Mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel là một file bảng tính được thiết kế sẵn để giúp cá nhân hoặc doanh nghiệp lên kế hoạch, theo dõi và quản lý tiến độ công việc hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá cách tạo mẫu kế hoạch công việc bằng Excel đơn giản cho các phòng ban theo tuần, tháng và năm trong công ty bạn nhé!
Lợi ích của mẫu kế hoạch công việc bằng excel
Mẫu kế hoạch công việc bằng Excel là một công cụ hữu ích giúp các cá nhân, nhóm, tổ chức lập kế hoạch và quản lý công việc hiệu quả. Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng mẫu kế hoạch công việc này:
Dễ sử dụng và linh hoạt: Excel là công cụ quen thuộc, dễ thao tác và cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng công việc hay phòng ban.
Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư phần mềm chuyên dụng, bạn vẫn có thể lập kế hoạch và theo dõi công việc hiệu quả chỉ với một file Excel.
Tổ chức công việc khoa học: Giúp sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, phân chia rõ ràng theo thời gian (ngày, tuần, tháng) và theo người phụ trách.
Theo dõi tiến độ hiệu quả: Dễ dàng cập nhật trạng thái công việc, từ đó quản lý được những việc đã hoàn thành, đang xử lý hoặc bị trễ hạn.
Hỗ trợ báo cáo nhanh chóng: Với các hàm tính toán và biểu đồ tích hợp, Excel giúp tạo báo cáo công việc nhanh, trực quan và chuyên nghiệp.
Dễ chia sẻ và cộng tác: File Excel có thể gửi qua email hoặc chia sẻ qua các nền tảng đám mây, phù hợp với làm việc nhóm.
Xem thêm: 11 cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả nhất!
Cách lập kế hoạch công việc trên excel
Trên thực tế, mỗi phòng ban sẽ có kế hoạch thực hiện công việc khác nhau. Dưới đây là cấu trúc chung cho biểu mẫu kế hoạch công việc bằng excel:
1. Chuẩn bị thông tin cần thiết
Trước khi bắt tay vào lập kế hoạch công việc, hãy chuẩn bị đầy đủ các thông tin cơ bản sau:
Mục tiêu: Xác định rõ bạn cần đạt được điều gì và thời gian hoàn thành là khi nào.
Nhiệm vụ: Liệt kê cụ thể những công việc cần làm để đạt mục tiêu đã đề ra.
Thời gian thực hiện: Ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc cho từng nhiệm vụ.
Nguồn lực: Xác định các nguồn lực cần thiết (nhân sự, thiết bị, ngân sách...) để triển khai công việc.
Người phụ trách: Chỉ định rõ ai là người chịu trách nhiệm chính cho từng đầu việc.
2. Tạo bảng kế hoạch công việc
Sau khi đã có đầy đủ thông tin, bạn có thể thiết lập bảng kế hoạch theo các cột cơ bản như sau: Mục tiêu, nhiệm vụ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, nguồn lực, người phụ trách. Mỗi hàng trong bảng sẽ tương ứng với một nhiệm vụ cụ thể. Tùy theo đặc thù công việc, bạn có thể bổ sung thêm các cột như: mức độ ưu tiên, trạng thái hoàn thành, ghi chú,…
Bạn có thể sử dụng các mẫu kế hoạch công việc của chúng tôi ở các phần tiếp theo hoặc tự tạo bảng kế hoạch của riêng mình.
3. Lập kế hoạch chi tiết
Sau khi đã tạo bảng kế hoạch, bạn cần lập kế hoạch chi tiết cho từng nhiệm vụ. Kế hoạch chi tiết nên bao gồm các thông tin sau:
- Các bước thực hiện: Hãy liệt kê các bước cần thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ.
- Thời gian ước tính: Hãy ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng bước.
- Nguồn lực cần thiết: Hãy xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện từng bước.
4. Theo dõi và đánh giá tiến độ
Sau khi đã lập kế hoạch, bạn cần theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện công việc của mình thường xuyên. Điều này giúp bạn kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn.
Bạn có thể sử dụng các công cụ theo dõi tiến độ có sẵn trong Excel để theo dõi tiến độ thực hiện công việc của mình.
Dưới đây là một số mẹo để lập kế hoạch công việc bằng Excel hiệu quả:
- Sử dụng các định dạng và màu sắc để làm cho bảng kế hoạch của bạn dễ nhìn và dễ hiểu hơn.
- Tạo các công thức để tự động tính toán thời gian và chi phí thực hiện công việc.
- Sử dụng các hàm để phân tích dữ liệu và đưa ra các kết luận về tiến độ thực hiện công việc.
Với các bước và mẹo trên, bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch công việc bằng Excel hiệu quả.
Mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel
Sau đây là các mẫu kế hoạch công việc bằng file excel cho từng vị trí phòng ban bạn có thể tham khảo:
Mẫu kế hoạch làm việc tuần excel của nhân viên kinh doanh
Kế hoạch làm việc tuần của nhân viên kinh doanh là một bản kế hoạch chi tiết về những công việc cần thực hiện trong tuần. Kế hoạch này giúp nhân viên kinh doanh có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và đạt được mục tiêu của mình.
Mẫu kế hoạch làm việc tuần excel của nhân viên kinh doanh này bao gồm các nội dung sau: Mục tiêu tuần, nhiệm vụ tuần, thời gian thực hiện, nguồn lực cần thiết.
1. Mẫu kế hoạch kinh doanh cho sales và dự báo doanh thu trong 3 năm
Mẫu kế hoạch công việc bằng excel của nhân viên Marketing
Mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel theo tháng này là một công cụ hữu ích giúp nhân viên Marketing lập kế hoạch và quản lý công việc hiệu quả. Mẫu kế hoạch này bao gồm các cột sau:
- Mục tiêu công việc trong tháng.
- Các chỉ tiêu đo lường hiệu quả công việc: số lượng lead, traffic website,...
- Kết quả đạt được theo từng tuần trong tháng.
- Tiến độ thực hiện.
- Nguyên nhân, giải pháp và đánh giá công việc.
Có thể bạn quan tâm:
Mẫu kế hoạch công việc bằng excel của nhân viên kế toán
Mẫu kế hoạch công việc Excel cho nhân viên kế toán bao gồm các phần như thông tin cá nhân, mục tiêu và ưu tiên công việc, lịch làm việc, dự án và nhiệm vụ kế toán, theo dõi tài chính, báo cáo và thống kê, ghi chú và ý kiến, cùng với các bước kiểm tra và đánh giá hiệu suất. Mẫu này giúp nhân viên kế toán tổ chức công việc, theo dõi tiến triển, và duy trì tính chính xác trong công việc hàng ngày.
Mẫu kế hoạch công việc bằng excel cho nhân viên Customer Success/Customer service
Đối với nhân viên Customer Success/customer services (chăm sóc khách hàng), mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel nhấn mạnh vào mục tiêu tăng cường tương tác và hỗ trợ khách hàng. Trong mẫu này, nhân viên có thể lập kế hoạch cho cuộc gọi tư vấn, định rõ thời gian để hỗ trợ khách hàng, và theo dõi phản hồi từ họ. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc của họ được tập trung vào việc duy trì mối quan hệ tích cực và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Mẫu excel lập kế hoạch công việc theo tuần
Mẫu kế hoạch công việc theo tuần là một công cụ hữu ích giúp bạn lên kế hoạch và quản lý công việc hiệu quả trong suốt tuần. Mẫu này bao gồm các thông tin sau:
- Ngày: Thứ trong tuần và ngày tháng.
- Giờ: Các khung giờ trong ngày (thường chia thành các khoảng 30 phút hoặc 1 giờ).
- Công việc: Mô tả chi tiết các công việc cần hoàn thành trong từng khung giờ.
- Ghi chú: Ghi chú bổ sung về các công việc, cuộc họp hoặc sự kiện quan trọng.
Tải mẫu lịch làm việc theo tuần excel tại đây!
Mẫu lập kế hoạch công việc năm
Mẫu lập kế hoạch công việc năm là một công cụ hữu ích giúp bạn theo dõi thời gian, lên kế hoạch công việc và quản lý cuộc sống một cách hiệu quả. File lịch này bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết như ngày, tháng, năm, ngày lễ, ngày nghỉ,... giúp bạn dễ dàng nắm bắt được lịch trình của mình.
Mẫu kế hoạch công việc hàng ngày bằng excel
Bạn có thể sử dụng mẫu excel kế hoạch công việc hàng ngày này để lên lịch công việc trong ngày đồng thời lập kế hoạch trước cho từng ngày. Chọn thời gian bắt đầu cho mỗi ngày cũng như ngày bắt đầu để xem mẫu kế hoạch triển khai công việc hàng tuần của bạn. Bạn cũng có thể điều chỉnh khoảng thời gian của từng nhiệm vụ, điều này cho phép bạn chia nhỏ mỗi giờ thành các nhiệm vụ tăng dần nếu cần.
Tải xuống mẫu kế hoạch công việc hằng ngày bằng excel tại đây.
Mẫu kế hoạch triển khai công việc cho nhân viên
Cuối cùng, mẫu kế hoạch triển khai công việc bằng excel này tập trung vào mục tiêu tăng cường hiệu suất và theo dõi tiến độ công việc hàng ngày. Nhân viên có thể ghi chép công việc hàng ngày, xác định ưu tiên công việc, và theo dõi tiến trình một cách dễ dàng. Điều này giúp họ duy trì sự tập trung và đảm bảo rằng mọi công việc được hoàn thành đúng hạn và đúng chất lượng.
Nhược điểm của mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel
Không thể phủ nhận rằng mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel mang lại nhiều lợi ích. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nổi bật đó, công cụ này cũng tồn tại một số hạn chế nhất định như sau:
1. Khó khăn trong việc quản lý dữ liệu
- Thiếu tính tự động hóa: Việc cập nhật dữ liệu thủ công thường xuyên tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.
- Khó khăn trong việc theo dõi tiến độ: Việc theo dõi tiến độ công việc và hoàn thành nhiệm vụ bằng Excel có thể trở nên lộn xộn và khó khăn khi số lượng dự án và nhiệm vụ tăng lên.
- Hạn chế trong việc phân tích dữ liệu: Excel cung cấp các tính năng phân tích dữ liệu cơ bản, nhưng không đủ để đáp ứng nhu cầu phân tích chuyên sâu và phức tạp.
2. Thiếu tính cộng tác
- Khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu: Việc chia sẻ dữ liệu giữa các thành viên trong nhóm có thể gặp nhiều trở ngại, dẫn đến thiếu đồng bộ và phối hợp hiệu quả.
- Hạn chế trong việc theo dõi thay đổi: Việc theo dõi thay đổi do các thành viên khác thực hiện trong bảng tính Excel có thể trở nên khó khăn và tốn thời gian.
- Thiếu tính bảo mật: Việc bảo mật dữ liệu trong bảng tính Excel có thể gặp rủi ro nếu không được quản lý cẩn thận.
3. Khả năng mở rộng hạn chế:
- Khó khăn trong việc quản lý nhiều dự án, công việc: Khi số lượng dự án và nhiệm vụ tăng lên, sử dụng mẫu kế hoạch công việc bằng excel có thể trở nên quá tải và khó khăn.
- Khó khăn trong việc thích ứng với thay đổi: Việc điều chỉnh kế hoạch công việc và cập nhật dữ liệu khi có thay đổi bất ngờ có thể tốn thời gian và phức tạp trong Excel.
- Thiếu tính linh hoạt: Excel không cung cấp khả năng tùy chỉnh cao để đáp ứng nhu cầu quản lý công việc đa dạng và phức tạp.
Lập kế hoạch công việc, dự án đơn giản với SlimCRM
Không thể phủ nhận lợi ích của các mẫu kế hoạch công việc bằng excel. Tuy nhiên, với công việc cần có sự phối hợp phòng ban và yêu cầu tính bảo mật chặt chẽ thì google sheet/excel khó thể nào đáp ứng được. Đó là lúc bạn nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý công việc online chuyên nghiệp như SlimCRM.
SlimCRM là một giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp nhỏ (SMB) được phát triển bởi Công ty Phần mềm Vinno. Phần mềm lập kế hoạch công việc SlimCRM cung cấp nhiều tính năng hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh của mình, trong đó có lập kế hoạch công việc, dự án.
Với SlimCRM, bạn có thể:
- Tạo checklist công việc theo ngày, tuần, tháng, năm
- Giao việc, theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực
- Comment, nhắc việc dễ dàng
- Upload, tải file công việc nhanh chóng, đảm bảo không thất thoát file
- Quản lý công việc bằng phương pháp Kanban/biểu đồ Gantt trực quan, đẹp mắt
- Tich hợp với các công cụ khác như Drive, Email,...giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình quản lý công việc.
Bạn cũng có thể kết hợp mẫu kế hoạch công việc bằng excel với SlimCRM để X2, thậm chí X3 hiệu suất quản lý công việc. Đừng ngần ngại, hãy trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý và lập kế hoạch công việc SlimCRM tại đây! Cuối cùng, hy vọng các mẫu kế hoạch công việc bằng excel ở trên hữu ích với công việc của bạn. Chúc bạn thành công!
