Các tác vụ thủ công hiện đại đã tiến bộ hơn một chút - chúng diễn ra trên Excel, Gmail hay Zalo. Doanh nghiệp càng dành nhiều thời gian cho nhiệm vụ lặp lại như nhập liệu, càng lãng phí thời gian và tiền bạc. Workflow automation ra đời để tăng năng suất và độ chính xác cho doanh nghiệp nhờ công nghệ. Cùng tìm hiểu khái niệm tự động hóa luồng công việc và chi tiết cách tự động hóa doanh nghiệp đơn giản trong bài viết sau.
Workflow automation là gì?
Workflow automation (Tự động hóa luồng công việc, hay Tự động hóa quy trình làm việc) là quá trình tạo quy tắc để tự động hóa một chuỗi tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại. Nó dựa trên điều kiện “Nếu… thì…”, ví dụ:
- Nếu khách online mua hàng, thì họ sẽ nhận được thông báo đặt hàng thành công.
- Nếu khách online thêm hàng vào giỏ mà chưa thanh toán, thì họ sẽ nhận được email nhắc nhở hoàn tất giao dịch.
- Nếu doanh nghiệp nhận được email từ khách hàng tiềm năng, thì đội sales sẽ được thông báo qua tin nhắn.
Nhờ workflow automation, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong công việc hằng ngày. Bạn có thể xem giải nghĩa workflow và ví dụ về workflow automation cụ thể dưới đây.
Workflow là gì?
Workflow chỉ ra cho bạn lần lượt những bước cần làm để hoàn thành công việc. Chuỗi bước này có thể lặp lại. Nhờ workflow, bạn yên tâm rằng mọi việc sẽ được làm đúng mọi lúc.
Đừng nhầm lẫn workflow (luồng công việc) và process (quy trình). Trong khi process là đầu việc cần hoàn thành (mục tiêu), thì workflow là các bước cụ thể để hoàn thành đầu việc đó (cách thức).
Workflow có các đặc điểm chủ chốt là
- Tập trung vào tác vụ
- Có thể áp dụng cho nhiều quy trình khác nhau
- Được trình bày từng bước
- Được tự động hóa toàn bộ hoặc một phần
- Phụ thuộc vào quy trình (process)
- Mang bản chất chiến thuật.
Nhìn vào workflow, doanh nghiệp có thể thấy rõ những tác vụ nào nên được tự động hóa nhằm tránh ứ đọng công việc chung.
Ví dụ về workflow automation
Một vài trong số rất nhiều luồng công việc mà bạn có thể tự động hóa trong doanh nghiệp bao gồm:
- Follow-up khách hàng tiềm năng đủ điều kiện để lên lịch gặp mặt tư vấn.
- Xóa người nhận đã bỏ đăng ký khỏi danh sách gửi email bản tin.
- Lập báo cáo hàng tuần về tiến độ dự án.
- Mời khách hàng để lại đánh giá sau khi mua sản phẩm.
- Lấy chữ ký trên hóa đơn sau khi chốt giao dịch.
Để xem thêm các luồng công việc đáng tự động hóa khác, hãy đến phần Ứng dụng workflow automation trong doanh nghiệp của bài viết.
Lợi ích của workflow automation
Khi giảm thiểu hoặc loại bỏ các tác vụ thủ công thường ngày, bạn giải phóng được thật nhiều thời gian và năng lượng để phát triển doanh nghiệp. Workflow automation giúp ích cho cả nhân viên và các cấp quản lý ở những điểm sau:
Cải thiện sự rõ ràng và nhất quán
Khi lộ trình làm việc được vạch rõ trước - sau, ai cũng nắm được tiến độ để chủ động thực hiện bước tiếp theo của mình, và không bỏ lỡ bất kỳ bước quan trọng nào cả.
Tăng trách nhiệm giải trình
Tự động hóa luồng công việc sẽ dựa vào nền tảng phần mềm. Tại đây, mỗi thành viên trong đội nhóm đều thấy được vai trò của mình và người khác, vì thế mà có ý thức trách nhiệm tốt hơn.
Khi bạn cải thiện trách nhiệm giải trình ở nơi làm việc nhờ workflow automation, bạn cũng cải thiện hiệu suất, sự tham gia, sự cam kết, và tinh thần đồng đội của nhân sự.
Tăng sự hài lòng trong công việc
Thay vì dành thời gian đặt lịch gửi email, nhờ tự động hóa, giờ đây nhân viên có thể tập trung lên sáng kiến chiến lược hay nghiên cứu các phương pháp làm việc mới nhất. Họ sẽ thấy công việc hấp dẫn và đáng làm hơn, giảm thiểu mong muốn rời bỏ doanh nghiệp.
Tăng năng suất, tiết kiệm thời gian
Nhờ workflow automation, nhân viên hoàn thành được nhiều tác vụ hơn, dư được nhiều thời gian hơn để làm các nhiệm vụ cao cấp.
Giảm nguy cơ mắc lỗi
Con người cẩn thận đến đâu cũng sẽ luôn mắc sai lầm trong thao tác, máy móc thì ít hơn. Doanh nghiệp hãy tự động hóa luồng công việc để tăng sự chính xác, ngăn ngừa hậu quả về tiền bạc lẫn danh tiếng.
Cuối cùng, nhờ cải thiện được mọi mặt trong vận hành mà workflow automation giúp doanh nghiệp tăng trưởng mạnh hơn, khẳng định vị thế tốt hơn trong mắt khách hàng.
Xem thêm:
1. BPA là gì? Hướng dẫn tự động hóa quy trình doanh nghiệp
2. Marketing Automation là gì? Ứng dụng trong doanh nghiệp sao cho hiệu quả
Hướng dẫn tự động hóa doanh nghiệp nhỏ: Workflow automation với 6 bước
Sau đây là tất cả những gì doanh nghiệp bạn cần để tự động hóa công việc hằng ngày. Đọc xong thì hãy cùng đồng đội bắt tay thay đổi cách làm việc cũ từ hôm nay nhé.
Bước 1: Chuẩn bị cho workflow automation
Tóm tắt: Hãy ưu tiên chọn luồng công việc nào đơn giản nhất mà tạo ra hiệu quả lớn nhất cho doanh nghiệp để bắt đầu tự động hóa. Làm triệt để với từng workflow.
Xác định workflow cần cải thiện
Đầu tiên, thay vì đoán xem vấn đề ở đâu, hãy vẽ ra hoặc thu thập tất cả các lưu đồ workflow trong doanh nghiệp. Nhìn vào đó, mọi người sẽ thấy những luồng công việc nào còn kém hiệu quả.
Hãy sử dụng các ký hiệu và thuật ngữ tiêu chuẩn để lên lưu đồ thật dễ hiểu. Bạn có thể vẽ bằng PowerPoint, Google Slides hay Lucidchart.
Xác định các bên liên quan và trách nhiệm
Khi bạn đã chọn được luồng công việc mục tiêu để thực hiện workflow automation, hãy hỏi các câu sau:
- Luồng công việc này để làm gì?
- Trình tự chính xác của các bước là gì?
- Các bên liên quan ở mỗi bước là ai, họ phải đưa ra quyết định nào?
- Nội dung nào sẽ được tạo ra hoặc sửa đổi?
- Mỗi bước thường mất bao lâu?
Tốt nhất là lấy thông tin từ chính những người đang thực thi workflow đó hằng ngày. Họ sẽ cho bạn biết vấn đề nằm ở đâu.
Đặt mục tiêu workflow automation
Mục tiêu này sẽ định hướng mọi bước doanh nghiệp bạn tự động hóa luồng công việc, từ ý tưởng đến thực thi. Dựa vào mục tiêu, bạn sẽ đo lường được hiệu quả tự động hóa.
Ví dụ, bạn mới nhận ra rằng quy trình đánh giá khách hàng tiềm năng của mình còn kém. Lead có nhiều nhưng nhân viên kinh doanh cũng mất nhiều thời gian để đoán định ai đủ tiêu chuẩn. Bạn dự định dùng CRM để cải thiện tình hình. Lúc này, mục tiêu của bạn sẽ là tăng doanh thu.
Xem thêm cách đặt mục tiêu SMART và 10 ví dụ cụ thể!
Việc dễ làm trước
Workflow automation không diễn ra trong một sớm một chiều. Bạn cần làm rõ luồng công việc nào nên được tự động hóa trước, dựa vào độ phức tạp và quan trọng. Thứ tự ưu tiên nên là:
- Workflow đơn giản, ảnh hưởng lớn
- Workflow đơn giản, ảnh hưởng nhỏ
- Workflow phức tạp, ảnh hưởng lớn
- Workflow phức tạp, ảnh hưởng nhỏ.
Bước 2: Thực hiện workflow automation bằng phần mềm
Bây giờ là lúc bắt đầu tự động hóa luồng công việc ở quy mô nhỏ. Nhờ các giải pháp phần mềm tự động hóa luồng công việc dựa trên điện toán đám mây như SlimCRM, doanh nghiệp nhỏ cũng có thể chuyển đổi số, loại bỏ các tác vụ thủ công, gia tăng năng suất ngay với chi phí thấp nhất.
Bước 3: Kiểm thử workflow
Một vài vòng Kiểm thử sự chấp nhận của người dùng (User Acceptance Testing - UAT) sẽ giúp bạn xác định các vấn đề trong thực tế dựa vào phản hồi của nhân sự.
Bước 4: Triển khai workflow automation và đào tạo người dùng
Sau thời gian thử nghiệm, đã đến lúc triển khai luồng công việc mới trên diện rộng. Với sự trợ giúp của các phần mềm workflow automation hiện đại, điều này khá đơn giản. Tuy nhiên, đừng quên rằng để bất cứ thay đổi nào kịp tạo ra hiệu quả, nó cần phải được duy trì thường xuyên.
Bạn sẽ đưa được luồng công việc mới vào lòng người nhờ hai bước:
- Chỉ ra lợi ích thiết thực của chúng với nhân viên: chẳng hạn như bớt làm các tác vụ thủ công nhàm chán và dễ sai sót để có nhiều thời gian tư duy sáng tạo hơn.
- Hướng dẫn và làm mẫu cho nhân viên chạy luồng công việc tự động mới.
Bước 5: Thu thập phản hồi và cải tiến liên tục
Sau một thời gian tự động hóa luồng công việc, các đội nhóm sẽ xác định được ưu và nhược điểm của từng workflow. Hãy hỏi họ rằng:
- Bạn có đang làm ít công việc chân tay hơn ngày trước không?
- Bạn có thêm nhiều thời gian cho những việc quan trọng không?
- Nếu không thì giờ chúng ta nên làm gì?
Thu thập được phản hồi rồi thì hãy cố gắng giải quyết các vấn đề thật nhanh, bằng không mọi người sẽ từ bỏ việc tự động hóa của bạn đấy.
Bước 6: Phân tích và tối ưu hóa - Chia sẻ câu chuyện thành công
Bạn cần thu thập dữ liệu về thời gian và chi phí cắt giảm được từ khi triển khai workflow automation. Hãy so sánh với thời gian và chi phí của bản thân dự án automation, xem bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu tiền và đến khi nào sẽ thu hồi được vốn.
Hãy sử dụng các tính năng phân tích workflow được tích hợp sẵn trong phần mềm tự động hóa của bạn để phân tích luồng công việc, tìm ra điểm ứ đọng và khai thông nó.
Cuối cùng, hãy chia sẻ những câu chuyện tự động hóa thành công và ghi nhận nỗ lực của toàn đội nhóm để khuyến khích duy trì hành động tích cực.
Xem thêm: Business Process Automation (BPA): Hướng dẫn tự động hóa quy trình doanh nghiệp
Ứng dụng workflow automation trong doanh nghiệp như thế nào?
Bạn có thể hưởng lợi từ việc tự động hóa luồng công việc bất kể bạn đang ở trong ngành nào, quy mô doanh nghiệp bạn ra sao. Dưới đây là một số ví dụ về workflow automation cho từng đội nhóm, phòng ban thực tế để bạn tham khảo.
Workflow automation trong bán hàng
Nhờ công cụ CRM, đội kinh doanh có thể cải thiện quy trình sales nhờ theo dõi đường ống bán hàng (sales pipeline), theo dõi khách hàng tiềm năng (follow-up), trao đổi với khách hàng, quản lý liên hệ,... hoàn toàn tự động hóa.
Biễu mẫu để lại thông tin trên website là một trong nhiều nguồn cơ hội cho sales mà SlimCRM gom tự động
Với phần mềm tự động hóa SlimCRM, sales có thể theo dõi đường ống bán hàng trực quan
Workflow automation trong kế toán
Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô, việc lưu giữ hồ sơ chi tiết về dòng tiền vào và ra càng quan trọng. Workflow automation giúp bộ phận kế toán theo dõi thu chi, quản lý hóa đơn, báo cáo tài chính, giảm sai sót trong nhập liệu và tính toán trên phần mềm tự động hóa.
Xuất hóa đơn và theo dõi tình trạng thanh toán với SlimCRM
Lựa chọn tạo hóa đơn định kỳ và nhắc khách hàng thanh toán tự động trong phần mềm SlimCRM
Theo dõi báo cáo dòng tiền tự động với SlimCRM
Workflow automation trong tiếp thị
Bộ phận marketing có thể sử dụng phần mềm tự động hóa luồng công việc để cá nhân hóa các chiến dịch email nhỏ giọt cho từng phân khúc khách hàng, thu thập và quản lý khách hàng tiềm năng, báo cáo hiệu quả tiếp thị,...
Gửi email cá nhân hóa theo mẫu tự động cho khách hàng tiềm năng với SlimCRM
Workflow automation trong quản lý dự án
Nhà quản lý cần đảm bảo dự án đi đúng tiến độ và trong ngân sách. Tự động hóa luồng công việc giúp người quản lý dự án giao việc và theo dõi công việc nhanh chóng, dễ dàng hơn. Các tính năng workflow automation họ quan tâm bao gồm phân công, nhắc hạn, giám sát, tạo báo cáo,...
Cùng cộng tác, theo dõi tiến độ mỗi dự án và tác vụ dễ dàng với phần mềm tự động hóa luồng công việc SlimCRM
Workflow automation trong tuyển dụng
Tự động hóa luồng công việc trong tuyển dụng giúp bộ phận nhân sự nhanh chóng tuyển được người phù hợp nhất cho doanh nghiệp. Lưu trữ và sàng lọc thông tin ứng viên, đánh giá ứng viên, tương tác với ứng viên, tổ chức hội nhập và đào tạo,... đều có thể tự động hóa nhờ phần mềm tuyển dụng hiện đại.
Quản lý dữ liệu ứng viên tự động với phần mềm tuyển dụng SlimCRM
Tự động hóa onboarding và đào tạo với phần mềm giúp tăng tỷ lệ giữ chân nhân sự mới hiệu quả
Lời kết
Nhờ các phần mềm tự động hóa luồng công việc hiện đại, workflow automation không còn là quá trình phức tạp đòi hỏi nhân lực chuyên sâu. Với chi phí hợp lý, doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu loại bỏ tác vụ thủ công nhàm chán, lặp đi lặp lại để toàn lực tập trung vào những công việc ý nghĩa giúp bạn tăng trưởng và mở rộng. Giải phóng đội ngũ của bạn với phần mềm tự động hóa doanh nghiệp SlimCRM miễn phí từ hôm nay.
