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ
- Base workflow chỉ là giải quyết được một khía cạnh là quản lý quy trình làm việc. Nếu muốn có thêm công cụ hỗ trợ bán hàng, tiếp thị,.. thì chi phí đội lên không ít.
- Base thiết kế theo cấu trúc Microservices phân thành nhiều app dịch vụ, giao diện không đồng nhất, phải thao tác nhiều lần & dữ liệu rời rạc
- Doanh nghiệp cần có bộ phận IT tìm hiểu sâu các ứng dụng được kết nối
- Base chỉ cung cấp bộ “khung”, doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả phải tự đầu tư để hoàn thiện bộ khung đó. Ví dụ, thiết lập mục tiêu thì ban giám đốc tự quan sát đưa ra mục tiêu phù hợp, rồi mới điền lên phần mềm chứ không có gợi ý sẵn.
- Menu vừa tiếng Việt lẫn tiếng Anh, gây khó chịu cho người dùng.
Base phù hợp với doanh nghiệp nào?
Từ phần ưu nhược điểm của Base workflow có thể dễ dàng nhận thấy phần mềm này phù hợp với loại doanh nghiệp sau:
- Về quy mô: doanh nghiệp vừa và lớn, nhân sự đông và có vốn “khủng”
- Về mục đích sử dụng:
- Muốn sử riêng lẻ từng giải pháp
- Base mạnh nhất ở mảng quản lý quy trình và công việc
Base không phù hợp với doanh nghiệp nào?
- Quy mô: Doanh nghiệp Startup/doanh nghiệp nhỏ, có số vốn vừa phải
- Mục đích sử dụng: Doanh nghiệp có nhu cầu bao quát và số hóa toàn diện mọi khía cạnh trong công ty.
SlimCRM - Tự động hóa toàn diện quy trình làm việc cho doanh nghiệp
Từ những thông tin trên, có thể nhận thấy Base workflow chỉ phù hợp với những doanh nghiệp vừa và lớn, có vốn “khủng”, có quy trình làm việc rõ ràng. Tuy nhiên với những doanh nghiệp SMEs và start up có nhu cầu tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc nhưng ngân sách còn hạn chế thì khó mà ứng dụng Base workflow.
- Tự động hóa quy trình trong bán hàng
Nhờ công cụ CRM, đội kinh doanh có thể cải thiện quy trình sales nhờ theo dõi đường ống bán hàng (sales pipeline), theo dõi khách hàng tiềm năng (follow-up), trao đổi với khách hàng, quản lý liên hệ,... hoàn toàn tự động hóa.
- SlimCRM phù hợp với quy trình kế toán của doanh nghiệp nhỏ như thế nào?
Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô, việc lưu giữ hồ sơ chi tiết về dòng tiền vào và ra càng quan trọng. Tự động hóa quy trình giúp bộ phận kế toán theo dõi thu chi, quản lý hóa đơn, báo cáo tài chính, giảm sai sót trong nhập liệu và tính toán trên phần mềm tự động hóa.
- SlimCRM phù hợp với quy trình tiếp thị như thế nào?
SlimCRM sẽ tự động thu leads theo các nguồn cơ hội. Bộ phận marketing có thể xem báo cáo để biết được nguồn nào mức độ hiệu quả các nguồn, từ đó đưa ra chính sách phù hợp. Bộ phận Marketing cũng có thể sử dụng phần mềm SlimCRM để cá nhân hóa các chiến dịch email nhỏ giọt cho từng phân khúc khách hàng, thu thập và quản lý khách hàng tiềm năng, báo cáo hiệu quả tiếp thị,...
- SlimCRM phù hợp với quy trình quản lý dự án như thế nào?
Nhà quản lý cần đảm bảo dự án đi đúng tiến độ và trong ngân sách. Tự động hóa luồng công việc giúp người quản lý dự án giao việc và theo dõi công việc nhanh chóng, dễ dàng hơn. Các tính năng Tự động hóa quy trình SlimCRM cung cấp bao gồm phân công, nhắc hạn, giám sát, tạo báo cáo,.
Đăng ký dùng thử phần mềm ngay tại đây để trải nghiệm toàn bộ tính năng hoàn toàn miễn phí!
Trên đây là toàn bộ thông tin review về Base workflow. Thông tin được tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau nên khó tránh khỏi còn nhiều sai sót. Vì vậy, để xác định phần mềm có thực sự phù hợp với doanh nghiệp hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. SlimCRM hy vọng rằng những thông tin trên sẽ hỗ trợ bạn trong việc tìm kiếm giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
