Cơ cấu tổ chức công ty du lịch là nền tảng quan trọng định hình cách doanh nghiệp vận hành và phát triển. Một sơ đồ tổ chức bài bản không chỉ giúp ban lãnh đạo phân bổ nguồn lực hợp lý mà còn đảm bảo sự phối hợp trơn tru giữa các phòng ban. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích các mô hình tổ chức phổ biến trong ngành du lịch, ví dụ thực tế từ Vietravel, Hanoitourist, đồng thời hướng dẫn chi tiết cách xây dựng sơ đồ tổ chức. Nếu bạn là doanh nghiệp lữ hành đang muốn tối ưu bộ máy doanh nghiệp du lịch của mình, bài viết này là tài liệu không thể bỏ qua.
Cơ cấu tổ chức công ty du lịch là gì?
Cơ cấu tổ chức là nền móng quan trọng định hình cách công ty du lịch vận hành và phát triển. Đây không chỉ đơn thuần là sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa các vị trí mà còn là hệ thống phân công nhiệm vụ, luồng công việc và trách nhiệm cụ thể cho từng phòng ban. Với doanh nghiệp hoạt động trong ngành du lịch thì việc xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ quyết định hiệu quả kinh doanh và trải nghiệm khách hàng.
Cơ cấu tổ chức công ty du lịch giúp ban lãnh đạo nắm rõ ai đang làm gì, ở đâu đang tắc nghẽn và phần nào cần bổ sung nguồn lực. Thay vì để từng cá nhân xử lý mọi việc theo cách riêng lẻ, một hệ thống tổ chức bài bản sẽ giúp các bộ phận liên kết chặt chẽ, phối hợp trơn tru từ khâu tìm kiếm khách hàng đến điều hành tour và hậu mãi. Bên cạnh đó, cơ cấu tổ chức còn là công cụ quản lý quan trọng giúp kiểm soát chất lượng dịch vụ, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất nhân sự.
Điểm đáng lưu ý là mỗi mô hình công ty du lịch sẽ có một cơ cấu tổ chức phù hợp khác nhau tùy thuộc vào quy mô, định hướng thị trường (nội địa hay quốc tế), nhóm khách hàng mục tiêu, và đặc biệt là khả năng vận hành của đội ngũ hiện tại. Vì vậy, không có một "khuôn mẫu" cố định nào cho mọi công ty, nhưng việc nắm rõ các mô hình phổ biến và cách triển khai hiệu quả là bước khởi đầu quan trọng cho mọi nhà quản lý.
Có thể bạn quan tâm: 5+ bản kế hoạch kinh doanh tour du lịch chuyên nghiệp
Các mô hình cơ cấu tổ chức công ty du lịch
Trong thực tế, có ba mô hình cơ cấu tổ chức được các công ty du lịch áp dụng phổ biến nhất là: cơ cấu theo chức năng, theo sản phẩm (tour) và mô hình kết hợp.
Sơ đồ tổ chức công ty du lịch theo chức năng
Mô hình này phân chia bộ máy công ty theo từng chức năng chuyên biệt như: Kinh doanh, Điều hành, Hướng dẫn, Marketing, Hành chính – Nhân sự, Kế toán – Tài chính,... Đây là mô hình phù hợp với công ty có quy mô nhỏ đến vừa, phục vụ lượng khách ổn định và không phân chia thị trường quá phức tạp.
Ví dụ: Công ty có 20–30 nhân viên thường tổ chức thành 5–6 phòng ban chính: Giám đốc điều hành, Phòng Kinh doanh, Phòng Điều hành tour, Phòng Hướng dẫn viên, Phòng Marketing, Phòng Tài chính – Kế toán.
Ưu điểm của mô hình chức năng là dễ quản lý, chuyên môn hóa công việc cao, giúp nhân sự phát huy tốt năng lực trong một lĩnh vực cụ thể. Tuy nhiên, hạn chế là sự phối hợp giữa các phòng ban có thể gặp trục trặc khi xử lý các tour phức tạp đòi hỏi nhiều khâu liên ngành.
Xem thêm: Review 8 phần mềm quản lý du lịch và điều hành tour hàng đầu hiện nay
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty du lịch theo sản phẩm (tour)
Mô hình này phân chia bộ máy theo từng sản phẩm dịch vụ cụ thể như: tour nội địa, tour outbound (đi nước ngoài), inbound (khách quốc tế đến Việt Nam), hoặc theo nhóm khách như khách lẻ (FIT), khách đoàn (GIT). Mỗi nhóm sản phẩm sẽ có đội ngũ riêng phụ trách từ kinh doanh đến điều hành.
Cơ cấu này phù hợp với công ty lớn như Vietravel, Saigontourist – những đơn vị có quy mô nhân sự hàng trăm người và khai thác đa thị trường. Lợi thế là tổ chức chặt chẽ, dễ dàng quản lý hiệu quả kinh doanh từng mảng, nhưng nhược điểm là có thể tạo ra sự trùng lắp nguồn lực và khó phối hợp chéo nếu thiếu quản lý trung gian.
Mô hình tổ chức kết hợp (hybrid)
Là mô hình vừa tổ chức theo chức năng, vừa phân chia theo sản phẩm hoặc khu vực địa lý. Ví dụ: công ty có một Phòng Kinh doanh chung, nhưng đội ngũ kinh doanh được chia theo thị trường Đông Nam Á, châu Âu,... hoặc theo loại tour. Mô hình này cân bằng được tính chuyên môn và sự linh hoạt nhưng đòi hỏi quản lý phức tạp và chi phí nhân sự cao hơn.
Nhiệm vụ các phòng ban trong công ty du lịch
Dưới đây là chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty du lịch:
Ban Giám Đốc: Trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức công việc trong công ty, quản lý theo dõi việc thực hiện, ký kết hợp đồng, quản lý nhân sự.
Giám đốc quản lý Điều hành: Phụ trách công tác điều hành trong cơ cấu tổ chức công ty du lịch
Giám đốc quản lý Hành chính – Nhân sự: Phụ trách công tác nhân sự, chế độ tiền lương, tuyển dụng, sa thải,…
Giám đốc quản lý Kinh Doanh: Phụ trách việc xây dựng chiến lược kinh doanh, tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng,…
Phòng Điều hành:
- Thiết kế, xây dựng các sản phẩm của công ty
- Triển khai toàn bộ công việc điều hành các chương trình, cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông tin về khách.
- Lập kế hoạch, phân công và quản lý thực hiện các công việc liên quan đến việc thực hiện chương trình, đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng.
- Lập, quản lý hồ sơ dịch vụ, hồ sơ đoàn phục vụ cho việc điều hành và kế hoạch chăm sóc khách hàng.
- Xây dựng các checklist thực hiện công việc
- Giám sát quá trình thực hiện các chương trình du lịch. Phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với các doanh nghiệp gửi khách và các nhà cung cấp du lịch. Hỗ trợ hướng dẫn viên nhanh chóng xử lý các trường hợp bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch.
Phòng Hướng dẫn: Phụ trách công việc hướng dẫn cùng với hướng dẫn viên du lịch
Phòng Hành chính: Quản lý, tiếp nhận, sắp xếp, bổ sung nhân sự phù hợp cho các phòng ban
Phòng Tài chính - Kế toán:
- Thực hiện chế chế độ sổ sách kế toán công ty đúng nguyên tắc kế toán về tính tuân thủ và quy trình.
- Xây dựng kế hoạch tài chính của công ty theo các kỳ kinh doanh.
- Kiểm tra và tư vấn cho giám đốc về các chứng từ thu, chi đúng nguyên tắc kế toán và đúng quy định về quyền hạn, nghĩa vụ được quy định trong công ty.
- Thu tiền từ khách hàng theo các hợp đồng ký kết.
- Thực hiện chi theo đúng quy chế kế toán công ty.
- Thực hiện bảo mật thông tin tài chính cả trong và ngoài công ty.
Phòng Marketing: Thực hiện các hoạt động quảng cáo, tiếp thị, tổ chức nghiên cứu thu thập thông tin, phân tích đánh giá các cơ hội, xây dựng tổ chức thực hiện chương trình marketing. Hỗ trợ cho phòng kinh doanh và ban giám đốc trong việc nghiên cứu thị trường, phát triển và mở rộng thị trường tiềm năng.
Tham khảo: 5+ Mẫu lệnh điều tour du lịch hiệu quả File word, pdf, excel
Phân tích cơ cấu tổ chức của công ty du lịch Vietravel và Hanoitourist
Cơ cấu tổ chức của công ty Vietravel
Vietravel là một trong những doanh nghiệp lữ hành lớn nhất tại Việt Nam, với hệ thống tổ chức bao phủ cả ba miền và chi nhánh quốc tế. Cơ cấu tổ chức của công ty Vietravel được xây dựng theo mô hình kết hợp: vừa có phân chia chức năng, vừa tách biệt theo loại hình sản phẩm.
Điểm nổi bật là bộ phận điều hành và kinh doanh được tổ chức riêng cho từng mảng khách hàng: nội địa, outbound, inbound. Các phòng khác như Marketing, Nhân sự, Kế toán vẫn giữ vai trò trung tâm phục vụ chung toàn công ty. Ngoài ra, mỗi phòng đều có cơ chế kiểm soát chất lượng riêng, ví dụ: checklist vận hành tour, tiêu chuẩn dịch vụ khách sạn,...
Cơ cấu này giúp Vietravel phục vụ đồng thời nhiều nhóm khách hàng mà vẫn đảm bảo hiệu quả quản trị và chất lượng đồng đều trên toàn hệ thống.
Xem thêm: Chi tiết quy trình điều hành tour du lịch inbound và outbound
Cơ cấu tổ chức của công ty lữ hành hanoitourist
Khác với Vietravel, Hanoitourist áp dụng mô hình chức năng với sự phân chia rõ ràng các phòng: Điều hành, Kinh doanh, Hướng dẫn, Hành chính, Marketing, Kế toán. Mỗi phòng có nhiệm vụ cụ thể và phối hợp liên phòng theo từng hợp đồng tour. Công ty này cũng có các bộ phận riêng chuyên trách FIT và GIT.
Điểm mạnh là bộ máy gọn gàng, dễ điều hành, tiết kiệm chi phí và phù hợp với định hướng phát triển thị trường nội địa và inbound.
Cách xây dựng sơ đồ tổ chức công ty du lịch
Dưới đây là hướng dẫn từng bước giúp bạn thiết kế sơ đồ tổ chức phù hợp cho doanh nghiệp du lịch của mình.
1. Xác định mô hình tổ chức phù hợp với mục tiêu và quy mô
Bước đầu tiên, doanh nghiệp cần đánh giá chính xác quy mô hiện tại (số lượng nhân sự, doanh thu, thị trường phục vụ) và mục tiêu trong 1–3 năm tới. Nếu bạn là công ty nhỏ, phục vụ tour nội địa và chỉ có dưới 15 nhân sự, thì mô hình chức năng sẽ là lựa chọn đơn giản, tiết kiệm và hiệu quả.
Trong khi đó, nếu công ty bạn có kế hoạch mở rộng tour outbound, khai thác khách quốc tế hoặc muốn tách riêng từng thị trường, thì mô hình kết hợp hoặc theo sản phẩm sẽ mang lại tính linh hoạt cao hơn.
Không nên áp dụng máy móc một mô hình “chuẩn”, mà cần tùy biến linh hoạt. Đôi khi việc ghép hai phòng lại (ví dụ: marketing và kinh doanh) trong giai đoạn đầu giúp tối ưu nguồn lực, sau đó mới tách ra khi công ty phát triển.
2. Lập sơ đồ minh họa trực quan dễ hiểu
Khi đã xác định được mô hình, bước tiếp theo là vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty du lịch. Một sơ đồ tốt cần đảm bảo những yếu tố:
- Dễ đọc và trực quan: sử dụng sơ đồ cây hoặc dạng khối liên kết rõ ràng.
- Phân cấp hợp lý: từ Giám đốc xuống các phòng, và từ phòng đến từng vị trí nhân viên cụ thể.
- Thể hiện luồng phối hợp: minh họa mối liên hệ giữa các bộ phận thường xuyên tương tác như Điều hành và Kế toán, Kinh doanh và Marketing,…
Bạn có thể sử dụng Canva hoặc công cụ như draw.io để tạo sơ đồ. Hãy ưu tiên trình bày theo chiều ngang (landscape), dùng màu sắc phân biệt các nhóm chức năng và thêm chú thích ở các phòng quan trọng để người đọc dễ hiểu hơn.
3. Phân công nhiệm vụ và xác lập quy trình phối hợp rõ ràng
Sau khi có sơ đồ tổng thể, doanh nghiệp lữ hành cần xây dựng bảng mô tả chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban. Mỗi phòng nên có checklist riêng gồm các công việc định kỳ, người chịu trách nhiệm, mốc thời gian và quy chuẩn kết quả đầu ra.
Ví dụ: Phòng Điều hành tour sẽ có checklist: xác nhận dịch vụ với nhà cung cấp, điều phối hướng dẫn viên, lên kế hoạch tour chi tiết, xử lý sự cố trong quá trình tour,... Trong khi đó, Phòng Kinh doanh cần theo dõi đầu mối khách hàng, gửi báo giá, chốt hợp đồng tour,...
Luồng phối hợp giữa các phòng cần được mô tả bằng quy trình cụ thể (ví dụ: từ khi khách đặt tour đến khi kết thúc và phản hồi), giúp các bộ phận hiểu rõ điểm bắt đầu – kết thúc và trách nhiệm liên đới.
Khi có quy trình rõ ràng, công ty sẽ giảm xung đột, tăng hiệu suất và đặc biệt là dễ dàng đào tạo nhân sự mới hoặc chuyển giao công việc khi mở rộng quy mô.
Giải pháp hỗ trợ tổ chức và vận hành doanh nghiệp du lịch hiệu quả
Trong quá trình phát triển, việc xây dựng cơ cấu tổ chức công ty du lịch mới chỉ là bước khởi đầu. Thách thức lớn hơn là làm sao để vận hành bộ máy đó một cách nhất quán, minh bạch và đo lường được hiệu quả thực tế. Đây cũng là lúc phần mềm quản lý doanh nghiệp như SlimCRM phát huy tối đa sức mạnh.
SlimCRM là hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp du lịch từ khâu quản lý khách hàng, nhân sự, công việc, quy trình, tài liệu cho đến chăm sóc sau tour. Điểm mạnh của SlimCRM là khả năng tích hợp mọi hoạt động trong một nền tảng duy nhất, giúp bạn kiểm soát bộ máy tổ chức một cách tập trung, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Cụ thể với mô hình tổ chức đã thiết kế, bạn có thể:
- Giao việc, phân quyền theo phòng ban như Điều hành, Hướng dẫn, Marketing,... và theo từng nhân sự cụ thể, có báo cáo theo dõi tiến độ và hiệu suất cá nhân.
- Xây dựng quy trình chuẩn hóa hoạt động tour: từ báo giá, xử lý booking, gửi email xác nhận, điều phối hướng dẫn viên đến thu tiền và chăm sóc sau tour.
- Quản lý danh sách khách hàng và hợp đồng, phân loại theo loại tour, khu vực thị trường hoặc nhóm khách GIT, FIT,... để dễ lên kế hoạch marketing và sale hiệu quả.
- Theo dõi tài chính và chi phí tour chi tiết, từ thanh toán nhà cung cấp đến công nợ khách hàng, xuất báo cáo lãi/lỗ từng chương trình du lịch theo thời gian thực.
Kết luận
Cơ cấu tổ chức công ty du lịch là nền tảng quan trọng cho mọi doanh nghiệp trong ngành lữ hành, từ startup nhỏ đến tập đoàn lớn như Vietravel hay Hanoitourist.
Nếu bạn muốn quản lý cơ cấu tổ chức, phân quyền công việc và đo lường hiệu suất từng phòng ban một cách tự động, tập trung và dễ kiểm soát, đừng quên khám phá phần mềm SlimCRM – nền tảng quản trị toàn diện dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt trong ngành du lịch.
