Trong môi trường kinh doanh đầy biến động và cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc nhận biết và xử lý các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến sự phát triển và thành công của doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng. Đây chính là lúc Ma trận Đánh giá Yếu tố Bên Ngoài (EFE) phát huy sức mạnh. Cùng tìm hiểu ma trận EFE là gì, các bước xây dựng, ví dụ và tải ngay mẫu excel ma trận EFE ngay sau đây bạn nhé!
Định nghĩa ma trận EFE
Ma trận EFE (External Factor Evaluation Matrix) - ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài là công cụ quản trị chiến lược giúp doanh nghiệp đánh giá và xếp thứ tự ưu tiên các cơ hội và thách thức đến từ bên ngoài.
Ma trận EFE xem xét đến những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và quá trình ra quyết định chiến lược của tổ chức như: diễn biến của thị trường, cạnh tranh trong ngành, thay đổi về luật pháp, tình hình kinh tế, tiến bộ công nghệ và sở thích của khách hàng.
Nguồn gốc của ma trận EFE
Ma trận EFE và ma trận IFE là hai công cụ chiến lược được giới thiệu bởi Fred R. David trong cuốn sách Quản trị Chiến lược của ông. Theo tác giả, cả hai công cụ này đều được sử dụng để tóm tắt thông tin thu thập được từ quá trình phân tích môi trường bên ngoài và bên trong của công ty. Sự kết hợp giữa ma trận IFE và EFE tạo nên ma trận nội ngoại IE, hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá và lựa chọn chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Tham khảo mô hình quản trị chiến lược theo Fred R. David tại đây!
Những nhân tố chính trong ma trận EFE
Các yếu tố then chốt bên ngoài (Key External Factors)
Khi sử dụng ma trận EFE, chúng ta sẽ xác định những cơ hội vàng và mối đe dọa tiềm ẩn từ bên ngoài đang ảnh hưởng đến công ty. Bằng cách phân tích môi trường ngoài (external audit) thông qua các công cụ như PESTLE, 5 lực lượng cạnh tranh của Porter hoặc Ma trận CPM, chúng ta có thể dễ dàng chỉ điểm những yếu tố then chốt này.
Trọng số (Weights)
Mỗi yếu tố sẽ được gán cho một số điểm thể hiện mức độ quan trọng, dao động từ 0.0 (ít quan trọng) đến 1.0 (rất quan trọng). Điểm số này cho biết yếu tố đó ảnh hưởng như thế nào đến thành công của công ty trong một ngành nghề cụ thể. Nếu tất cả các yếu tố đều được cho cùng một điểm, điều này sẽ không phản ánh thực tế, bởi vì thành công hiếm khi phụ thuộc vào một vài yếu tố. Tổng điểm của tất cả yếu tố phải bằng 1.0. Tránh "phóng đại" quá mức một yếu tố nào đó (gán điểm trên 0.30) vì thành công thường là kết quả của nhiều yếu tố phối hợp.
Điểm đánh giá (Rating)
Trong ma trận đánh giá bên ngoài (EFE), rating sẽ cho biết chiến lược hiện tại của công ty đang tận dụng cơ hội và chống lại thách thức như thế nào. Điểm số dao động từ 4 đến 1, với 4 là phản ứng tuyệt vời, 3 là trên trung bình, 2 là trung bình và 1 là kém. Đánh giá này cũng mang tính chủ quan. Ví dụ, nếu như các cơ hội chỉ được đánh giá 1 thì điều đó cho thấy chiến lược hiện tại chưa thật sự khai thác tốt lợi thế từ bên ngoài.
Tổng điểm có trọng số (Weighted Score)
Score là kết quả của trọng số (Weights) với điểm đánh giá (Ratings). Weighted Score đơn giản là tổng của tất cả điểm số có trọng số riêng lẻ. Công ty có thể nhận được tổng điểm tương tự từ 1 đến 4 trong cả hai ma trận (EFE và IFE). Tổng điểm 2.5 là điểm trung bình. Trong đánh giá bên ngoài, tổng điểm thấp cho biết rằng chiến lược của công ty không được thiết kế tốt để đáp ứng cơ hội và chống lại mối đe dọa. Trong đánh giá nội bộ, điểm số thấp cho biết rằng công ty yếu hơn so với đối thủ cạnh tranh.
5 bước xây dựng ma trận EFE
Dưới đây là 5 bước xây dựng ma trận EFE đơn giản bạn có thể tham khảo:
Bước 1: Xác định các yếu tố bên ngoài then chốt
- Liệt kê 10-20 yếu tố cơ hội và nguy cơ ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp.
- Tham khảo các công cụ phân tích môi trường như PESTLE, Ngũ lực cạnh tranh của Porter để xác định các yếu tố quan trọng.
Bước 2: Phân loại tầm quan trọng của các yếu tố
- Gán trọng số cho từng yếu tố từ 0,0 (không quan trọng) đến 1,0 (rất quan trọng).
- Tổng trọng số của tất cả các yếu tố phải bằng 1,0.
Bước 3: Đánh giá phản ứng của doanh nghiệp
- Đánh giá mức độ hiệu quả của chiến lược hiện tại trong việc đáp ứng các cơ hội và thách thức.
- Sử dụng thang điểm từ 1 (kém) đến 4 (tốt).
Bước 4: Tính điểm cho từng yếu tố
Nhân trọng số của mỗi yếu tố với điểm đánh giá để obtenir điểm cho từng yếu tố.
Bước 5: Phân tích tổng điểm và đưa ra kết luận
- Tính tổng điểm EFE bằng cách cộng điểm của tất cả các yếu tố. Điểm trung bình là 2.5
- Tổng điểm từ 2,5 đến 4,0 cho thấy doanh nghiệp đang tận dụng tốt các cơ hội và ứng phó hiệu quả với các thách thức.
- Tổng điểm dưới 2,5 cho thấy doanh nghiệp cần xem xét lại chiến lược để cải thiện khả năng cạnh tranh.
Tải mẫu excel xây dựng ma trận EFE tại đây!
Ví dụ về ma trận EFE của Coca-Cola
Ma trận Đánh giá Yếu tố Bên Ngoài (EFE) là công cụ hữu ích giúp Coca-Cola nhìn nhận môi trường kinh doanh và nắm bắt những cơ hội, thách thức đang diễn ra.
Cơ hội
- Nhiều nhãn hiệu khủng: Coca-Cola sở hữu hàng loạt nhãn hiệu mạnh mẽ, liên tục gặt hái thành công (Coca-cola, 7up, Thumbs Up, Sprite, Fanta, Schweppes, Nutriboost, Teppy, Splash,..)
- Khoảng trống giữa các đối thủ: Đây là cơ hội tuyệt vời để Coca-Cola gia tăng khoảng cách với các đối thủ cạnh tranh.
- Tiềm năng sản phẩm: Nhiều sản phẩm của Coca-Cola chưa được người dùng chú ý. Đây là cơ hội để quảng bá và vực dậy những sản phẩm này, giúp công ty ổn định doanh thu.
- Thị trường ngách: Coca-Cola có thể nhắm đến các thị trường đặc biệt, sáng tạo và cải thiện sản phẩm để thu hút phân khúc khách hàng mới.
- Đổi mới không ngừng: Cải tiến sản phẩm và quy trình là điều cần thiết để Coca-Cola duy trì sức hấp dẫn và hiệu quả hoạt động.
- Các dự án mới thu hút sự chú ý: Việc triển khai các dự án mới giúp Coca-Cola tiếp cận xu hướng hiện đại, gia tăng sự quan tâm của người tiêu dùng đến sản phẩm.
- Bao bì bắt mắt: Các thiết kế bao bì của Coca-Cola thường mang lại lợi nhuận cao, do đó cần tiếp tục cải tiến hình ảnh sản phẩm.
- Dòng sản phẩm vững chắc và đa dạng: Nhờ sở hữu nhiều sản phẩm chất lượng, Coca-Cola ít bị ảnh hưởng bởi các đối thủ mới ra mắt.
Thách thức
- Sự nổi lên của các sản phẩm thay thế: Xu hướng ưa chuộng đồ uống không gaz như nước trái cây, trà sữa... có thể ảnh hưởng đến sức cạnh tranh của Coca-Cola.
- Biến động kinh tế: Lạm phát và những thay đổi của thị trường toàn cầu có thể ảnh hưởng đến giá cả sản phẩm của Coca-Cola.
- Hình ảnh tiêu cực về sản phẩm: Một số cá nhân lan truyền thông tin không chính xác về mặt trái của sản phẩm, có thể làm giảm uy tín và doanh số của Coca-Cola.
- Các vụ kiện tụng: Kiện cáo có thể gây thiệt hại về tài chính, uy tín và ảnh hưởng đến doanh số của Coca-Cola.
- Xu hướng sống khỏe: Người tiêu dùng quan tâm đến sức khỏe có thể là một thách thức lớn, đòi hỏi Coca-Cola phải điều chỉnh sản phẩm phù hợp.
- Cạnh tranh khốc liệt, đặc biệt là Pepsi: Đối thủ chính của Coca-Cola là Pepsi, với các sản phẩm nước ngọt tương tự và đa dạng sản phẩm khác như nước trái cây, cà phê, sữa...
- Nguồn nước hạn chế: Biến đổi khí hậu có thể dẫn đến tình trạng thiếu nước, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và làm tăng chi phí của Coca-Cola.
Đối với Công ty Coca-Cola, tổng số điểm có trọng số là 3,5, tốt hơn mong đợi và ngụ ý rằng các quy trình của Công ty Coca-Cola là khả thi và đang tận dụng tối đa các cơ hội hiện có bên cạnh việc hạn chế các tác động bất lợi có thể xảy ra của các mối đe dọa bên ngoài.
Có thể bạn quan tâm:
1. BCP là gì? Hướng dẫn lập kế hoạch kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp
2. Chiến lược kinh doanh quốc tế là gì? Cách xây dựng kèm Case Study
Lợi ích của ma trận EFE
Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng Ma trận EFE:
Phân tích môi trường bên ngoài
Ma trận EFE giúp doanh nghiệp phân tích và đánh giá các yếu tố bên ngoài. Công cụ này hỗ trợ việc khám phá và hiểu rõ các xu hướng thị trường, diễn biến cạnh tranh, thay đổi quy định và các yếu tố bên ngoài khác ảnh hưởng đến thành công của tổ chức.
Ra quyết định chiến lược
Ma trận EFE hỗ trợ ra quyết định chiến lược bằng cách xếp hạng cơ hội và thách thức từ bên ngoài. Bằng cách đó, doanh nghiệp có thể chủ động tìm ra cơ hội để phát triển và chuẩn bị sẵn sàng đối phó với rủi ro.
Nâng cao năng lực cạnh tranh
Doanh nghiệp cần hiểu rõ môi trường bên ngoài để duy trì lợi thế cạnh tranh. Ma trận EFE xác định diễn biến cạnh tranh, xu hướng thị trường và sở thích của khách hàng, từ đó cho phép công ty điều chỉnh kế hoạch của mình.
Phân bổ tài nguyên
Ma trận EFE hỗ trợ phân bổ tài nguyên. Tổ chức có thể triển khai tài nguyên một cách có chiến lược thông qua việc xác định những tác động bên ngoài quan trọng. Những thông tin từ ma trận EFE giúp ưu tiên đầu tư, tập trung vào các lĩnh vực tăng trưởng, tối ưu hóa nguồn lực để tận dụng cơ hội và giảm thiểu rủi ro.
Phân tích tổng thể
Ma trận EFE hỗ trợ các phương pháp quản lý chiến lược khác như phân tích SWOT, 5 yếu tố cạnh tranh của Porter và đánh giá các yếu tố bên trong (IFE). Các tổ chức có được nhận thức toàn diện hơn về môi trường bên trong và bên ngoài của mình bằng cách kết hợp góc nhìn đa dạng, cho phép ra quyết định và xây dựng chiến lược tốt hơn.
Hạn chế của ma trận EFE là gì
- Tính chủ quan: Việc xác định các yếu tố, gán trọng số và đánh giá phản ứng của doanh nghiệp đều dựa trên đánh giá chủ quan của nhóm thực hiện. Điều này có thể dẫn đến kết quả không chính xác hoặc thiên vị.
- Đơn giản: Ma trận EFE chỉ đơn giản là một công cụ phân tích sơ bộ. Nó không thể cung cấp một bức tranh toàn diện về môi trường kinh doanh và không thể thay thế cho các phân tích chuyên sâu hơn.
- Tính biến đổi: Môi trường kinh doanh luôn thay đổi nhanh chóng. Do đó, ma trận EFE cần được cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính chính xác.
- Khó khăn trong việc xác định các yếu tố then chốt: Việc xác định các yếu tố then chốt có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp có thể gặp khó khăn, đặc biệt là đối với những người mới bắt đầu sử dụng ma trận EFE.
Tận dụng cơ hội, dự phòng rủi ro tốt hơn với SlimCRM
Thế giới kinh doanh đầy rẫy những cơ hội và rủi ro. Làm thế nào để bạn bắt kịp những cơ hội tiềm năng và hạn chế những rủi ro tiềm ẩn? SlimCRM chính là chìa khóa giúp bạn thực hiện điều đó. SlimCRM cung cấp giải pháp quản lý trọn vẹn các khía cạnh bên trong và bên ngoài doanh nghiệp: từ khách hàng (bên ngoài) đến bán hàng, quy trình công việc, tài chính (bên trong).
Với SlimCRM, bạn có thể:
- Quản lý toàn bộ thông tin khách hàng một cách tập trung, giúp bạn dễ dàng theo dõi và tiếp cận họ.
- Tự động hóa các quy trình bán hàng để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả.
- Phân tích dữ liệu khách hàng để hiểu rõ nhu cầu của họ và đưa ra chiến lược phù hợp.
Nắm bắt cơ hội
- Tăng tỷ lệ chuyển đổi: SlimCRM cung cấp công cụ theo dõi và quản lý hiệu quả các tương tác với khách hàng tiềm năng, giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào.
- Cá nhân hóa trải nghiệm: SlimCRM giúp bạn hiểu rõ nhu cầu và sở thích của từng khách hàng, từ đó mang đến trải nghiệm mua hàng được cá nhân hóa, nâng cao sự hài lòng và thúc đẩy tỷ lệ chuyển đổi.
- Tăng doanh thu: SlimCRM hỗ trợ các hoạt động bán hàng và marketing hiệu quả, giúp bạn gia tăng doanh thu và lợi nhuận.
Dự phòng rủi ro
- Quản lý rủi ro: SlimCRM giúp bạn xác định và theo dõi các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình bán hàng và chăm sóc khách hàng nhờ hệ thống lưu vết giao dịch từ A-Z, từ đó có biện pháp phòng ngừa hiệu quả.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: SlimCRM cung cấp công cụ để bạn theo dõi và giải quyết các khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, giúp giảm thiểu rủi ro mất khách hàng.
- Cam kết bảo mật dữ liệu khách hàng và dữ liệu nội bộ của bạn an toàn, giúp bạn tránh khỏi các rủi ro vi phạm dữ liệu.
Đăng ký dùng thử miễn phí để khám phá những lợi ích ưu việt của SlimCRM!
Ma trận EFE là một công cụ hữu ích để các công ty kiểm tra và ứng phó với các biến số bên ngoài ảnh hưởng đến sự tăng trưởng và khả năng cạnh tranh của họ. Bạn có thể tạo Ma trận EFE để đánh giá đầy đủ môi trường bên ngoài của công ty bạn bằng cách làm theo hướng dẫn từng bước được giải thích trong bài viết này. Đừng quên theo dõi SlimCRM để cập nhật những thông tin mới nhất về quản trị bạn nhé!
Nguồn tham khảo:
- Sridharan, M. (n.d.). External Factor Evaluation (EFE). Think Insights. Retrieved March 8, 2024, from https://thinkinsights.net/strategy/efe-analysis/
- (2017, November 9). YouTube: Home. Retrieved March 7, 2024, from https://bcbntg.tumblr.com/post/651236173026590720/group1
