Hợp đồng tour du lịch là văn bản không thể thiếu khi tổ chức hoặc cung cấp dịch vụ du lịch, đặc biệt trong thời điểm pháp lý ngày càng siết chặt và khách hàng đòi hỏi tính minh bạch. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hợp đồng tour là gì, nội dung cần có và cung cấp các mẫu hợp đồng du lịch mới nhất, từ nội địa đến quốc tế. Cùng SlimCRM tìm hiểu ngay nhé!
Hợp đồng tour du lịch là gì?
Hợp đồng tour du lịch, hay còn gọi là hợp đồng lữ hành là văn bản ghi nhận thỏa thuận giữa bên cung cấp dịch vụ du lịch (thường là doanh nghiệp lữ hành) và bên sử dụng dịch vụ (có thể là cá nhân, tổ chức, đoàn thể). Hợp đồng này xác định rõ trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên liên quan trong việc tổ chức, thực hiện chương trình tour. Bên trong hợp đồng sẽ liệt kê rõ ràng các điều khoản về thời gian, địa điểm, phương tiện, mức giá, hình thức thanh toán, điều kiện hủy tour, xử lý khi xảy ra sự cố,...
Về mặt pháp lý, hợp đồng tour được quy định trong Luật Du lịch 2017, cụ thể là Điều 39. Bên cạnh đó, một số thông tư và quy định dưới luật cũng hướng dẫn chi tiết hơn về nội dung bắt buộc phải có trong hợp đồng tour, như Thông tư 06/2017/TT-BVHTTDL hướng dẫn chi tiết các điều kiện kinh doanh dịch vụ lữ hành, hay các quy định về bảo hiểm du lịch bắt buộc trong tour quốc tế.
Điều quan trọng là không phải mọi mẫu hợp đồng tour đều giống nhau, mỗi loại hợp đồng sẽ có những cấu trúc và điều khoản riêng biệt. Do đó, việc hiểu rõ định nghĩa và cơ sở pháp lý của hợp đồng tour là bước nền quan trọng để chọn đúng mẫu và sử dụng hợp lý.
Do vậy, chúng tôi luôn khuyến nghị các doanh nghiệp và tổ chức nên sử dụng hợp đồng mẫu có tham khảo pháp lý. Ở các phần sau, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những mẫu hợp đồng chuẩn, có thể tải về và sử dụng ngay.
Có thể bạn quan tâm: Review 8 phần mềm quản lý du lịch và điều hành tour hàng đầu hiện nay
Nội dung cần có trong hợp đồng tour du lịch
Dưới đây là các phần nội dung bắt buộc cần có trong một hợp đồng tour du lịch đúng chuẩn, áp dụng được cho cả tour trong nước và tour quốc tế.
1. Thông tin các bên ký kết
Phần đầu tiên của mẫu hợp đồng du lịch lữ hành cần nêu rõ thông tin pháp lý của hai bên: bên tổ chức tour (doanh nghiệp lữ hành) và bên sử dụng dịch vụ (cá nhân hoặc đại diện tổ chức khách hàng). Thông tin bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, mã số thuế, người đại diện pháp lý, chức danh, số CCCD hoặc mã doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.
2. Nội dung và chương trình tour
Đây là phần cốt lõi trong hợp đồng, thể hiện chi tiết lịch trình tour: thời gian khởi hành và kết thúc, hành trình, điểm tham quan, phương tiện di chuyển, khách sạn, số bữa ăn mỗi ngày, loại hình dịch vụ đi kèm (vé tham quan, hướng dẫn viên, bảo hiểm…). Việc mô tả chương trình phải càng cụ thể càng tốt. Với các tour quốc tế, phần này nên bổ sung thêm thông tin về đơn vị bảo lãnh visa, điểm tập trung tại nước ngoài và lịch trình dự phòng khi có thay đổi.
Tham khảo: 5+ Mẫu lệnh điều tour du lịch hiệu quả File word, pdf, excel
3. Số lượng khách và chất lượng dịch vụ
Hợp đồng lữ hành cần ghi rõ số lượng khách, bao gồm số người lớn, trẻ em, người cao tuổi (nếu có). Đồng thời, nêu rõ tiêu chuẩn dịch vụ: khách sạn mấy sao, ăn bao nhiêu món, hướng dẫn viên có ngôn ngữ gì, xe đời nào,...
4. Giá tour, thuế và phương thức thanh toán
Mức giá cần được ghi rõ ràng, có phân biệt giữa giá niêm yết và giá đã bao gồm thuế, phụ thu (nếu có). Với khách đoàn, giá có thể chia thành nhiều đợt thanh toán: đặt cọc, thanh toán trước ngày đi, thanh toán sau khi tour kết thúc (nếu có hậu mãi). Phương thức thanh toán nên bao gồm cả chuyển khoản và tiền mặt, ghi rõ tài khoản ngân hàng, mã số thuế để đảm bảo minh bạch và thuận tiện khi xuất hóa đơn.
Xem thêm: Mẫu báo giá tour du lịch file Word, Excel, PDF chuyên nghiệp 2025
5. Điều khoản bất khả kháng
Một phần rất quan trọng trong các mẫu hợp đồng hiện nay là điều khoản về bất khả kháng – những sự kiện không lường trước được như thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh, cấm biên, chính sách quốc gia… Hợp đồng cần nêu rõ khi xảy ra trường hợp này thì bên nào chịu trách nhiệm, mức hoàn phí là bao nhiêu, thời gian xử lý thế nào. Điều này giúp giảm thiểu xung đột pháp lý và làm rõ quyền lợi các bên trong các tình huống ngoài tầm kiểm soát.
6. Chính sách hủy, thay đổi và bồi thường
Một hợp đồng tour du lịch phải bao gồm quy định cụ thể về việc hủy tour từ phía khách hàng hoặc từ bên tổ chức tour. Trong đó, nên quy định rõ các mốc thời gian (ví dụ: hủy trước 10 ngày, trước 5 ngày, trước 24 giờ), mức phí phạt tương ứng (tính theo phần trăm tổng giá trị tour). Với các tour nước ngoài, nên có thêm điều khoản liên quan đến lệ phí visa, đặt cọc dịch vụ ở nước ngoài, vé máy bay khứ hồi, vì những chi phí này thường không hoàn lại. Bên cạnh đó, điều khoản về bồi thường thiệt hại khi vi phạm hợp đồng là cơ sở để xác định trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.
7. Bảo hiểm khách du lịch
Theo luật, khi tổ chức tour quốc tế hoặc tour mạo hiểm, doanh nghiệp lữ hành bắt buộc phải mua bảo hiểm du lịch cho khách. Hợp đồng cần nêu rõ đơn vị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm, phạm vi chi trả và hướng dẫn khách hàng cách yêu cầu bồi thường nếu xảy ra rủi ro.
8. Cam kết chung và ký
Cuối hợp đồng, cả hai bên cần cam kết đã hiểu và đồng ý với toàn bộ điều khoản, ký và ghi rõ họ tên. Đồng thời, hợp đồng nên có phần quy định về cơ quan giải quyết tranh chấp trong trường hợp hai bên không thống nhất: có thể là Tòa án nhân dân địa phương nơi ký hợp đồng hoặc trọng tài thương mại.
Các mẫu hợp đồng tour du lịch mới nhất
Dưới đây là bộ mẫu hợp đồng tour du lịch phổ biến nhất đã được soạn sẵn, bạn có thể tải về và sử dụng ngay:
Mẫu hợp đồng tour du lịch chung (áp dụng được cả nội địa và quốc tế)
Đây là mẫu hợp đồng cơ bản, dùng trong hầu hết các tour trọn gói. Nội dung mẫu hợp đồng lữ hành bao gồm:
- Thông tin hai bên ký kết
- Mô tả chương trình tour (có thể đính kèm phụ lục lịch trình chi tiết)
- Giá tour, điều kiện thanh toán
- Quy định về hủy tour, hoàn tiền, bồi thường
- Điều khoản bất khả kháng, bảo hiểm, giải quyết tranh chấp
Mẫu này phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, hướng dẫn viên tự tổ chức tour cho đoàn thể hoặc gia đình.
Mẫu hợp đồng tour du lịch trong nước
Mẫu này được thiết kế riêng cho các tour tổ chức trong lãnh thổ Việt Nam. Điểm nổi bật của mẫu hợp đồng du lịch nội địa này là:
- Không cần điều khoản visa, xuất nhập cảnh
- Có quy định rõ về phương tiện nội địa (xe du lịch, tàu, máy bay nội địa)
- Điều khoản bảo hiểm nội địa theo chuẩn Thông tư 219/BHXH
Mẫu hợp đồng lữ hành này rất thích hợp với các công ty tổ chức tour học sinh, doanh nghiệp đi nghỉ mát, hoặc các chương trình team building.
Mẫu hợp đồng tour du lịch nước ngoài (Outbound)
Dành cho doanh nghiệp tổ chức tour đưa khách Việt đi nước ngoài. Mẫu hợp đồng du lịch quốc tế này đầy đủ các mục:
- Điều khoản visa và giấy tờ cần chuẩn bị
- Quy định về phí phạt khi bị từ chối visa
- Bảo hiểm du lịch quốc tế
- Chính sách xử lý nếu khách bị từ chối nhập cảnh
- Điều khoản đồng ý tuân thủ pháp luật nước sở tại
Mẫu hợp đồng đại lý lữ hành
Mẫu hợp đồng đại lý lữ hành là văn bản thỏa thuận giữa doanh nghiệp lữ hành (bên giao đại lý) và đơn vị trung gian (bên nhận đại lý) nhằm xác lập quan hệ hợp tác trong việc phân phối, bán tour hoặc dịch vụ du lịch cho khách hàng. Mẫu hợp đồng này quy định rõ quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, bao gồm tỷ lệ hoa hồng, hình thức thanh toán, trách nhiệm xử lý sự cố, bảo mật thông tin và thời hạn hợp tác.
Lưu ý khi sử dụng mẫu hợp đồng du lịch
Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà bất kỳ cá nhân hay doanh nghiệp nào khi dùng mẫu hợp đồng tour du lịch cũng nên nắm rõ để đảm bảo hiệu lực pháp lý:
- Cập nhật theo luật mới và chính sách hiện hành: Trước khi ký kết, cần rà soát toàn bộ các điều khoản liên quan đến visa, hoàn thuế, phí dịch vụ,… và đối chiếu với các văn bản mới nhất để tránh vi phạm pháp luật.
- Chú ý điều kiện visa, xuất nhập cảnh trong tour quốc tế: Nếu khách bị từ chối cấp visa hoặc bị từ chối nhập cảnh, cần quy định rõ ai chịu trách nhiệm và có được hoàn phí hay không.
- Bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng: Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, các thông tin như CCCD, hộ chiếu, thông tin visa... chỉ được sử dụng khi có sự đồng ý rõ ràng của khách. Hợp đồng nên có điều khoản bảo mật để tránh rủi ro pháp lý.
- Cân nhắc kỹ điều khoản giới hạn trách nhiệm: Nên liệt kê chi tiết các tình huống mà doanh nghiệp không chịu trách nhiệm như thiên tai, hoãn chuyến bay, vi phạm pháp luật của khách…
- Xem kỹ điều khoản ràng buộc hoặc độc quyền: Tránh sử dụng mẫu cũ có điều khoản ràng buộc phải dùng dịch vụ cụ thể (khách sạn, xe...). Hãy ghi rõ rằng doanh nghiệp có quyền thay đổi dịch vụ tương đương nếu có phát sinh.
- Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng: bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng như SlimCRM để lưu trữ mẫu, tạo hợp đồng theo template, theo dõi trạng thái ký kết và nhắc hạn thanh toán hoặc hết hiệu lực.
Phần mềm quản lý hợp đồng du lịch
Việc quản lý hợp đồng bằng giấy tờ hoặc Excel truyền thống dễ dẫn đến thất thoát thông tin, nhầm lẫn và mất kiểm soát. Đó là lý do vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp lữ hành lựa chọn chuyển sang các giải pháp số hóa, trong đó SlimCRM đang là một trong những phần mềm quản lý hợp đồng du lịch tối ưu nhất hiện nay.
Tính năng nổi bật của SlimCRM trong quản lý hợp đồng du lịch:
- Tạo hợp đồng theo mẫu chỉ trong vài phút: Chọn template sẵn có, tự động điền thông tin tour, khách hàng, điều khoản.
- Quản lý trạng thái hợp đồng theo từng bước: Từ bản nháp, ký chính thức, đến theo dõi thời hạn hiệu lực và thanh lý.
- Thiết lập nhắc hạn thanh toán, cọc và xuất hóa đơn tự động: Không bỏ sót các mốc quan trọng, giảm rủi ro mất kiểm soát dòng tiền.
- Lưu trữ mẫu hợp đồng theo từng loại tour và đối tác: Phân loại rõ ràng các hợp đồng tour nội địa, quốc tế, hợp đồng đại lý, vận chuyển,...
- Phân quyền truy cập theo bộ phận và vai trò: Điều hành, kế toán, chăm sóc khách hàng… xem đúng nội dung liên quan.
- Tích hợp chữ ký điện tử và gửi hợp đồng qua email trực tiếp: Ký nhanh, không cần in – tiết kiệm thời gian và tăng tính chuyên nghiệp.
- Ngoài ra, SlimCRM là phần mềm quản lý tour du lịch toàn diện từ bán hàng, điều hành tour đến báo cáo tất cả trong một.
Kết luận
Trong bất kỳ hoạt động kinh doanh du lịch nào, từ tour nội địa đến tour quốc tế, hợp đồng là công cụ then chốt giúp xác lập cam kết giữa doanh nghiệp và khách hàng. Một hợp đồng tour du lịch rõ ràng, đầy đủ và cập nhật theo luật mới không chỉ tạo sự tin tưởng mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của đơn vị tổ chức.
Chúng tôi hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn:
- Hiểu rõ định nghĩa và cơ sở pháp lý của hợp đồng tour du lịch;
- Nắm được cấu trúc nội dung bắt buộc trong mọi hợp đồng lữ hành;
- Tải về nhanh các mẫu hợp đồng phổ biến từ tour trong nước, nước ngoài, đến hợp đồng giữa các nhà cung cấp;
