Dưới đây là mẫu quản lý nhân sự bằng file Excel / Google Sheets doanh nghiệp có thể áp dụng ngay. Ưu điểm của các file excel quản lý nhân sự này là dễ dùng, bắt mắt, ai đã quen Excel rồi sẽ thấy cực kỳ quen thuộc và tiện lợi.
Tuy nhiên, tốt hơn cả thì mọi người hãy cân nhắc sử dụng các hệ thống phần mềm quản trị nhân sự cho các tác vụ này để tự động hóa công việc nhanh gọn và chính xác hơn nhé.
Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel là một tập hợp các bảng tính Excel được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự. Phần mềm này thường bao gồm các chức năng như:
- Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, thông tin công việc,... của nhân viên.
- Quản lý chấm công: Theo dõi thời gian làm việc, nghỉ phép, nghỉ ốm,... của nhân viên.
- Quản lý lương thưởng: Tính toán lương thưởng, phụ cấp,... của nhân viên.
- Quản lý đào tạo: Theo dõi quá trình đào tạo của nhân viên.
- Đánh giá nhân sự: Theo dõi và đánh giá nhân sự thường xuyên, định kỳ
- File mẫu theo dõi phép năm
- File excel quản lý tuyển dụng
- Mẫu kế hoạch tuyển dụng
- Mẫu chiến lược nhân sự
- Bảng chấm công 2024 bắng excel
Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel có thể được sử dụng bởi các doanh nghiệp nhỏ và vừa có nhu cầu quản lý nhân sự cơ bản. Phần mềm này có ưu điểm là miễn phí, dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Cách tạo phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel
Cách tạo file quản lý nhân sự bằng excel có thể thực hiện qua các bước sau:
- Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
Bước đầu tiên là xác định nhu cầu của doanh nghiệp về phần mềm quản lý nhân sự. Bạn cần xác định xem doanh nghiệp cần quản lý những thông tin gì về nhân sự, chẳng hạn như thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, thông tin công việc,... Bạn cũng cần xác định xem doanh nghiệp cần các tính năng gì trong phần mềm quản lý nhân sự, chẳng hạn như quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý chấm công, quản lý lương thưởng,...
- Thiết kế bảng tính Excel
Sau khi xác định được nhu cầu của doanh nghiệp, bạn cần bắt đầu thiết kế bảng tính Excel. Bạn cần tạo các bảng tính để lưu trữ thông tin và dữ liệu về nhân sự. Bạn cũng cần tạo các công thức và hàm để tính toán các dữ liệu cần thiết.
- Tùy chỉnh phần mềm
Bạn có thể tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm các trường dữ liệu mới, tạo các công thức và hàm mới, hoặc thay đổi giao diện của phần mềm.
- Thử nghiệm phần mềm
Sau khi hoàn thành phần mềm, bạn cần thử nghiệm phần mềm để đảm bảo phần mềm hoạt động chính xác. Bạn nên nhập dữ liệu thử nghiệm và chạy các báo cáo để kiểm tra xem phần mềm có hoạt động chính xác không.
Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tạo phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel:
- Sử dụng các mẫu Excel có sẵn
Có rất nhiều mẫu Excel quản lý nhân sự có sẵn trên mạng. Bạn có thể sử dụng các mẫu này làm cơ sở để tạo phần mềm của mình.
- Tìm hiểu về hàm và công thức Excel
Hàm và công thức Excel có thể giúp bạn tự động hóa các tác vụ và tính toán các dữ liệu cần thiết. Bạn nên tìm hiểu về hàm và công thức Excel để sử dụng chúng hiệu quả.
- Sử dụng các macro Excel
Macro Excel có thể giúp bạn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Bạn có thể sử dụng macro Excel để tiết kiệm thời gian và công sức.
- Dùng chung với các phần mềm khác
Bạn có thể tích hợp phần mềm quản lý nhân sự của mình với các phần mềm khác, chẳng hạn như phần mềm chấm công, phần mềm payroll,... Điều này sẽ giúp bạn quản lý nhân sự hiệu quả hơn.
Mời download file quản lý nhân sự bằng excel mới nhất
File excel quản lý phép năm
Việc theo dõi thời gian nghỉ phép của nhân viên là một trong những công việc của nhân viên hành chính nhân sự. Nghỉ phép được quy định cụ thể trong luật lao động. Đây cũng là yếu tố ảnh hưởng đến tâm lý làm việc, tiền lương và kỷ luật của nhân viên. Phần mềm theo dõi nghỉ phép bằng excel sẽ giúp bạn thực hiện điều đó cực kỳ dễ dàng!
Lịch theo dõi ca làm việc nhân viên (file excel quản lý công việc hàng ngày)
Giữa nhiều phần mềm theo dõi và quản lý ca làm việc thì tạo bảng file excel quản lý công việc hàng ngày là một cách đơn giản và miễn phí, dễ dàng áp dụng với bất kỳ mô hình kinh doanh nào. Tùy thuộc vào tình hình thực tế, thời gian làm việc của công nhân viên cần có sự tính toán, cân đối sao cho thích hợp nhất mới đem lại hiệu quả cao, lý tưởng như yêu cầu.
Bảng file Excel quản lý nhân sự này giúp người quản lý theo sát được công việc của đội ngũ, đảm bảo hoạt động diễn ra theo kế hoạch và hiểu rõ hơn và có thể can thiệp bổ sung hợp lý.
Tải lịch theo dõi ca làm việc của nhân viên bằng Excel TẠI ĐÂY
Mẫu file excel quản lý nhân sự đầy đủ
Mẫu file excel quản lý nhân sự đầy đủ bao gồm:
1) Dữ liệu cán bộ, công nhân viên toàn công ty
2) Dữ liệu tổng hợp nguồn nhân lực
3) Dữ liệu khen thưởng, kỷ luật
4) Dữ liệu điều chỉnh lương
5) Hợp đồng mùa vụ, hợp đồng 1 năm, hợp đồng vô thời hạn...
6) Bản cam kết hợp đồng
7) Quyết định tăng lương
8) Mẫu danh sách nhân viên excel
Mẫu danh sách kiểm tra nhân sự mới
Mẫu file excel quản lý nhân sự mới này được tạo ra để đảm bảo rằng nhân viên mới sẽ trải qua một quá trình hòa nhập và học tập một cách suôn sẻ và có hiệu quả. Mẫu này cung cấp hướng dẫn về các nhiệm vụ, tài liệu, hoặc quá trình mà nhân viên mới cần hoàn thành hoặc tham gia.
Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự bằng excel
Mẫu kế hoạch tuyển dụng bằng excel giúp bạn tìm kiếm, sàng lọc và tìm ra nhân tài phù hợp để đảm bảo HR đang tuyển dụng những ứng viên tốt nhất cho công việc. Với mẫu excel quản lý nhân sự này, nhóm của bạn có thể biết về tất cả các nguồn tuyển dụng hiện có, các vị trí đang trống và mục tiêu tuyển dụng hàng năm để đảm bảo ngân sách và số lượng nhân viên phù hợp với mục tiêu chung của nhóm hoặc tổ chức.
Tải mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự bằng excel và PDF tại đây!
Mẫu đánh giá nhân viên bằng excel
Với mẫu file excel quản lý nhân sự này, bạn có thể ghi lại các mục tiêu của nhân viên, theo dõi tiến độ của cá nhân và nhóm, đồng thời lập chiến lược cho các mục tiêu để cung cấp cho nhân viên phản hồi chính xác về hiệu suất của họ. Duy trì sự minh bạch giữa nhân viên và người quản lý, đồng thời đặt ra các mục tiêu kinh doanh và phát triển cá nhân để duy trì đà tăng trưởng.
Mẫu chiến lược nhân sự
Nếu công ty của bạn chưa lập kế hoạch nhân sự chiến lược thì mẫu file excel quản lý nhân sự này sẽ giúp bạn bắt đầu. Sửa đổi mẫu cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp hoặc tập trung vào các khía cạnh mục tiêu như phúc lợi hoặc hưu trí. Các bên liên quan sẽ đánh giá cao thiết kế cơ bản khi họ muốn xem xét các khía cạnh quan trọng trong kế hoạch nhân sự.
Bảng chấm công 2024 excel
Bảng chấm công Excel mẫu đơn giản có thể được sử dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, với số lượng nhân viên không quá nhiều. Với mẫu bảng này, doanh nghiệp có thể theo dõi thời gian làm việc của nhân viên một cách đơn giản và dễ dàng.
Tải mẫu bảng chấm công 2024 bằng excel ngay!
Mẫu danh sách nhân viên bằng Excel
Mẫu danh sách nhân viên Excel là một công cụ hữu ích để quản lý thông tin cá nhân và công việc của nhân viên trong một tổ chức. Dưới đây là một số thông tin cơ bản về mẫu danh sách nhân viên Excel:
Cấu trúc file danh sách nhân viên bằng Excel:
- Mã nhân viên: Mã duy nhất để nhận dạng mỗi nhân viên.
- Họ và tên: Họ và tên đầy đủ của nhân viên.
- Ngày sinh: Ngày sinh của nhân viên.
- Giới tính: Giới tính của nhân viên (nam/nữ).
- Chức vụ: Chức vụ hiện tại của nhân viên trong tổ chức.
- Phòng ban: Phòng ban mà nhân viên đang công tác.
- Ngày vào công ty: Ngày nhân viên bắt đầu làm việc tại công ty.
- Lương: Mức lương cơ bản của nhân viên.
- Số điện thoại: Số điện thoại liên lạc của nhân viên.
- Email: Địa chỉ email của nhân viên.
- Địa chỉ nhà: Địa chỉ nhà của nhân viên.
- Ghi chú: Các thông tin bổ sung về nhân viên (ví dụ: trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, thành tích,...).
Điểm hạn chế khi quản lý nhân sự bằng excel
Mặc dù là công cụ free dùng để quản lý mọi vấn đề nhân sự trong doanh nghiệp, tuy nhiên phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng excel vẫn bộc lộ những yếu điểm nhất định.
- Lưu trữ phân tán, khó kiểm soát dữ liệu
Sử dụng file excel quản lý nhân sự nghĩa là bạn sẽ có rất nhiều sheet khác nhau để quản lý từng vấn đề. Và đương nhiên, người thực hiện nó sẽ mất nhiều thời gian để tạo, chỉnh sửa thậm chí là tổng hợp và báo cáo.
Không đơn thuần làm mất thời gian và thêm gánh nặng cho bộ phận phụ trách mà quản lý nhân sự trên excel còn gây cản trở đối với ra người quyết định khi không có cái nhìn tổng quan và cụ thể nhất.
- Bảo mật kém
File excel quản lý nhân sự không có chế độ bảo mật như các phần mềm khác, vì thế rất dễ bị mất dữ liệu, người quản lý nếu mất tài khoản driver hay gì đó...sẽ thật không tốt chút nào khi thông tin bị rò ra ngoài. Hơn thế, bảo mật còn ở góc độ người sử dụng, liệu họ có trung thành với dữ liệu của doanh nghiệp không.
Trong trường hợp nếu nhiều người sử dụng chung biểu mẫu, thì chỉ cần một thao tác nhầm của ai đó cũng có thể làm hỏng toàn bộ dữ liệu trên file excel, việc kiểm soát là rất khó khăn.
- Không có khả năng tích hợp
File quản lý nhân sự bằng excel offline không thể tích hợp với các phần mềm chuyên dụng trong quản lý nhân sự vì thế rất bất tiện cho việc quản lý. Điều này chỉ làm ngốn thêm thời gian làm việc của người phụ trách và hiệu suất làm việc giảm đi.
- Khó khăn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô
Sức chứa của excel cũng vô biên khi lên tới hàng nghìn dòng, vài trăm sheet. Nhưng đó sẽ là một thách thức lớn khi doanh nghiệp ngày một phát triển với lượng dữ liệu tăng lên. Điều này sẽ cực khó khăn cho người sử dụng và quản lý chúng.
Xem thêm: Nhược điểm tiềm ẩn của excel khi sử dụng quản lý doanh nghiệp
Quản lý nhân sự dễ dàng với SlimCRM
Thấu hiểu những khó khăn trong bài toán quản lý nhân sự ở các doanh nghiệp khi thường xuyên phải sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng excel, SlimCRM phát triển tính năng Nhân sự nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý tinh gọn tại các doanh nghiệp hiện nay. Bạn có thể đăng ký dùng thử ngay tại đây.
Quản lý danh sách nhân viên trong doanh nghiệp
Thay vì lưu trữ hồ sơ nhân viên rời rạc trên file excel quản lý nhân sự, tất cả hồ sơ nhân viên sẽ được lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất. Người có quản lý thể thiết lập phân quyền cho từng cá nhân, ghi lại những thông tin quan trọng trong hồ sơ cũng như mức lương, các dự án công việc đã làm....
Quản lý đơn xin nghỉ phép
Một khía cạnh quan trọng nữa trong quản lý nhân sự đó là đơn xin nghỉ phép. Tại đây các đơn xin nghỉ của nhân viên được lưu trữ, thuận tiện cho việc quản lý và tra cứu khi cần thiết. Bộ phận nhân sự cũng có thể dựa vào đây để xuất báo cáo riêng, thống kê ai nghỉ nhiều nhất,...
Ở vai trò người dùng, khi tạo đơn nghỉ phép, hệ thống sẽ có email tự động thông báo phê duyệt đơn nghỉ từ người quản lý hoặc lí do không phê duyệt...
Ngoài ra còn có các tính năng khác trong mục này như: chỉ tiêu kinh doanh, thời gian làm việc và phòng ban.
Tính năng OKR
Với tính năng OKR, giờ đây doanh nghiệp có thể quản trị tổng thể mọi khía cạnh chỉ trong một phần mềm duy nhất.
- Thiết kế nguyên lý gốc mẫu mực từ Google
- Thiết lập mục tiêu cho toàn bộ doanh nghiệp
- Cực kỳ dễ hiểu ngay cả với người chưa biết về OKR
- Liên kết trọn vẹn với công việc mà không phải dùng công cụ bên ngoài
- Phần mềm tự huấn luyện người dùng
- Hướng dẫn từng bước khi bắt đầu sử dụng
Quản lý tri thức với SlimCRM Wiki
Quản trị tri thức là một quá trình, một công cụ quản trị hiệu quả nhằm chia sẻ, thu nhận, lưu giữ, lựa chọn, sáng tạo tri thức và cung cấp đúng người, đúng nơi, đúng lúc nhằm nâng cao hiệu quả quyết định, hiệu quả thực thi và khả năng thích ứng của doanh nghiệp.
Chắc chắn nhiều doanh nghiệp đã trải qua chuyện tốn công đào tạo một nhân sự và khi họ nghỉ việc hay chuyển công ty khác thì những kiến thức đó cũng đi theo. Hay chuyện doanh nghiệp không có một nền tảng vững chắc để xây dựng văn hóa học hỏi, thu hút nhân tài ở lại... Để giải quyết vấn đề chảy máu chất xám này, SlimCRM quyết định phát triển tính năng Wiki nhằm tạo ra môi trường tương tác cao đảm bảo việc giao tiếp thường xuyên giữa các thành viên trong doanh nghiệp để chia sẻ tri thức và kinh nghiệm.
Tính năng Wiki trở thành một nền tảng vững chắc, giúp doanh nghiệp xây dựng nền văn hóa học hỏi để cùng nhau phát triển. Một vài ưu điểm có thể kể đến bao gồm:
- Tích hợp ngay bên trong môi trường tương tác hàng ngày của doanh nghiệp
- Sắp xếp và hệ thống hóa kho tri thức thành các chủ đề trực quan
- Mọi nhân viên đều có thể tạo ra tài liệu
- Hỗ trợ công cụ vẽ bản đồ, hình ảnh trực quan
- Tính bảo mật cao
- Chia sẻ dễ dàng chỉ vài click
- Tìm kiếm nhanh chóng thông tin khi cần
Xem thêm: Top phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự tốt nhất hiện nay
Quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự
Việc quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự chưa bao giờ là một bài toán dễ dàng, đặc biệt là với các doanh nghiệp đang phát triển về quy mô.
Tính năng E-recruitment mới update trên SlimCRM, được thiết kế logic, bám sát theo "Quy trình tuyển dụng chuẩn mực" sẽ mang đến cho các doanh nghiệp rất nhiều lợi ích:
- Màn hình Dashbroad tổng quan giúp quản lý nắm bắt tình hình các chiến dịch đang thực hiện, số lượng ứng viên mỗi giai đoạn
- Tự động hóa nhiều tác vụ: Thông tin ứng viên cập nhập vào CRM và có email báo tới người phụ trách, thay đổi tình trạng ứng viên, tích hợp sẵn mẫu email gửi ngay trên phần mềm, đánh giá ứng viên theo tiêu chí.
- Quản lý tiết kiệm nhiều thời gian nhờ tính năng ghi chú: Lưu lại kết quả phỏng vấn, bài test, các cuộc gọi, email đã gửi.
- Đánh giá chi tiết ứng viên theo nhiều tiêu chí
- Mỗi chiến dịch đều tích hợp form đăng ký đẹp mắt, bạn chỉ cần đính kèm khi đăng chiến dịch lên kênh tuyển dụng và tùy chỉnh dễ dàng trên CRM
- Thông tin tuyển dụng các chiến dịch của doanh nghiệp được tổng hợp trên website tuyển dụng riêng chuyên nghiệp, tăng sự tin tưởng.
- Tính năng Onboarding giúp quản lý tạo hồ sơ nhân viên dễ dàng (sau khi ứng viên đỗ phỏng vấn), tiết kiệm thời gian training.
- Mục cài đặt giúp bạn tùy chỉnh thông tin theo yêu cầu của doanh nghiệp: Tiêu chí và biểu mẫu đánh giá, các kỹ năng cần có,...
Tổng kết
Hy vọng các mẫu file excel quản lý nhân sự ở trên sẽ hữu ích với bạn trong công việc. Đừng quên SlimCRM là một phần mềm quản trị doanh nghiệp tinh gọn với nhóm tính năng Nhân sự mạnh mẽ giúp bộ phận kế toán, HRM tại doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình thủ công với phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng excel thông thường.
Để tìm hiểu thêm và trải nghiệm demo phần mềm SlimCRM, bạn có thể đăng ký dùng thử ngay tại đây.
