Doanh nghiệp mới thành lập cần làm những gì? Checklist 84 việc

Doanh nghiệp mới thành lập cần làm những gì sau khi nhận giấy phép kinh doanh là câu hỏi phổ biến, nó không chỉ liên quan đến thuế hay hóa đơn. Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp còn phải kiểm tra nhiều vấn đề về pháp lý, lao động, bảo hiểm xã hội, dữ liệu cá nhân, hợp đồng và kiểm soát nội bộ.

Để việc rà soát dễ thực hiện hơn, SlimCRM đã tổng hợp checklist 84 hạng mục tuân thủ doanh nghiệp dưới dạng Excel. Mỗi hạng mục có câu hỏi tự kiểm, mức độ rủi ro, tần suất rà soát, người phụ trách gợi ý và nguồn văn bản cần tra cứu. File được thiết kế để CEO hoặc founder có thể gửi cho kế toán, nhân sự, pháp chế và đơn vị dịch vụ cùng kiểm tra tình trạng thực tế của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì sau khi có giấy phép?

Sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty vẫn còn nhiều đầu việc cần thực hiện. Có thể chia các việc doanh nghiệp mới thành lập cần làm thành ba nhóm để dễ quản lý như sau:

Các công việc tuân thủ nên được sắp xếp theo mức độ ưu tiên thay vì xử lý đồng loạt. Những nội dung có thể phát sinh truy thu hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động, đặc biệt là thuế, bảo hiểm và công đoàn, cần được kiểm tra sớm.

Việc tuân thủ cũng không chỉ là trách nhiệm của kế toán. Tùy từng nội dung, doanh nghiệp cần có sự phối hợp giữa CEO, kế toán, HR, pháp chế và bộ phận kỹ thuật để hạn chế bỏ sót.

Ở phần tiếp theo, bài viết sẽ đi vào phân tích chi tiết từng nhóm công việc cần làm.

Bạn có thể tham khảo các mẫu kế hoạch kinh doanh này để xây dựng kế hoạch vận hành hiệu quả ngay từ giai đoạn đầu.

Checklist pháp lý, thuế và hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập

Pháp lý, thuế và hóa đơn là ba nhóm công việc doanh nghiệp nên kiểm tra sớm sau khi bắt đầu hoạt động. Nếu sai sót xuất hiện từ giai đoạn đầu và không được phát hiện kịp thời, chúng có thể kéo dài qua nhiều kỳ và gây khó khăn khi doanh nghiệp cần quyết toán, gọi vốn hoặc mở rộng quy mô.

Pháp lý doanh nghiệp cần rà soát

Sau khi thành lập công ty, doanh nghiệp nên kiểm tra lại các thông tin và hồ sơ nền tảng thay vì chỉ lưu giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Một số nội dung cần chú ý gồm:

• Kiểm tra tình trạng góp vốn điều lệ và chứng từ liên quan.
• Đảm bảo trụ sở, biển hiệu và địa chỉ hoạt động phù hợp với thông tin đã đăng ký.
• Xác định ngành nghề đang kinh doanh có yêu cầu giấy phép hoặc điều kiện riêng hay không.
• Lưu trữ và cập nhật điều lệ, sổ thành viên hoặc cổ đông, biên bản họp và nghị quyết.
• Kiểm tra thời hạn của chữ ký số và phân quyền người sử dụng.
• Bố trí người phụ trách kế toán và lưu trữ hồ sơ, chứng từ theo quy định.

Trong đó, chữ ký số là một nội dung doanh nghiệp nhỏ dễ xem nhẹ. Nếu chữ ký số hết hạn đúng thời điểm cần kê khai hoặc thực hiện giao dịch điện tử, công việc của kế toán có thể bị gián đoạn. Doanh nghiệp nên có người chịu trách nhiệm theo dõi thời hạn và quyền sử dụng thay vì để nhiều người cùng sử dụng không kiểm soát.

Thuế doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì?

Sau khi doanh nghiệp bắt đầu có doanh thu, chi phí và trả lương cho nhân viên, các nghĩa vụ về thuế sẽ phát sinh theo từng loại giao dịch. Việc cần làm không chỉ là nộp tờ khai đúng hạn mà còn phải đảm bảo số liệu, chứng từ và cách hạch toán có thể đối chiếu được.

Doanh nghiệp nên kiểm tra các nội dung chính sau:

• Kê khai thuế giá trị gia tăng theo kỳ áp dụng.
• Khấu trừ và kê khai thuế thu nhập cá nhân khi phát sinh tiền lương hoặc khoản chi thuộc diện chịu thuế.
• Theo dõi thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp và thực hiện quyết toán cuối năm.
• Lập và nộp báo cáo tài chính theo thời hạn.
• Xác định đúng thuế suất áp dụng cho từng sản phẩm, dịch vụ.
• Kiểm tra điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
• Lưu chứng từ thanh toán phù hợp với từng khoản chi.
• Kiểm tra nghĩa vụ thuế khi mua dịch vụ từ nhà cung cấp nước ngoài.
• Rà soát các giao dịch với bên có quan hệ liên kết nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp áp dụng.

Một tình huống ngày càng phổ biến là doanh nghiệp mua phần mềm, quảng cáo, dịch vụ điện toán đám mây hoặc công cụ AI từ nhà cung cấp nước ngoài. Với các khoản chi này, kế toán không nên chỉ lưu sao kê thẻ hoặc email xác nhận thanh toán mà cần kiểm tra thêm hóa đơn, chứng từ, tình trạng thuế của nhà cung cấp và nghĩa vụ thuế phát sinh tại Việt Nam.

Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phát sinh thường xuyên trong hoạt động bán hàng nên chỉ một lỗi nhỏ nếu lặp lại nhiều lần cũng có thể tạo ra khối lượng lớn công việc điều chỉnh sau này.

Doanh nghiệp nên kiểm soát các nội dung sau:

• Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn.
• Kiểm tra tên, mã số thuế và thông tin của người mua.
• Áp dụng đúng thuế suất cho hàng hóa, dịch vụ.
• Kiểm tra nội dung bắt buộc trước khi phát hành hóa đơn.
• Có quy trình xử lý hóa đơn sai sót.
• Đối soát hóa đơn đầu vào với giao dịch và chứng từ thực tế.
• Kiểm tra yêu cầu về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nếu doanh nghiệp thuộc nhóm áp dụng.

Trong thực tế, hai lỗi thường gây nhiều công việc xử lý lại là xuất hóa đơn sai thời điểm và sử dụng sai thuế suất. Vì vậy, doanh nghiệp nên thống nhất quy trình giữa bộ phận bán hàng và kế toán ngay từ đầu, đặc biệt với trường hợp thanh toán nhiều đợt, nghiệm thu theo giai đoạn hoặc cung cấp dịch vụ theo kỳ.

Tham khảo: Top 8 phần mềm tạo hóa đơn bán hàng dễ dùng và hiệu quả.

Lao động, BHXH và an toàn cho doanh nghiệp

Khi bắt đầu tuyển nhân sự, doanh nghiệp mới thành lập cần bổ sung thêm các công việc liên quan đến hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội và an toàn tại nơi làm việc. Đây là nhóm công việc nên được chuẩn hóa ngay từ những nhân viên đầu tiên để tránh phải sửa lại hồ sơ khi quy mô nhân sự tăng lên.

Hợp đồng lao động và quản lý nhân sự

Hợp đồng lao động là căn cứ quan trọng để xác định quyền, nghĩa vụ và các khoản thu nhập của người lao động. Doanh nghiệp nên sử dụng mẫu hợp đồng thống nhất nhưng vẫn điều chỉnh theo từng vị trí công việc.

Các nội dung cần rà soát gồm:

• Người lao động thuộc trường hợp phải ký hợp đồng đã có hợp đồng phù hợp.
• Thời gian và mức lương thử việc được áp dụng đúng với từng vị trí.
• Mức lương, phụ cấp, thưởng và các khoản bổ sung được thể hiện rõ ràng.
• Điều khoản bảo mật và sở hữu trí tuệ được bổ sung với các vị trí tiếp cận dữ liệu, mã nguồn, tài liệu hoặc thông tin khách hàng.
• Hồ sơ nhân sự, thời gian làm việc, nghỉ phép và các thay đổi trong quá trình làm việc được lưu đầy đủ.
• Quy trình nghỉ việc và bàn giao tài sản, dữ liệu, tài khoản được quy định rõ.

Khi số lượng nhân sự tăng, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến nội quy lao động. Theo Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động có từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản.

Có thể bạn quan tâm: Tải mẫu hợp đồng lao động mới nhất (file word).

Bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn

Bảo hiểm xã hội cần được kiểm tra ngay khi doanh nghiệp phát sinh người lao động thuộc diện tham gia. Bộ phận nhân sự và kế toán nên phối hợp thay vì tách riêng việc lập hợp đồng và việc đóng bảo hiểm.

Doanh nghiệp cần chú ý:

• Xác định đúng những người thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
• Thực hiện báo tăng khi có nhân viên mới và báo giảm khi người lao động nghỉ việc.
• Xác định đúng tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm.
• Tách rõ mức lương, phụ cấp, khoản bổ sung và các khoản thu nhập khác trong hợp đồng và bảng lương.
• Đối chiếu định kỳ dữ liệu tiền lương giữa nhân sự, kế toán và bảo hiểm.
• Kiểm tra nghĩa vụ về kinh phí công đoàn theo tình trạng thực tế của doanh nghiệp.

Một thay đổi đáng chú ý là Luật Bảo hiểm xã hội 2024 đã có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2025 và mở rộng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Trong đó có một số người quản lý doanh nghiệp không hưởng tiền lương.

An toàn vệ sinh lao động và PCCC

Doanh nghiệp hoạt động trong văn phòng vẫn cần quan tâm đến an toàn vệ sinh lao động và phòng cháy chữa cháy. Việc không có nhà máy hoặc máy móc sản xuất không đồng nghĩa có thể bỏ qua hoàn toàn nhóm nghĩa vụ này.

Một số nội dung nên kiểm tra gồm:

• Tổ chức khám sức khỏe cho người lao động theo trường hợp và tần suất áp dụng.
• Thực hiện huấn luyện an toàn vệ sinh lao động cho các nhóm nhân sự thuộc diện áp dụng.
• Phân công người phụ trách và lưu hồ sơ liên quan đến an toàn tại nơi làm việc.
• Kiểm tra phương án, thiết bị và trách nhiệm về phòng cháy chữa cháy.
• Làm rõ trách nhiệm giữa doanh nghiệp và chủ tòa nhà nếu thuê văn phòng.
• Lưu lại hồ sơ đào tạo, kiểm tra và các báo cáo cần thiết.

Dữ liệu cá nhân, sở hữu trí tuệ và hợp đồng

Bảo vệ dữ liệu cá nhân và an toàn thông tin

Hầu hết doanh nghiệp đều xử lý dữ liệu cá nhân ở một mức độ nhất định, chẳng hạn tên, số điện thoại, email của khách hàng hoặc thông tin nhân viên. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định rõ mình đang thu thập dữ liệu gì, phục vụ mục đích nào và ai được quyền tiếp cận.

Một số nội dung cần rà soát gồm:

• Có chính sách quyền riêng tư phù hợp với hoạt động thực tế.
• Thông báo rõ mục đích thu thập và sử dụng dữ liệu.
• Có cơ chế ghi nhận sự đồng ý khi thuộc trường hợp cần sự đồng ý.
• Phân quyền nhân viên được xem, chỉnh sửa hoặc xuất dữ liệu.
• Kiểm tra hợp đồng với nhà cung cấp có quyền tiếp cận dữ liệu khách hàng hoặc nhân viên.
• Chuẩn bị quy trình xử lý khi xảy ra mất hoặc lộ dữ liệu.
• Kiểm tra việc sử dụng dịch vụ nước ngoài nếu dữ liệu cá nhân được lưu trữ hoặc xử lý trên hệ thống của họ.

Điểm cuối đặc biệt đáng chú ý với doanh nghiệp sử dụng cloud, email marketing, công cụ AI, phần mềm quản lý hoặc các nền tảng SaaS có máy chủ ở nước ngoài. Việc dữ liệu được đưa lên một nền tảng bên ngoài có thể làm phát sinh thêm nghĩa vụ mà doanh nghiệp cần rà soát.

Sở hữu trí tuệ và hợp đồng

Tài sản của doanh nghiệp không chỉ gồm tiền, thiết bị hay hàng hóa. Tên thương hiệu, phần mềm, mã nguồn, nội dung và các sản phẩm do nhân viên tạo ra cũng cần được bảo vệ.

Doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Tên thương hiệu và sản phẩm chính đã được rà soát khả năng đăng ký nhãn hiệu.
• Các phần mềm đang sử dụng có giấy phép phù hợp cho mục đích doanh nghiệp.
• Thư viện mã nguồn mở trong sản phẩm được sử dụng đúng điều kiện giấy phép.
• Hợp đồng lao động quy định rõ quyền sở hữu đối với sản phẩm do nhân viên tạo ra.
• Có điều khoản bảo mật đối với nhân sự tiếp cận mã nguồn, dữ liệu và thông tin kinh doanh.
• Hợp đồng với khách hàng quy định rõ phạm vi dịch vụ, thanh toán, hoàn tiền, trách nhiệm và xử lý tranh chấp.

Lịch tuân thủ doanh nghiệp và kiểm soát tài chính nội bộ

Ngoài các thủ tục sau khi thành lập công ty, doanh nghiệp cần duy trì một lịch công việc định kỳ và cơ chế kiểm soát tài chính rõ ràng. Cách làm này giúp tránh tình trạng chỉ phát hiện thiếu hồ sơ khi đến kỳ quyết toán hoặc khi có kiểm tra.

Các công việc cần kiểm tra theo tháng, quý và năm

Doanh nghiệp nên đưa các nghĩa vụ định kỳ vào một lịch chung để kế toán, nhân sự và người quản lý cùng theo dõi.

Một số mốc thường gặp gồm:

• Hằng tháng: theo dõi nghĩa vụ thuế nếu doanh nghiệp khai theo tháng, nộp bảo hiểm và xử lý báo tăng, báo giảm lao động khi phát sinh.
• Theo quý: rà việc kê khai thuế theo quý và tình hình tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Cuối năm và đầu năm sau: chuẩn bị số liệu để quyết toán thuế, lập báo cáo tài chính và các báo cáo liên quan.
• Theo kỳ trong năm: kiểm tra báo cáo sử dụng lao động, an toàn vệ sinh lao động và các nghĩa vụ áp dụng với doanh nghiệp.
• Ít nhất mỗi năm một lần: rà chữ ký số, tên miền, bản quyền phần mềm, nhà cung cấp nước ngoài, hợp đồng và các chính sách nội bộ.

Kiểm soát tài chính nội bộ

Với doanh nghiệp nhỏ, rủi ro tài chính không chỉ đến từ việc hạch toán sai mà còn đến từ việc một người được trao quá nhiều quyền.

Nguyên tắc đơn giản là không nên để cùng một người vừa đề nghị thanh toán, lập lệnh, duyệt lệnh và tự đối soát sau khi tiền đã chuyển.

Doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Người lập lệnh ngân hàng và người duyệt lệnh có được tách riêng hay không.
• Thiết bị hoặc phương thức xác thực ngân hàng đang do ai giữ.
• Thẻ công ty, chữ ký số, tài khoản thanh toán và các cổng thanh toán đã được phân quyền rõ chưa.
• Các giao dịch lớn có hạn mức và bước phê duyệt trước khi chuyển tiền hay không.
• Tiền mặt và các khoản tạm ứng có được kiểm kê định kỳ.
• Sổ phụ ngân hàng có được đối chiếu với sổ kế toán bởi người độc lập với người thực hiện giao dịch.

Những thay đổi pháp lý 2025 đến 2026 cần cập nhật

Doanh nghiệp mới thành lập cũng cần lưu ý rằng nhiều quy định liên quan đến hoạt động vận hành đã thay đổi trong giai đoạn 2025 đến 2026.

Các nhóm cần rà lại gồm:

• Thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân.
• Thuế giá trị gia tăng và điều kiện thanh toán.
• Quản lý thuế và giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài.
• Hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần cập nhật các quy định mới tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
• Bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn.
• Bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Lao động và phòng cháy chữa cháy.

Tải checklist 84 hạng mục tuân thủ doanh nghiệp bằng Excel

Để dễ theo dõi các việc cần làm sau khi thành lập công ty, bạn có thể sử dụng file Excel gồm 84 hạng mục tuân thủ doanh nghiệp được chúng tôi tổng hợp theo từng nhóm công việc.

File bao gồm 4 sheet chính:

• Hướng dẫn: giải thích cách sử dụng và nguyên tắc ưu tiên khi rà soát.
• Checklist: tổng hợp các hạng mục về pháp lý, thuế, hóa đơn, lao động, BHXH, dữ liệu cá nhân, sở hữu trí tuệ và kiểm soát tài chính.
• Lịch trong năm: theo dõi các công việc cần kiểm tra theo tháng, quý và năm.
• Thay đổi 2025 đến 2026: tổng hợp những thay đổi pháp lý đáng chú ý có thể ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp.

Mỗi hạng mục có thêm mức độ rủi ro, hậu quả nếu bỏ qua, câu hỏi tự kiểm, tần suất rà soát, người phụ trách và trạng thái thực hiện. Nhờ đó, CEO có thể giao từng phần cho kế toán, nhân sự hoặc bộ phận liên quan thay vì phải tự theo dõi toàn bộ.

Cách sử dụng khá đơn giản:

• Lọc những hạng mục áp dụng với tình trạng thực tế của doanh nghiệp.
• Ưu tiên xử lý các nội dung có mức rủi ro cao.
• Giao rõ người chịu trách nhiệm cho từng đầu việc.
• Cập nhật trạng thái sau mỗi lần kiểm tra.
• Rà soát lại định kỳ khi doanh nghiệp có thêm nhân sự, sản phẩm, nhà cung cấp hoặc thay đổi mô hình hoạt động.

Tải checklist 84 hạng mục tuân thủ doanh nghiệp bằng Excel tại đây.

File được sử dụng như công cụ tự rà soát ban đầu, không thay thế tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán cho từng trường hợp cụ thể. 

Sau khi đã rà soát các nghĩa vụ cần tuân thủ, doanh nghiệp cũng nên chuẩn hóa cách vận hành để hạn chế tình trạng dữ liệu và công việc bị phân tán giữa nhiều file, nhiều bộ phận. SlimCRM là nền tảng quản trị tổng thể dành cho doanh nghiệp nhỏ, hỗ trợ quản lý khách hàng, bán hàng, công việc, nhân sự, tài chính và các hoạt động vận hành trên cùng một hệ thống. Nhờ đó, CEO có thể theo dõi tình hình doanh nghiệp rõ ràng hơn, phân công trách nhiệm và kiểm soát công việc ngay từ giai đoạn đầu.

Bạn có thể đăng ký trải nghiệm SlimCRM để bắt đầu xây dựng một hệ thống quản trị tập trung và dễ kiểm soát hơn.

Kết luận

Biết doanh nghiệp mới thành lập cần làm những gì không chỉ giúp hoàn tất các thủ tục ban đầu mà còn tạo nền tảng vận hành ổn định về thuế, nhân sự, dữ liệu và tài chính. Doanh nghiệp nên xây dựng lịch rà soát định kỳ và phân công rõ trách nhiệm ngay từ giai đoạn đầu.

Bạn có thể bắt đầu bằng file Excel 84 hạng mục ở trên để xác định những việc đã hoàn thành, những vấn đề còn thiếu và các nội dung cần ưu tiên xử lý.