Bạn đã bao giờ tham gia một dự án mà ban đầu mọi thứ rất suôn sẻ, nhưng càng về sau, dự án càng "phình to" ra so với kế hoạch ban đầu? Lúc này, khả năng cao là bạn đang gặp phải "Scope Creep" - kẻ thù thầm lặng khiến dự án chậm trễ, tốn kém và thậm chí thất bại.
Cùng tìm hiểu Scope Creep là gì và các bước quản lý Scope Creep hiệu quả trong bài viết sau bạn nhé!
Scope Creep là gì?
Scope Creep, hay mất kiểm soát phạm vi dự án, là hiện tượng phạm vi dự án (scope) không được kiểm soát chặt chẽ, dẫn đến việc xuất hiện các yêu cầu mới hoặc thay đổi so với kế hoạch ban đầu. Những yêu cầu mới này có thể đến từ khách hàng, bên liên quan hoặc thậm chí là cả chính nhóm dự án.
Chú ý: Trong quản lý dự án, "phạm vi" (scope) xác định những công việc cần thiết để hoàn thành dự án. Kiểm soát phạm vi là một phần trách nhiệm quan trọng của project manager, đặc biệt là khi dự án đang triển khai và vấn đề mất kiểm soát phạm vi hay trượt phạm vi (scope creep) bắt đầu xuất hiện.
Ví dụ: Bạn đang xây dựng một ngôi nhà. Phạm vi ban đầu chỉ bao gồm xây dựng phần thô. Tuy nhiên, sau khi thi công được một nửa, chủ nhà yêu cầu thêm sơn và lát sàn. Đây chính là scope creep những công việc này không có trong kế hoạch ban đầu.
Scope Creep dẫn đến những vấn đề gì?
Scope Creep không chỉ xảy ra trong các dự án xây dựng mà còn xuất hiện trong mọi lĩnh vực, từ phát triển phần mềm, tổ chức sự kiện đến thực hiện chiến dịch marketing. Nó dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như:
- Dự án bị chậm tiến độ: Việc bổ sung thêm các yêu cầu mới khiến thời gian hoàn thành dự án bị kéo dài, ảnh hưởng đến kế hoạch chung và gây thất vọng cho các bên liên quan.
- Vượt ngân sách: Chi phí cho các hạng mục bổ sung có thể vượt quá dự kiến ban đầu, dẫn đến tình trạng thiếu hụt ngân sách và buộc phải cắt giảm các hoạt động khác.
- Giảm sút chất lượng: Do tập trung vào các yêu cầu mới, chất lượng của các hạng mục ban đầu có thể bị ảnh hưởng, dẫn đến sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt được như mong muốn.
- Mâu thuẫn và căng thẳng: Scope Creep có thể dẫn đến mâu thuẫn giữa các bên liên quan, gây ảnh hưởng đến tinh thần và hiệu quả làm việc của nhóm.
Làm sao để quản lý phạm vi dự án?
Trong dự án, thay đổi là điều khó tránh khỏi. Vấn đề là làm sao để kiểm soát những thay đổi này để không ảnh hưởng đến tiến độ dự án và ngân sách. Quản lý phạm vi dự án giúp bạn làm điều đó.
Các bước để quản lý phạm vi dự án:
- Theo dõi sát sao tình hình dự án và phạm vi ban đầu: Điều này giống như việc bạn liên tục kiểm tra bản đồ khi đi đường, đảm bảo dự án vẫn đi đúng hướng theo kế hoạch.
- So sánh tiến độ thực tế với phạm vi ban đầu: Sử dụng các phân tích so sánh để xem dự án hiện tại đang lệch so với kế hoạch ban đầu như thế nào.
- Xác định nguyên nhân và mức độ thay đổi: Tìm hiểu tại sao có thay đổi và mức độ ảnh hưởng của chúng đến dự án.
- Quyết định về các yêu cầu thay đổi: Liệu cần điều chỉnh lại cách thực hiện (hành động khắc phục) hoặc cần thay đổi cả kế hoạch dự án (hành động phòng ngừa)?
- Quản lý tất cả các yêu cầu thay đổi: Liệt kê và theo dõi tất cả các đề xuất thay đổi, dù là để khắc phục hay phòng ngừa các vấn đề.
- Cập nhật tài liệu dự án nếu cần thiết: Nếu các thay đổi được chấp thuận và ảnh hưởng đến tổng thể dự án, cần cập nhật lại các tài liệu quan trọng như bản mô tả phạm vi dự án, sơ đồ phân rã công việc (WBS) và dự toán chi phí. Nói cách khác, tất cả các thay đổi cần được xử lý, ghi nhận và thông báo cho những người liên quan.
Như vậy, quản lý phạm vi dự án giúp bạn kiểm soát những thay đổi một cách có trật tự, đảm bảo mọi thứ được ghi nhận đầy đủ và truyền đạt thông tin kịp thời để dự án diễn ra suôn sẻ, hạn chế tối đa tình trạng scope creep.
Tải ngay: 16 mẫu excel quản lý dự án chuẩn quốc tế
Ví dụ về Scope Creep trên thực tế
Đây là một ví dụ nổi tiếng về trượt phạm vi dự án ngoài đời thực. Sân bay Quốc tế Denver (DIA) đã cố gắng xây dựng hệ thống xử lý hành lý hoàn toàn tự động. Dự án này gặp phải tình trạng mất kiểm soát phạm vi dự án nghiêm trọng với hơn 2.000 thay đổi thiết kế. Một phần nguyên nhân là do việc không lôi kéo các bên liên quan tham gia giai đoạn lập kế hoạch và bỏ qua những vấn đề cơ bản của dự án. Hệ quả là dự án hoàn thành trễ 16 tháng và vượt ngân sách hơn 250%.
Mặc dù nỗ lực tự động hóa xử lý hành lý của DIA cuối cùng thất bại, nhưng đây vẫn là bài học quý giá cho các nhà quản lý dự án.
Những bài học rút ra:
- Giao tiếp với tất cả các bên liên quan ngay từ giai đoạn đầu.
- Lắng nghe cảnh báo của chuyên gia về những rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến tiến độ và ngân sách.
- Chia nhỏ dự án thành các cột mốc (milestone) với mục tiêu có thể đạt được.
Đọc thêm: Quy trình quản lý rủi ro dự án cho Project Manager
Quản lý Scope Creep với SlimCRM
Mất kiểm soát phạm vi dự án (scope creep) là cơn ác mộng của mọi quản lý dự án. Nếu không được kiểm soát, scope creep có thể dẫn đến dự án vượt ngân sách, trễ deadline và cần thêm rất nhiều nhân lực. Đây là vấn đề cần được quan tâm vì nó âm thầm phá hoại thành công, biến một dự án được lên kế hoạch rõ ràng ban đầu thành một mớ bòng bong khó quản lý.
SlimCRM là công cụ giúp bạn quản lý dự án hiệu quả và tránh được tình trạng mất kiểm soát phạm vi. Dưới đây là một số tính năng của SlimCRM giúp bạn làm được điều đó:
- Theo dõi tiến độ dự án: SlimCRM cho phép bạn tạo lịch trình dự án chi tiết với các nhiệm vụ, mốc thời hạn và người phụ trách cụ thể. Nhờ vậy, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ dự án và phát hiện sớm những dấu hiệu của trượt phạm vi.
- Quản lý thay đổi: Mọi thay đổi đều cần được phê duyệt bởi các bên liên quan trước khi được thực hiện. SlimCRM cung cấp quy trình phê duyệt, trình ký thay đổi rõ ràng, giúp bạn kiểm soát chặt chẽ các thay đổi trong phạm vi dự án.
- Giao tiếp hiệu quả: SlimCRM giúp bạn giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan trong dự án. Bạn có thể chia sẻ thông tin dự án, giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và thảo luận về các vấn đề một cách dễ dàng.
- Báo cáo chi tiết: phần mềm cung cấp các báo cáo chi tiết về tiến độ dự án, ngân sách và hiệu quả hoạt động của nhóm. Nhờ đó, bạn có thể đánh giá hiệu quả dự án và đưa ra quyết định điều chỉnh phù hợp.
Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý dự án SlimCRM tại đây!
Tóm lại, Scope Creep là kẻ thù thầm lặng tiềm ẩn rủi ro to lớn cho dự án. Để tránh được những hậu quả tiêu cực này, bạn cần phải có biện pháp phòng ngừa và kiểm soát phạm vi dự án một cách hiệu quả. Hãy luôn ghi nhớ rằng, "Phòng bệnh hơn chữa bệnh", hãy chủ động kiểm soát phạm vi dự án ngay từ đầu để đảm bảo dự án thành công và đạt được mục tiêu đề ra
