Tổ chức có mẫu chính sách nhân sự tốt thường có khả năng thu hút, đào tạo và giữ chân nhân viên tài năng, tăng cường hiệu suất làm việc và xây dựng một môi trường làm việc tích cực. Điều này đóng góp vào sự thành công và phát triển bền vững của tổ chức trong thời gian dài. Trong bài viết này, SlimCRM sẽ cung cấp cho bạn các mẫu chính sách nhân sự hiệu quả và miễn phí cho doanh nghiệp.
Chính sách nhân sự là gì?
Chính sách nhân sự là tập hợp các nguyên tắc, quy định và hướng dẫn mà một tổ chức xác định và áp dụng để quản lý, phát triển và duy trì lực lượng lao động của mình.
Chính sách nhân sự nhằm định hình các quyền lợi, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên. Ngoài ra, đây là tài liệu nhằm cung cấp hướng dẫn về tiến trình tuyển dụng và tuyển chọn, quy trình đào tạo và phát triển nhân viên, cơ chế đánh giá hiệu suất, các chế độ phúc lợi và tiền lương. Mẫu chính sách nhân sự của mỗi doanh nghiệp cùng cần nêu rõ các quy định về việc giải quyết mâu thuẫn lao động và các quyền khác liên quan đến nhân sự.
Có thể bạn quan tâm:
1. Mẫu file Excel quản lý nhân sự dễ sử dụng nhất 2024
Lợi ích của chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và đáng tin cậy. Nó định hình các quy tắc và quy định rõ ràng về nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên, giúp họ hiểu rõ công việc và đạt được hiệu suất cao hơn.
Chính sách nhân sự định rõ quy trình tuyển dụng và tuyển chọn, giúp tổ chức thu hút và tuyển dụng nhân viên có năng lực và phù hợp. Nó cũng cung cấp các chế độ phúc lợi và cơ hội phát triển để giữ chân nhân viên tài năng và đáng giá.
Tiếp theo, chính sách nhân sự định rõ quy trình đào tạo và phát triển nhân viên, giúp cung cấp các khóa học, chương trình đào tạo và cơ hội học tập để nâng cao năng lực và kỹ năng của nhân viên. Điều này không chỉ tăng cường hiệu suất làm việc mà còn tạo ra một môi trường phát triển và thúc đẩy sự tiến bộ của nhân viên.
Một lợi ích khác của mẫu chính sách nhân sự là đảm bảo các quyền và lợi ích của nhân viên được bảo vệ và đối xử công bằng. Nó cung cấp cơ chế để giải quyết mâu thuẫn lao động và đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quyết định liên quan đến nhân sự.
Sau cùng, mẫu chính sách nhân sự giúp xây dựng lòng trung thành và sự cam kết của nhân viên đối với tổ chức. Khi nhân viên cảm thấy được đối xử tốt, có cơ hội phát triển và nhận được đúng công nhận và phúc lợi, họ thường sẵn lòng đóng góp và duy trì một tinh thần làm việc tích cực hơn.
Nội dung cần thiết trong chính sách nhân sự
Trước khi xem qua các mẫu xây dựng chính sách nhân sự, cùng SlimCRM điểm qua các nội dung quan trọng trong mẫu chính sách nhân sự nhé!
Tùy theo tổ chức và ngành nghề mà các nội dung cần thiết trong chính sách nhân sự có thể khác nhau. Dưới đây là một số nội dung chính thường được bao gồm trong chính sách nhân sự:
Chính sách tuyển dụng
Trong quá trình tuyển dụng, công ty cần thiết lập và tùy chỉnh nhiều chính sách khác nhau như:
Chính sách tuyển chọn: Đây là chính sách hướng dẫn việc chọn lựa và tiêu chí cho từng vị trí trong doanh nghiệp khi có nhu cầu tuyển dụng. Trong giai đoạn đăng tin tuyển dụng, cần thực hiện phân tích ngành nghề, viết mô tả công việc, thông báo tuyển dụng, truyền thông và thu thập hồ sơ ứng viên. Quá trình tuyển chọn bao gồm phỏng vấn, phân tích và đánh giá ứng viên, sau đó đưa ra quyết định cuối cùng.
Các chính sách hướng dẫn nhân viên mới: Đây là các chính sách được áp dụng trong quá trình tiếp nhận nhân viên mới, bao gồm các tiêu chí về nhân cách, văn hóa và triết lý cho những ứng viên được tuyển dụng vào công ty. Nhân viên mới cần được thông tin về các bộ phận trong công ty, vị trí của họ trong tổ chức lớn, và làm việc của họ ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu chung của công ty.
Chính sách thử việc: Đây là các chính sách đề ra tiêu chí đánh giá nhân viên trong giai đoạn đầu làm việc tại công ty mới, để xem liệu họ có đáp ứng được yêu cầu công việc hay không.
Chính sách tạm thời thay thế: Trong trường hợp có thiếu hụt nhân sự vào thời điểm không thuận lợi để tuyển dụng, công ty cần đưa ra một số giải pháp hoặc phương thức khác nhau để tìm nguồn nhân lực thay thế tạm thời cho vị trí cụ thể trong khoảng thời gian đủ dài để công ty có thể thực hiện một chiến dịch tuyển dụng đầy đủ như kế hoạch.
Chính sách đào tạo
Chính sách đào tạo nhân sự toàn diện là một chính sách được thiết kế để đảm bảo việc phát triển nhân viên trong giai đoạn ban đầu và nâng cao khả năng của các thành viên chính. Chính sách này gồm:
Dự trù tài chính: Công ty cần đảm bảo rằng có đủ nguồn lực tài chính để chi trả cho các buổi đào tạo đề xuất từ phòng nhân sự. Nếu không đủ, phải xem xét cách cắt giảm các buổi đào tạo không cần thiết hoặc điều chỉnh một số yếu tố để giảm chi phí.
Sức chứa: Công ty cần kiểm soát số lượng nhân viên tham gia đào tạo. Nếu có quá nhiều nhân viên, có thể không hiệu quả. Nếu số lượng quá ít, công ty có thể tổ chức các buổi đào tạo chung để tiết kiệm chi phí. Điều này không áp dụng cho hình thức đào tạo trực tuyến.
Hình thức đào tạo: Cần xác định từ đầu các hình thức đào tạo phù hợp với mục tiêu và đối tượng. Các hình thức có thể bao gồm lớp học trực tiếp, đào tạo trực tuyến hoặc tổ chức hội thảo. Đối với nhân viên mới, việc sử dụng hình thức đào tạo trực tuyến với bộ video được chuẩn bị trước về các vấn đề chung như văn hóa doanh nghiệp, lịch sử công ty, kỹ năng bán hàng, kỹ năng đàm phán và thuyết phục là phù hợp. Còn đối với huấn luyện chuyên môn và nâng cao năng lực của nhân viên cốt lõi, nên tổ chức lớp học trực tiếp với sự tham gia của giảng viên hoặc tổ chức các buổi thảo luận.
Lên kế hoạch cho buổi đào tạo: Cần có một lịch trình cụ thể cho các buổi đào tạo và quy trình này có thể được áp dụng trong một khoảng thời gian dài. Lịch trình phù hợp với việc huấn luyện nhân viên mới, còn việc đào tạo nhân viên cốt lõi cần được lên kế hoạch trước một tuần với một chương trình chi tiết cho người tham dự.
Đánh giá kết quả đào tạo: Để hoàn thiện chính sách này, công ty cần thiết lập các tiêu chí cuối cùng để đánh giá kết quả đào tạo của nhân viên. Khi nhân viên hoàn thành quy trình, công ty nên có phương pháp để kiểm tra chất lượng và đánh giá nhân viên để xác định xem họ đã hoàn thành thành công hay cần đào tạo bổ sung.
Chính sách đãi ngộ nhân viên
Chính sách này đảm bảo quyền lợi và chế độ phúc lợi cho nhân viên thông qua các thỏa thuận và hợp đồng giữa họ và người lãnh đạo:
Hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là một thỏa thuận hợp pháp đặc biệt giữa chủ sở hữu và người lao động, có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp. Hợp đồng lao động cần bao gồm các yếu tố sau:
- Mã số lưu trữ: Sử dụng mã số hồ sơ để thuận tiện trong việc quản lý.
- Thông tin đầy đủ: Bao gồm thông tin cá nhân của nhân viên, thông tin công ty, vị trí công việc, nhiệm vụ, quy tắc nội bộ cần tuân thủ, các phụ lục, các quyền lợi như BHXH, lương, thưởng, chế độ đãi ngộ, thời hạn hợp đồng, v.v.
Hợp đồng là một công cụ pháp lý quan trọng để giải quyết mọi tranh chấp giữa hai bên. Khi có vi phạm xảy ra, hợp đồng sẽ được áp dụng để xử lý. Trước khi ký kết, ứng viên cần suy nghĩ kỹ, và doanh nghiệp cũng cần xem xét kỹ lưỡng trước khi đưa ra đề nghị.
Chính sách lương, thưởng
Chính sách lương tốt không chỉ đảm bảo đời sống của nhân viên mà còn đảm bảo tài chính cho doanh nghiệp. Chính sách lương cần bao gồm các điểm sau:
- Tần suất trả lương (theo tuần, hai tuần, tháng...)
- Phúc lợi cho nhân viên (bảo hiểm, trợ cấp...)
- Cách thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản)
Chính sách cũng nên cung cấp các câu hỏi thường gặp cho nhân viên và địa điểm để họ có thể truy cập và tìm hiểu về quyền lợi của mình.
Chính sách về số ngày nghỉ lễ và nghỉ phép
Đây là một trong những chính sách mà ứng viên quan tâm. Thực tế cho thấy, các công ty linh hoạt hơn sẽ thu hút sự chú ý. Mặc dù chỉ một số doanh nghiệp tư nhân hoặc nhỏ mới có chính sách nghỉ phép linh hoạt, về nghỉ lễ thì phần lớn đều có cách tiếp cận tương tự.
Chính sách du lịch và nghỉ của công ty
Chính sách này không bắt buộc, nhưng nó sẽ tạo sự hấp dẫn đặc biệt cho doanh nghiệp khi nhân viên có cơ hội thưởng thức những kỳ nghỉ thường xuyên và đa dạng. Chính sách này phụ thuộc vào tình hình kinh doanh, văn hóa và tư duy lãnh đạo của doanh nghiệp. Thông thường, một năm nên có ít nhất một chuyến du lịch, một hoạt động team building - điều này áp dụng trong hầu hết các doanh nghiệp.
Chính sách về nghỉ hưu
Theo luật pháp Việt Nam, Quốc hội đã đề xuất tăng độ tuổi nghỉ hưu lên 62 đối với nam và 60 đối với nữ. Tuy nhiên, tại thời điểm này, quy định hiện hành là nam công nhân viên nghỉ hưu ở tuổi 60 và nữ công nhân viên nghỉ hưu ở tuổi 55. Các công ty có chính sách hỗ trợ nghỉ hưu tốt, như bảo hiểm hỗ trợ, phần thưởng cổ phần, bằng khen, chứng nhận hoặc các khoản thưởng nhỏ, được coi là tạo động lực tích cực cho nhân viên nghỉ hưu để cống hiến hết mình cho doanh nghiệp.
Chính sách nghỉ việc cho nhân viên
Chính sách liên quan đến việc nghỉ việc và xử lý các trường hợp tương ứng được diễn giải trong đây. Công ty sẽ quyết định liệu nhân viên có được phép nghỉ hay không và có áp dụng các biện pháp kỷ luật hoặc phần thưởng gì liên quan đến việc này hay không. Chính sách này sẽ giải đáp những câu hỏi sau:
Nghỉ do lý do gia đình: Công ty thường có chính sách cho phép nhân viên xin nghỉ vào thời điểm này. Số ngày nghỉ được quy định tùy ý bởi công ty, nhưng thường giới hạn là 3 ngày. Nếu muốn nghỉ thêm, nhân viên cần xin phép từ cấp trên.
Nghỉ thai sản: Chính sách này phải tuân thủ theo quy định của Nhà nước. Hiện nay, chính sách nghỉ thai sản đã được cải thiện đáng kể, khi không chỉ vợ mà chồng cũng được nghỉ để chăm sóc vợ. Một số doanh nghiệp có thể tăng số ngày nghỉ thai sản và xem đó như một quyền lợi đặc biệt khi nhân viên cam kết đóng góp cho công ty của họ.
Nghỉ ốm: Khi nhân viên bị ốm, họ cần thời gian để phục hồi. Thông thường, công ty sẽ có người đến thăm nhân viên bị ốm. Thời gian nghỉ ốm thường là 3 ngày, nếu sau 3 ngày công ty không nhận được thông tin gì về nhân viên đó, công ty nên tự động gửi đại diện đến nhà để kiểm tra tình hình.
Kết thúc hợp đồng làm việc: Trường hợp này có thể hiểu theo hai cách là nhân viên tự quyết định nghỉ việc hoặc bị buộc nghỉ việc. Nghỉ việc có nhiều nguyên nhân, có thể do nhân viên hoặc doanh nghiệp. Nếu là từ phía nhân viên, nhiều công ty yêu cầu nhân viên thông báo trước ít nhất 1 tháng. Nếu là từ phía công ty, khi nhận thấy nhân viên không đạt được năng lực yêu cầu, vi phạm quy tắc hoặc kỷ luật,... công ty sẽ phải chấm dứt hợp tác và quyết định này thường có hiệu lực trong vòng 24 giờ.
Chính sách khác
Chính sách đánh giá nhân viên
Đánh giá tiến bộ là quá trình đánh giá sự phát triển của một nhân viên trong công ty, xem nhân viên đã thay đổi như thế nào kể từ khi gia nhập công ty, liệu thay đổi đó có tích cực hay tiêu cực, và liệu họ đã vượt qua các đồng nghiệp hay cần thúc đẩy việc học tập và nâng cao năng lực hơn. Tất cả các câu hỏi này cần được trả lời trong chính sách đánh giá của công ty.
Chính sách giải quyết xung đột
Đây là một chính sách phức tạp và phụ thuộc vào tình huống cụ thể trong công ty để quyết định một quy trình chung cho các trường hợp. Tuy nhiên, việc có các quy định và biện pháp để giải quyết xung đột là cần thiết vì chúng sẽ giảm thiểu rủi ro. Một chính sách giải quyết xung đột nên bao gồm:
- Quy trình tiếp nhận phản ánh: Công ty cần dành thời gian lắng nghe ý kiến của nhân viên một cách có trật tự và văn minh để tránh các cuộc tranh cãi không cần thiết. Ở bước này, có thể có một người cố vấn nắm vững luật pháp của công ty và có kinh nghiệm trong việc xem xét các vấn đề.
- Đánh giá cá nhân: Công ty có thể dành thời gian để ngồi cùng từng cá nhân hoặc bên liên quan để hiểu quan điểm của họ và đề xuất các giải pháp.
- Quy định hòa giải: Đây là quy định nhằm mục đích tìm ra một giải pháp mà cả hai bên đều hài lòng. Khi đóng vai trò người phán xử, cần giữ tinh thần hòa bình và đưa ra quyết định mang tính minh bạch và công bằng để thỏa mãn cả hai bên.
- Phân xử nghiêm minh: Nếu không thể đạt được thỏa thuận, người quản lý nên phân xử một cách công bằng và có lý để đưa ra các quyết định khách quan nhất.
Các phần thưởng và sự kiện trong công ty
Chính sách này tùy thuộc vào cách lãnh đạo trong công ty quản lý thời gian nghỉ, giá trị cốt lõi mà công ty hướng đến và nguồn lực tài chính dành cho phần thưởng và tổ chức sự kiện.
- Phần thưởng: Công ty cần chuẩn bị tài chính, quy trình đánh giá nhân sự, quyết định trao thưởng, tổ chức, công bố và trực tiếp trao thưởng cho cá nhân hoặc nhóm xuất sắc.
- Sự kiện: Có thể là sự kiện hội nghị hàng năm, tiệc sinh nhật cho nhân viên cùng tháng, hoạt động team-building ngoài trời hoặc du lịch. Tần suất và quy mô của các sự kiện phụ thuộc vào tình hình kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp và tầm nhìn của lãnh đạo.
Đọc thêm:
Tổng hợp mẫu chính sách nhân sự cho doanh nghiệp
Dưới đây là tổng hợp mẫu chính sách nhân sự cho doanh nghiệp được SlimCRM tổng hợp.
Mẫu kế hoạch tuyển dụng
Bộ tài liệu mẫu kế hoạch tuyển dụng bao gồm:
- Mẫu chiến lược nhân sự
- Mẫu checklist tuyển dụng nhân sự
- Mẫu kế hoạch tuyển dụng chi tiết, đơn giản
- Bảng đo lường hiệu quả tuyển dụng
Mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới
Bộ tài liệu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới này bao gồm:
- Mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên mới
- Mẫu kế hoạch phát triển nhân sự
- Lộ trình đào tạo thực tập sinh Marketing
- Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo
- Bộ tài liệu đào tạo Sales B2B
- Mẫu đánh giá nhu cầu đào tạo
Mẫu quy chế lương thưởng cho nhân viên
Bộ mẫu quy chế lương thưởng gồm các tài liệu:
- Quy chế lương thưởng mẫu
- Mẫu quy chế tiền lương thưởng, phụ cấp
- Mẫu bảng chấm công
- Mẫu xây dựng chính sách thưởng và hoa hồng cho nhân viên sales
Mẫu quyết định nghỉ việc cho nhân viên
Mẫu quyết định nghỉ việc cho nhân viên bao gồm:
- Mẫu quyết định nghỉ việc không hưởng lương
- Mẫu quyết định nghỉ việc hưởng chế độ thai sản
- Mẫu quyết định nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí
- Mẫu quyết định nghỉ việc hưởng bảo hiểm thất nghiệp
- Mẫu quyết định thôi việc
- Mẫu quyết định nghỉ việc tạm thời
Tải trọn bộ tài liệu mẫu chính sách nhân sự tại đây!
SimCRM - giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả
SlimCRM là một giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả. Được phát triển với mục tiêu mở rộng chức năng của CRM, SlimCRM hướng tới đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, phần mềm này cung cấp nhiều tính năng ưu việt.
SlimCRM mang đến một loạt tính năng quản lý nhân sự đáng tin cậy, bao gồm:
- Hồ sơ nhân viên: Tích hợp hệ thống lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân, công việc, đào tạo của nhân viên một cách chi tiết.
- Quản lý tuyển dụng: Tự động quản lý toàn bộ quá trình tuyển dụng, từ việc đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn cho đến ký hợp đồng.
- Đào tạo và phát triển: Tạo lịch đào tạo, quản lý chương trình đào tạo và theo dõi kết quả đào tạo của nhân viên theo mô hình ASK.
- Quản lý lương thưởng: Tính toán và thanh toán lương thưởng chính xác và đúng thời hạn.
- Chấm công tự động: Tự động ghi nhận chấm công cho nhân viên, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Quản lý kỷ luật: Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các vi phạm và kỷ luật của nhân viên.
- Quản lý thông tin nhân sự: Tổ chức và quản lý thông tin khác về nhân viên, bao gồm thông tin bảo hiểm và thông tin ngân hàng. SlimCRM cũng cung cấp báo cáo tự động và công cụ phân tích để đánh giá hiệu suất nhân sự và hỗ trợ quyết định chiến lược.
Hãy trải nghiệm SlimCRM để có cái nhìn chính xác về giải pháp quản lý nhân sự này!
Trên đây là bài viết tổng hợp mẫu chính sách nhân sự miễn phí cho doanh nghiệp 2024. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp các mẫu tài liệu phù hợp với nhu cầu của bạn. Đừng quên ủng hộ đội ngũ SlimCRM bằng cách theo dõi và chia sẻ các bài viết hữu ích khác nhé!
