Mẫu quy trình chăm sóc khách hàng B2B chuẩn quốc tế (kèm lưu đồ và mẫu excel)

Thời gian đọc: 13 phút
SalesBài viếtMẫu tài liệu
23/07/24 20:42:19 | Lượt xem: 1596
Mẫu quy trình chăm sóc khách hàngDownload Now
Mẫu quy trình chăm sóc khách hàng

Bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý đội ngũ chăm sóc khách hàng B2B hiệu quả, trực quan và muốn nắm vững mẫu quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn quốc tế? Hãy cùng SlimCRM khám phá giải pháp tối ưu trong quản lý bán hàng và chăm sóc khách hàng với bộ tài liệu mẫu quy trình chăm sóc khách hàng B2B ngay sau đây bạn nhé!

Quy trình chăm sóc khách hàng B2B là gì?

Quy trình chăm sóc khách hàng B2B là một chuỗi các hoạt động được thực hiện bởi doanh nghiệp để xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ với khách hàng là tổ chức/doanh nghiệp khác ở cả 3 giai đoạn: trước - trong và sau bán hàng.

Trong môi trường kinh doanh B2B, việc xây dựng và duy trì mối quan hệ đáng tin cậy và lâu dài với khách hàng là mục tiêu cốt lõi, và quy trình chăm sóc khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được điều này.

Mục tiêu của sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng B2B không chỉ dừng lại ở việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ, mà còn tập trung vào việc xây dựng tình cảm, tăng cường lòng trung thành và tạo ra giá trị bổ sung cho khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì sự hài lòng của khách hàng hiện tại và tạo ra cơ hội kinh doanh mới thông qua việc tăng cường quan hệ hợp tác với khách hàng.

Đọc thêm:

1. Sales B2B là gì? Các công cụ hỗ trợ sales B2B tốt nhất

2. Hướng Dẫn Xây Dựng Quy Trình Bán Hàng B2B Chi Tiết

3. 13 file Excel quản lý bán hàng mới nhất

Quy trình chăm sóc khách hàng là gì?
Quy trình chăm sóc khách hàng là gì?

Lợi ích của mẫu quy trình chăm sóc khách hàng B2B chuẩn 

Sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng B2B chuẩn quốc tế đem lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp trong việc quản lý và nâng cao giá trị hoạt động chăm sóc khách hàng. Cụ thể:

  • Tăng cường hiệu quả chăm sóc khách hàng: Mẫu quy trình chăm sóc khách hàng B2B chuẩn quốc tế giúp xác định rõ trách nhiệm và vai trò của từng thành viên trong đội ngũ chăm sóc khách hàng. Điều này giúp tối ưu hóa hoạt động, tránh trùng lặp công việc và đảm bảo mỗi thành viên đóng góp vào quy trình một cách tích cực nhất.
  • Tối ưu hóa tiềm năng kinh doanh: Sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn quốc tế giúp phát hiện và tận dụng cơ hội kinh doanh mới từ khách hàng hiện tại hoặc tiềm năng. Việc duy trì và phát triển mối quan hệ thân thiết với khách hàng cũ có thể dẫn đến các giao dịch lặp lại hoặc cơ hội mở rộng hợp tác kinh doanh.
  • Giảm thiểu rủi ro và sai sót: Áp dụng biểu mẫu quy trình chăm sóc khách hàng B2B chuẩn giúp giảm thiểu rủi ro và sai sót trong quá trình chăm sóc. Từ việc sơ đồ hóa quy trình đến việc xác định rõ trách nhiệm, nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn và tránh các vấn đề không mong muốn.
  • Tăng hiệu suất và tiết kiệm thời gian: Mẫu quy trình giúp cải thiện hiệu suất hoạt động và tiết kiệm thời gian cho đội ngũ chăm sóc khách hàng. Nhờ tích hợp các công nghệ và quy trình tự động hóa, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình và tập trung vào các hoạt động quan trọng hơn.

Đừng bỏ qua: Quy trình chăm sóc khách hàng sau bán chuẩn chỉnh cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Lợi ích khi sử dụng mẫu quy trình chăm sóc khách hàng B2B
Lợi ích khi sử dụng mẫu quy trình chăm sóc khách hàng B2B 

Các bước xây dựng mẫu quy trình chăm sóc khách hàng cho B2B

Việc xây dựng mẫu quy trình chăm sóc khách hàng cho B2B là quá trình cần được thực hiện cẩn thận và chi tiết để đảm bảo tính chính xác. Dưới đây là một số bước cơ bản để xây dựng mẫu quy trình chăm sóc khách hàng cho B2B:

Bước 1: Định nghĩa mục tiêu và phạm vi quy trình

Xác định rõ mục tiêu chính của quy trình chăm sóc khách hàng B2B và định rõ phạm vi hoạt động của nó. Điều này giúp bạn tập trung vào các khía cạnh quan trọng nhất và tránh mất tập trung vào các hoạt động không cần thiết.

Bước 2: Nghiên cứu và tìm hiểu nhu cầu của khách hàng

Tìm hiểu rõ nhu cầu, mong muốn, và thị hiếu của khách hàng B2B. Từ việc nghiên cứu thị trường, phỏng vấn khách hàng hiện tại và tiềm năng, bạn có thể thu thập thông tin quan trọng để định hình quy trình chăm sóc khách hàng.

Bước 3: Xác định các bước chính trong quy trình

Từ thông tin thu thập được, xác định các bước chính cần thực hiện trong quy trình chăm sóc khách hàng B2B. Các bước này có thể bao gồm tiếp nhận yêu cầu, xác định nhu cầu, tư vấn và giải đáp thắc mắc, cung cấp giải pháp, hỗ trợ kỹ thuật, và theo dõi sau bán hàng.

Bước 4: Thiết kế sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn

Dựa vào các bước chính đã xác định, thiết kế lưu đồ quy trình chăm sóc khách hàng B2B. Lưu đồ này cần minh họa rõ ràng các bước, tương tác và luồng công việc giữa các phòng ban và nhân viên trong quá trình chăm sóc khách hàng.

Đọc thêm: Lưu đồ quy trình bán hàng B2B cho các lĩnh vực

Sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng
Sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng

Bước 5: Xác định trách nhiệm và vai trò của từng thành viên

Xác định rõ trách nhiệm và vai trò của từng thành viên trong đội ngũ chăm sóc khách hàng. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán trong việc thực hiện quy trình.

Bước 6: Tích hợp công nghệ và phần mềm hỗ trợ

Tích hợp công nghệ và phần mềm hỗ trợ như SlimCRM vào quy trình chăm sóc khách hàng B2B để tối ưu hóa hoạt động và tiết kiệm thời gian. Các công cụ này giúp quản lý dữ liệu khách hàng, theo dõi tiến độ và đo lường hiệu quả chăm sóc.

Bước 7: Thực hiện và theo dõi quy trình

Thực hiện quy trình chăm sóc khách hàng B2B theo lưu đồ đã thiết kế và theo dõi tiến độ, chất lượng của từng bước. Điều này giúp bạn đánh giá kết quả và thực hiện điều chỉnh nếu cần thiết để tối ưu hóa quy trình.

Bước 8: Đánh giá và cải tiến

Lắng nghe phản hồi từ khách hàng và nhân viên, đánh giá toàn bộ quy trình chăm sóc khách hàng, và tiến hành cải tiến quy trình để nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. 

Các bước xây dựng mẫu quy trình chăm sóc khách hàng cho B2B
Các bước xây dựng mẫu quy trình chăm sóc khách hàng cho B2B

Tải xuống tài liệu quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn quốc tế cho B2B

Để hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và triển khai mẫu quy trình chăm sóc khách hàng B2B chuẩn quốc tế, SlimCRM cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết, lưu đồ và mẫu excel tại đây!

Tài liệu quy trình chăm sóc khách hàng B2B này bao gồm:

  • Mẫu kế hoạch chăm sóc khách hàng Google Docs
  • Mẫu quản lý Customer Success bằng Excel
  • Mẫu kế hoạch quản lý Customer Success bằng Excel
  • Mẫu đo lường chỉ số duy trì của khách hàng Excel
  • Sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng và diễn giải chi tiết
  • Mẫu dự án tài khoản Customer Success
  • Mẫu báo cáo chăm sóc khách hàng

Có thể bạn quan tâm: Customer Success – Bí quyết để doanh nghiệp trường tồn

Mẫu quản lý Customer Success bằng Excel
Mẫu quản lý Customer Success bằng Excel
Mẫu dự án tài khoản Customer Success
Mẫu dự án tài khoản Customer Success

5 cách nâng cao quy trình chăm sóc khách hàng với SlimCRM

Để phát huy tối đa vai trò của các biểu mẫu, sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng B2B, việc ứng dụng phần mềm quản lý mối quan hệ khách hàng CRM là vô cùng quan trọng. SlimCRM là phần mềm quản trị toàn diện dành cho doanh nghiệp B2B, giúp tối ưu hóa hoạt động chăm sóc khách hàng. Dưới đây là 5 cách mà SlimCRM hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng:

Tính năng sales pipeline bám sát hành trình khách hàng

SlimCRM cung cấp tính năng sales pipeline giúp theo dõi từng giai đoạn trong quá trình chăm sóc khách hàng, từ tiếp cận ban đầu, thương lượng đến việc hoàn tất giao dịch. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành trình khách hàng và điều chỉnh chiến lược chăm sóc một cách hiệu quả.

Tính năng sales pipeline bám sát hành trình khách hàng
Tính năng sales pipeline bám sát hành trình khách hàng

Tính năng Help Desk và Call Center giúp tăng tốc giải quyết vấn đề khách hàng

Với tính năng tích hợp tổng đài Call Center  của SlimCRM, doanh nghiệp có thể dễ dàng đáp ứng các yêu cầu và giải quyết vấn đề của khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Khách hàng sẽ cảm thấy thoải mái và tin tưởng hơn khi được hỗ trợ một cách nhanh chóng.

Tính năng Call Center giúp xử lý vấn đề khách hàng nhanh chóng, kịp thời
Tính năng Call Center giúp xử lý vấn đề khách hàng nhanh chóng, kịp thời

Cho phép khách hàng linh hoạt lựa chọn kênh giao tiếp

SlimCRM cung cấp nhiều kênh giao tiếp như ticket, email, gọi trực tiếp, gửi phản hồi qua website... Điều này giúp khách hàng linh hoạt lựa chọn phương thức liên hệ tiện lợi cho họ, tạo cảm giác thoải mái và trải nghiệm tốt hơn.

Tham khảo chi tiết các tính năng trên  tại đây!

Cộng tác tích cực với các phòng ban khác để xử lý vấn đề nhanh hơn

Tính năng CRM Collaborative của SlimCRM hỗ trợ tích hợp dữ liệu giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, giúp cộng tác và xử lý các vấn đề một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này đảm bảo rằng khách hàng nhận được hỗ trợ toàn diện và không gặp trở ngại trong quá trình giải quyết vấn đề.

Tải ngay: mẫu quy trình làm việc giữa các phòng ban

Cộng tác nhóm giữa các phòng ban để nâng cao hiệu quả công việc, dự án
Cộng tác nhóm giữa các phòng ban để nâng cao hiệu quả công việc, dự án

Cải thiện và tăng tốc độ đội ngũ chăm sóc khách hàng bằng khả năng tự động hóa

SlimCRM hỗ trợ tự động hóa nhiều tác vụ trong quá trình chăm sóc khách hàng như gửi email tự động, trao quyền tự động…, nhờ vậy giảm thiểu công việc lặp đi lặp lại và tối ưu hóa thời gian làm việc của đội ngũ sales cùng customer services. Điều này cho phép họ tập trung vào các tác vụ quan trọng hơn để nâng cao hiệu quả công việc.

Chiến dịch Email Marketing tự động
Chiến dịch Email Marketing tự động

Một số câu hỏi thường gặp

Sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng B2B khác gì với B2C?

Do quy mô giao dịch lớn hơn và chu kỳ mua hàng dài hơn, các công ty B2B đều dựa vào việc xây dựng mối quan hệ khách hàng lâu dài để thúc đẩy tăng trưởng. Cùng vì vậy, quy trình chăm sóc khách hàng B2B và B2C có sự khác biệt về tính chất, đối tượng khách hàng, cách tiếp cận. 

Trong B2B, doanh nghiệp thường tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ bền vững và lâu dài với các khách hàng doanh nghiệp khác. Trong khi đó, quy trình chăm sóc khách hàng B2C thường tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm tốt cho người tiêu dùng cá nhân và xây dựng mối quan hệ trực tiếp với họ.

Quy trình chăm sóc khách hàng trước và sau bán hàng khác nhau như thế nào?

Quy trình chăm sóc khách hàng trước và sau bán hàng khác nhau về mục tiêu và phạm vi hoạt động. Trước bán hàng, quy trình chăm sóc khách hàng tập trung vào xây dựng mối quan hệ, cung cấp thông tin và hỗ trợ cho khách hàng tiềm năng để giúp họ ra quyết định mua hàng. Quy trình chăm sóc khách hàng sau bán hàng tập trung vào hỗ trợ sau bán, giải quyết vấn đề và duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng đã mua sản phẩm hoặc dịch vụ.

Hy vọng rằng, mẫu quy trình chăm sóc khách hàng B2B mà SlimCRM cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quá trình quản lý mối quan hệ khách hàng. Đừng quên theo dõi SlimCRM để cập nhật những tài liệu mới nhất về CRM và quản trị bạn nhé!

 

SlimCRM - phần mềm quản lý