Thành công của dự án không chỉ phụ thuộc vào kế hoạch hoàn hảo hay nỗ lực phi thường, mà còn nằm ở khả năng dự đoán và hóa giải những "con sóng ngầm" mang tên rủi ro. Quản lý rủi ro dự án chính là chìa khóa giúp bạn điều hướng con thuyền dự án vượt qua mọi thử thách, cập bến thành công một cách hiệu quả và an toàn.
Vậy quản lý rủi ro dự án bao gồm những gì? Quy trình quản lý rủi ro ra sao? Hãy cùng tìm hiểu ngay với SlimCRM bạn nhé!
Quản lý rủi ro dự án là gì?
Quản lý rủi ro dự án là quá trình xác định, phân tích và xử lý các rủi ro tiềm ẩn có thể phát sinh trong suốt vòng đời của dự án nhằm đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu. Quản lý rủi ro không chỉ mang tính phản ứng mà còn là một phần của quá trình lập kế hoạch dự án, giúp dự đoán các rủi ro tiềm ẩn và xây dựng phương án kiểm soát nếu chúng xảy ra.
Rủi ro dự án là gì?
Rủi ro là bất kỳ yếu tố nào có khả năng ảnh hưởng đến tiến độ, hiệu suất hoặc ngân sách của dự án. Rủi ro chỉ là những điều tiềm ẩn, nhưng trong bối cảnh quản lý dự án, nếu chúng trở thành hiện thực thì sẽ được phân loại thành "vấn đề" và cần được giải quyết bằng một kế hoạch ứng phó rủi ro. Do đó, quản lý rủi ro là quy trình xác định, phân loại, ưu tiên và lập kế hoạch cho các rủi ro trước khi chúng trở thành vấn đề.
Cách thức quản lý rủi ro dự án có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hình dự án. Đối với các dự án lớn, chiến lược quản lý rủi ro có thể bao gồm lập kế hoạch chi tiết cho từng rủi ro để đảm bảo các phương án giảm thiểu rủi ro được triển khai khi "vấn đề dự án" phát sinh. Đối với các dự án nhỏ hơn, quản lý rủi ro có thể đơn giản chỉ là một danh sách được ưu tiên theo mức độ rủi ro: cao, trung bình và thấp.
Cách thức quản lý rủi ro dự án
Để bắt đầu quản trị rủi ro dự án hiệu quả, điều cốt yếu là xác định rõ ràng và chính xác mục tiêu dự án cần đạt được. Nói cách khác, hãy xây dựng một bản điều lệ dự án (project charter) chi tiết bao gồm tầm nhìn, mục tiêu, phạm vi và các sản phẩm bàn giao của dự án (deliverables). Bằng cách này, rủi ro có thể được xác định ở mọi giai đoạn. Sau đó, bạn cần lôi kéo sự tham gia của nhóm ngay từ đầu để cùng nhau nhận diện tất cả các rủi ro tiềm ẩn.
Đừng ngại mở rộng quá trình xác định và ưu tiên rủi ro ra ngoài phạm vi nhóm dự án. Nhiều project manager chỉ đơn giản là gửi email thông báo cho team và yêu cầu liệt kê những điều có thể phát sinh/sai sót trong dự án. Nhưng để có một bức tranh tổng thể hơn về rủi ro, bạn nên tổ chức một buổi họp với sự tham gia của toàn bộ nhóm dự án, đại diện từ khách hàng và nhà cung cấp để cùng nhau xác định rủi ro.
Đối với mỗi rủi ro được xác định, hãy ghi lại chúng vào một bảng hoặc sử dụng mẫu theo dõi rủi ro để giúp bạn ưu tiên mức độ nghiêm trọng. Sau đó, xây dựng một kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm các tác động tích cực và tiêu cực của dự án, cùng với các hành động để ứng phó với chúng. Cuối cùng, bạn cần thiết lập các cuộc họp thường xuyên để giám sát rủi ro trong suốt quá trình thực hiện dự án. Nhớ rằng, minh bạch là yếu tố then chốt.
Tải mẫu excel quản lý rủi ro dự án và mẫu ma trận quản lý rủi ro tại đây!
6 bước quy trình quản lý rủi ro dự án
Làm thế nào để xử lý một thứ dường như khó nắm bắt như quản lý rủi ro dự án? Câu trả lời là xây dựng một kế hoạch quản lý rủi ro. Tất cả phụ thuộc vào quy trình thực hiện. Biến bất lợi thành lợi thế bằng cách thực hiện theo 6 bước sau:
1. Xác định rủi ro dự án
Bạn không thể giải quyết rủi ro nếu bạn không biết nó là gì. Có nhiều cách để xác định rủi ro. Trong bước này, bạn cần thu thập dữ liệu và ghi lại chúng trong sổ đăng ký rủi ro.
- Brainstorming với nhóm, đồng nghiệp hoặc các bên liên quan. Chọn những cá nhân có kinh nghiệm liên quan và phỏng vấn họ để thu thập thông tin cần thiết.
- Liệt kê tất cả những điều có thể sai sót trong dự án. Tham khảo dữ liệu lịch sử của các dự án trước đó.
- Sử dụng quy trình phân tích cấu trúc rủi ro (Risk Breakdown Structure - RBS) để phân biệt giữa rủi ro và những yếu tố không phải rủi ro.
2. Phân tích rủi ro
Phân tích rủi ro là một thách thức. Dù bạn có thu thập bao nhiêu dữ liệu thì cũng không bao giờ là đủ. Hầu hết các ngành công nghiệp đều có những phương pháp hay nhất để hỗ trợ phân tích rủi ro. Công ty bạn cũng có thể đã có sẵn một khuôn khổ cho quy trình này.
Khi đánh giá rủi ro dự án, bạn có thể chủ động giải quyết nhiều tác động, chẳng hạn như tránh các tranh chấp tiềm ẩn, giải quyết các vấn đề pháp lý, tuân thủ các quy định mới, giảm thiểu tác động.
Vậy làm thế nào để phân tích rủi ro trong dự án? Thông qua phân tích rủi ro định tính và định lượng, bạn có thể xác định mức độ rủi ro ảnh hưởng đến tiến độ và chi phí dự án.
Phần mềm quản lý dự án giúp bạn phân tích rủi ro bằng cách theo dõi dự án. SlimCRM cung cấp dashboard theo thời gian thực hiển thị dữ liệu trực tiếp. Bạn không cần phải thiết lập bảng điều khiển, hệ thống sẽ tự động cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về dự án ngay từ đầu. Dữ liệu được tính toán và hiển thị dưới dạng biểu đồ và bảng dễ đọc. Phát hiện vấn đề nhanh hơn khi bạn theo dõi thời gian, chi phí và các yếu tố khác.
3. Ưu tiên rủi ro và vấn đề
Không phải tất cả các rủi ro đều có cùng mức độ nghiêm trọng. Bạn cần đánh giá rủi ro để biết cần phân bổ bao nhiêu nguồn lực để giải quyết chúng.
- Phân loại rủi ro thành cao, trung bình hoặc thấp.
- Lập kế hoạch giải quyết rủi ro theo mức độ ưu tiên.
- Ghi lại các rủi ro trong sổ nhật ký để theo dõi và thực hiện các hành động khắc phục.
4. Chỉ định người phụ trách rủi ro
Tất cả những nỗ lực xác định và đánh giá rủi ro sẽ trở nên vô nghĩa nếu không chỉ định người giám sát rủi ro. Người này có trách nhiệm nhận dạng rủi ro, dẫn dắt các hoạt động giải quyết và báo cáo lại cho bạn.
5. Ứng phó rủi ro
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý rủi ro dự án. Sau khi đã xác định, phân tích và ưu tiên rủi ro, bạn cần có kế hoạch để ứng phó với chúng. Có hai chiến lược chính để ứng phó với rủi ro:
- Chủ động: Ngăn ngừa rủi ro xảy ra bằng cách thực hiện các biện pháp phòng ngừa. Ví dụ: mua bảo hiểm cho dự án, xây dựng kế hoạch dự phòng cho các trường hợp khẩn cấp, v.v.
- Phản ứng: Giải quyết rủi ro nếu nó xảy ra. Ví dụ: sửa chữa thiết bị bị hỏng, đàm phán lại hợp đồng với nhà cung cấp, v.v.
Lựa chọn chiến lược nào phụ thuộc vào mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của rủi ro. Đối với những rủi ro có mức độ nghiêm trọng cao và khả năng xảy ra cao, bạn nên áp dụng cả hai chiến lược.
6. Giám sát và kiểm soát rủi ro
Quản lý rủi ro dự án là một quá trình liên tục. Bạn cần thường xuyên theo dõi rủi ro và cập nhật kế hoạch quản lý rủi ro khi cần thiết. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc tổ chức họp định kỳ để xem xét rủi ro, theo dõi tiến độ của các biện pháp phòng ngừa và phản ứng, và cập nhật dữ liệu rủi ro.
Có thể bạn quan tâm:
Khi nào nên lập kế hoạch quản lý rủi ro dự án?
Một kế hoạch quản lý rủi ro dự án hiệu quả không chỉ mang tính phản ứng sau khi sự cố xảy ra, mà còn phải chủ động phòng ngừa. Lý tưởng nhất, bạn nên xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro ngay trong giai đoạn lập kế hoạch dự án. Bằng cách này, bạn có thể xác định tốt nhất các rủi ro tiềm ẩn, tác động tiềm ẩn của chúng và theo dõi các rủi ro đó trong suốt quá trình thực hiện dự án. Thay vì bị bất ngờ, bạn sẽ luôn theo dõi những rủi ro này để sẵn sàng ứng phó nếu chúng trở thành vấn đề.
Ngoài ra, nếu bạn muốn giải quyết các rủi ro cho một dự án đã được triển khai, hãy cân nhắc sử dụng lý thuyết về ràng buộc (Theory of Constraints – TOC). Đây là một khuôn khổ giúp bạn xác định mắt xích yếu nhất trong chuỗi dự án hoặc quy trình và giải quyết tác động của rủi ro từ mắt xích đó.
Đọc thêm: 21 Kỹ năng quản lý dự án cần có để chiến thắng 2024
Quản lý rủi ro tốt hơn với SlimCRM
Mặc dù sử dụng mẫu theo dõi rủi ro là một bước khởi đầu, nhưng để kiểm soát tốt hơn các rủi ro trong dự án, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý dự án. SlimCRM cung cấp một số công cụ, bao gồm cả quản lý rủi ro, cho phép bạn giải quyết rủi ro ở mọi giai đoạn của dự án:
- Thiết lập quy trình quản lý dự án chuẩn PMI, hạn chế tối đa rủi ro vì thiếu framework quản lý dự án.
- Biểu đồ Gantt để tạo các kế hoạch quản lý rủi ro chi tiết nhằm ngăn chặn rủi ro trở thành vấn đề. Lên lịch, phân công và theo dõi các nhiệm vụ dự án với khả năng hiển thị đầy đủ. Biểu đồ Gantt cho phép các thành viên nhóm thêm nhận xét và tệp vào các nhiệm vụ được giao, do đó tất cả giao tiếp diễn ra ở cấp độ dự án — theo thời gian thực.
- Theo dõi tiến độ: phần mềm giúp bạn theo dõi tiến độ dự án một cách chặt chẽ, giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn và có biện pháp khắc phục kịp thời.
- Quản lý tập trung và bảo mật dữ liệu dự án: SlimCRM cho phép bạn kiểm soát quyền truy cập vào dữ liệu dự án, đảm bảo chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể xem và chỉnh sửa thông tin.
Xem demo giới thiệu phần mềm quản lý dự án chuẩn PMI với SlimCRM:
Đăng ký dùng thử miễn phí để trải nghiệm toàn bộ tính năng của SlimCRM
Quản lý rủi ro dự án là một phần quan trọng của việc lập kế hoạch và thực hiện dự án thành công. Bằng cách xác định, phân tích, ưu tiên, ứng phó và giám sát rủi ro, bạn có thể giảm thiểu tác động tiêu cực của rủi ro và tăng khả năng thành công của dự án.
