Chắc hẳn bạn đã từng cảm thấy bối rối khi bắt tay vào một dự án mới, không biết bắt đầu từ đâu và mọi thứ cứ lung tung cả lên. Lập kế hoạch dự án chính là "kim chỉ nam" giúp bạn giải quyết vấn đề này. Bản kế hoạch dự án tuyệt vời sẽ tập hợp tất cả những yếu tố cần thiết để bạn khởi động suôn sẻ, từ mục tiêu, ngân sách đến các cột mốc quan trọng và phương thức giao tiếp.
Hãy cùng khám phá quy trình lập kế hoạch dự án và tải ngay mẫu kế hoạch dự án file word và excel trong bài viết sau bạn nhé!
Lập kế hoạch dự án là gì?
Lập kế hoạch dự án là quá trình xác định các mục tiêu, phạm vi, ngân sách, lịch trình, nguồn lực và rủi ro của một dự án, đồng thời xây dựng kế hoạch để đạt được các mục tiêu đó.
Lập kế hoạch dự án là bước thứ hai trong quy trình quản lý dự án, diễn ra sau khi khởi động dự án và trước khi bắt tay vào thực hiện. Trong giai đoạn này, người quản lý dự án sẽ xây dựng một bản kế hoạch chi tiết, phác thảo ra các yêu cầu cần thiết cho dự án.
Đọc thêm: Quản lý dự án là gì? Mục tiêu, kỹ năng, nhiệm vụ của quản lý dự án
Bản kế hoạch dự án là gì?
Bản kế hoạch dự án, đôi khi được gọi là kế hoạch công việc, giống như một bản thiết kế chi tiết cho dự án của bạn. Nó vạch ra các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể mà nhóm bạn cần hoàn thành.
Một bản kế hoạch dự án tốt sẽ bao gồm:
- Mục tiêu: Điều gì bạn muốn đạt được với dự án này?
- Phạm vi công việc: Những công việc nào cần thực hiện và những gì không nằm trong dự án.
- Lịch trình (tiến độ): Mỗi công việc sẽ mất bao lâu để hoàn thành và thứ tự thực hiện như thế nào?
- Các sản phẩm đầu ra: Bạn mong đợi hoàn thành những gì ở mỗi giai đoạn của dự án?
Tuy nhiên, cách lập kế hoạch dự án không phải lúc nào cũng giống nhau. Điều này dẫn đến việc một số nhóm không tận dụng hết lợi ích của việc lập kế hoạch hoặc bỏ qua nó hoàn toàn. Để viết một kế hoạch dự án hiệu quả, bạn cần tuân theo một quy trình logic, xác định chi tiết các mục tiêu và vạch ra chiến lược thực hiện rõ ràng.
Tại sao cần lập kế hoạch dự án?
Kế hoạch dự án giống như nền tảng cho toàn bộ dự án. Nếu thiếu nó, bạn đang bỏ qua một bước quan trọng trong quy trình quản lý dự án. Bắt đầu một dự án mà không có mục tiêu hoặc đích đến rõ ràng có thể dẫn đến tình trạng lộn xộn, ức chế và thậm chí là vượt phạm vi (scope creep) so với dự định ban đầu.
Ngược lại, một kế hoạch quản lý dự án rõ ràng, được viết thành văn sẽ cung cấp định hướng cơ bản cho tất cả các bên liên quan, đồng thời đảm bảo mọi người đều có trách nhiệm. Nó xác nhận rằng bạn có đủ nguồn lực cần thiết cho dự án trước khi thực sự bắt đầu.
Ngoài ra, kế hoạch dự án cho phép bạn, với tư cách là người chịu trách nhiệm dẫn dắt việc thực hiện, dự đoán những thách thức tiềm ẩn có thể gặp phải trong giai đoạn lập kế hoạch. Nhờ đó, bạn có thể đảm bảo dự án khả thi hoặc điều chỉnh hướng đi nếu cần thiết. Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi Viện Quản lý Dự án (Project Management Institute), có một mối tương quan mạnh mẽ giữa việc lập kế hoạch dự án và thành công của dự án - kế hoạch càng tốt, kết quả càng khả quan. Vì vậy, việc chinh phục giai đoạn lập kế hoạch cũng sẽ mang lại hiệu quả và kết quả dự án tốt hơn.
7 bước quy trình lập kế hoạch dự án
Bước 1: Xác định mục tiêu và nhiệm vụ
Giống như bạn đi phượt, cần phải có điểm đến rõ ràng thì kế hoạch dự án hiệu quả cũng cần có mục tiêu cụ thể. Việc xác định mục tiêu sẽ giúp bạn lý giải cho việc lập kế hoạch dự án, đồng thời đảm bảo mọi người đều hiểu rõ mục đích và tập trung vào những gì cần đạt được. Thậm chí, nghiên cứu từ Asana còn chỉ ra rằng nhân viên hiểu rõ công việc của mình đóng góp như thế nào vào mục tiêu chung sẽ có động lực tăng gấp đôi. Tuy nhiên, chỉ có 26% nhân viên thực sự hiểu được điều này.
Nguyên nhân là do việc đặt mục tiêu thường tách biệt khỏi công việc thực tế. Bằng cách xác định mục tiêu ngay trong kế hoạch, bạn có thể kết nối trực tiếp công việc của nhóm với các mục tiêu dự án theo thời gian thực.
Sự khác biệt giữa mục tiêu và nhiệm vụ dự án?
Thông thường, mục tiêu dự án mang tính tổng thể hơn so với nhiệm vụ. Mục tiêu dự án nên là các mục tiêu SMART (Cụ thể - Specific, Đo lường được - Measurable, Có thể đạt được - Achievable, Thực tế - Relevant, Có thời hạn - Time-bound) giúp bạn đo lường thành công dự án và thể hiện dự án phù hợp với mục tiêu kinh doanh như thế nào.
Ngược lại, nhiệm vụ dự án tập trung vào các sản phẩm cụ thể, thực tế mà bạn sẽ đạt được vào cuối dự án. Lập kế hoạch dự án giúp mọi người cùng đi đúng hướng để đạt được mục tiêu thông qua các nhiệm vụ cụ thể.
Bước 2: Đặt ra các chỉ số đo lường thành công
Sau khi xác định mục tiêu, hãy đảm bảo chúng có thể đo lường được bằng cách đặt ra các chỉ số thành công then chốt (key success metrics). Mục tiêu giống như đích đến, còn các chỉ số thành công sẽ cho bạn biết bạn có đang đi đúng hướng để đạt được đích đó không. Cách tốt nhất để làm điều này là đặt ra các mục tiêu SMART.
Ví dụ: Đối với dự án phát triển phần mềm:
Mục tiêu: Phát triển và ra mắt một ứng dụng di động giúp người dùng đặt vé máy bay dễ dàng hơn trong vòng 3 tháng.
Chỉ số thành công:
- Hoàn thành phát triển ứng dụng đúng thời hạn 3 tháng.
- Ứng dụng hoạt động ổn định, mượt mà, không có lỗi nghiêm trọng.
- Thu hút được ít nhất 10.000 lượt tải xuống trong tháng đầu tiên ra mắt.
- Nhận được đánh giá tích cực từ người dùng (trung bình 4 sao trở lên trên các kho ứng dụng).
Bước 3: Xác định các bên liên quan và vai trò
Để vận hành dự án, thường cần sự tham gia của nhiều người. Trong kế hoạch quản lý dự án, hãy phác thảo những thành viên nào trong nhóm sẽ tham gia dự án và vai trò của từng người. Điều này sẽ giúp bạn quyết định ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ (sẽ đề cập chi tiết sau) và cho các bên liên quan biết họ cần tham gia như thế nào.
Trong quá trình này, hãy đảm bảo xác định rõ ràng các vai trò và trách nhiệm khác nhau của các bên liên quan. Ví dụ:
- Ai chịu trách nhiệm trực tiếp cho thành công của dự án?
- Cấu trúc nhóm dự án của bạn như thế nào (ví dụ: bạn có quản lý dự án, nhà tài trợ dự án, v.v.)?
- Có cần sự phê duyệt của ai đó trước khi hoàn tất mọi thứ không?
- Các bên liên quan chức năng chéo nào nên được đưa vào kế hoạch dự án?
- Có cần tính đến các yếu tố quản lý rủi ro dự án nào không?
Bạn có thể cân nhắc sử dụng một hệ thống, chẳng hạn như biểu đồ RACI, để giúp xác định ai sẽ thúc đẩy dự án tiến lên, ai sẽ phê duyệt quyết định, ai sẽ đóng góp vào dự án và ai cần được thông báo khi dự án diễn ra.
Sau khi đã phác thảo tất cả các vai trò và bên liên quan, hãy đảm bảo đưa tài liệu đó vào kế hoạch dự án của bạn. Khi hoàn thành kế hoạch, nó sẽ trở thành nguồn thông tin đáng tin cậy cho tất cả các phòng ban tham gia dự án.
Ví dụ: Giả sử bạn đang lên kế hoạch cho một chiến dịch marketing online. Các bên liên quan và vai trò của họ có thể bao gồm:
- Trưởng nhóm marketing: Chị Mai chịu trách nhiệm toàn bộ thành công của chiến dịch.
- Chuyên viên thiết kế đồ họa: Anh Nam phụ trách tạo banner quảng cáo cho chiến dịch.
- Chuyên viên copywriter: Chị Linh chịu trách nhiệm viết nội dung cho quảng cáo.
- Chuyên gia SEO: Anh Hùng giúp tối ưu hóa trang web để thu hút khách hàng tiềm năng.
- Giám đốc điều hành: Ông Bình cần phê duyệt ngân sách cho chiến dịch.
Bằng cách xác định rõ ràng các bên liên quan và vai trò của họ, bạn có thể đảm bảo mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình và phối hợp hiệu quả để đạt được mục tiêu của dự án.
Bước 4: Lập dự toán chi phí dự án
Vì bạn đã xác định mục tiêu và các bên liên quan trong kế hoạch dự án, hãy sử dụng thông tin đó để lập ngân sách. Ví dụ, nếu đây là một dự án liên phòng ban với sự tham gia của nhiều phòng ban khác nhau, thì các phòng ban đó có chia sẻ chi phí dự án không? Nếu bạn có chỉ số mục tiêu cụ thể như số người tham dự sự kiện hoặc người dùng mới, liệu ngân sách đề xuất của bạn có hỗ trợ được mục tiêu đó không?
Bằng cách thiết lập ngân sách dự án trong giai đoạn lập kế hoạch (và trước khi bắt đầu chi tiêu), bạn có thể được phê duyệt, dễ dàng theo dõi tiến độ hơn và đưa ra các quyết định thông minh, tiết kiệm trong giai đoạn triển khai dự án
Ví dụ: Giả sử bạn đang lên kế hoạch cho một buổi hội thảo. Các khoản chi phí có thể bao gồm:
- Thuê địa điểm tổ chức hội thảo
- Dịch vụ ăn uống
- Thiết bị âm thanh, hình ảnh
- In ấn tài liệu
- Quà tặng cho khách tham dự (nếu có)
- Marketing quảng bá sự kiện
Đọc thêm: Quản lý chi phí dự án: quy trình chuẩn kèm mẫu excel
Bước 5: Xác định các cột mốc, thành phẩm dự án và phụ thuộc
Để dự án suôn sẻ, bạn cần xác định rõ ràng các dấu mốc quan trọng (milestone) và sản phẩm bàn giao của dự án (deliverables) dự án đạt được.
- Là những điểm đánh dấu quan trọng trong dự án, cho thấy bạn đã hoàn thành một giai đoạn nào đó. Ví dụ: Hoàn thành bản thiết kế logo, hoàn thành bản demo phần mềm, v.v.
- Cột mốc không cần thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể, nhưng cần đánh dấu một bước tiến quan trọng.
- Thành phẩm (đầu ra) dự án: Là những sản phẩm cụ thể được tạo ra sau khi bạn hoàn thành một cột mốc nhất định. Ví dụ: Logo hoàn chỉnh, phần mềm demo đã chạy được, v.v.
- Phụ thuộc (Dependencies): Là những nhiệm vụ bạn không thể bắt đầu cho đến khi hoàn thành các nhiệm vụ khác, giúp đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng thứ tự và tránh tình trạng "dẫm chân nhau" trong dự án. Ví dụ: Bạn không thể bắt đầu viết mã cho phần mềm cho đến khi có bản thiết kế giao diện được duyệt.
Bước 6: Phác thảo timeline và tiến độ dự án
Để dự án suôn sẻ, bạn cần có bản kế hoạch chi tiết về thời gian hoàn thành từng hạng mục và ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng việc.
1. Chia nhỏ dự án thành các bước nhỏ: Bắt đầu bằng việc chia dự án thành các nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ phần nào. Ví dụ: Thay vì "Thiết kế website", hãy chia thành các nhiệm vụ nhỏ hơn như "Thiết kế giao diện trang chủ", "Thiết kế trang sản phẩm", v.v.
2. Xác định thời gian hoàn thành từng bước: Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho từng nhiệm vụ. Bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý dự án như Trello, Asana, SlimCRM để theo dõi tiến độ dễ dàng hơn.
3. Giao trách nhiệm cho từng thành viên: Xác định ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ. Cần đảm bảo mỗi người có đủ năng lực và thời gian để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
4. Theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết: Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện của các nhiệm vụ. So sánh tiến độ thực tế với kế hoạch ban đầu. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, hãy điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.
Đọc thêm: Quản lý tiến độ dự án: quy trình, phương pháp xây dựng (kèm mẫu excel)
Bước 7: Xây dựng phương thức giao tiếp cho dự án
Như đã đề cập, hầu hết các dự án đều có nhiều bên liên quan tham gia. Điều đó có nghĩa là cách thức giao tiếp giữa các bên cũng sẽ khác nhau. Trong kế hoạch dự án, bạn có thể thiết lập ngay từ đầu những mong đợi về cách thức giao tiếp cho dự án cụ thể này.
Có kế hoạch giao tiếp là điều cần thiết để đảm bảo mọi người đều hiểu chuyện gì đang xảy ra, tiến độ dự án như thế nào và kế hoạch tiếp theo ra sao. Và trong trường hợp gặp phải bất trắc, bạn đã có sẵn một hệ thống giao tiếp rõ ràng.
Khi phát triển kế hoạch giao tiếp, hãy cân nhắc những câu hỏi sau:
- Bạn cần tổ chức bao nhiêu cuộc họp liên quan đến dự án? Mục tiêu của các cuộc họp này là gì?
- Bạn sẽ quản lý cập nhật tình trạng dự án như thế nào? Bạn sẽ chia sẻ chúng ở đâu?
- Bạn sẽ sử dụng công cụ nào để quản lý dự án và truyền đạt tiến độ, cập nhật?
Mẫu lập kế hoạch dự án file word và excel
Mẫu lập kế hoạch dự án file word
Bản kế hoạch dự án mẫu file excel theo nguyên tắc Agile
Ví dụ về lập kế hoạch dự án
Ví dụ về lập kế hoạch dự án: Lễ hội âm nhạc
1. Mục tiêu dự án
- Tổ chức thành công lễ hội âm nhạc thu hút 5.000 người tham dự.
- Tạo ấn tượng tốt đẹp về thương hiệu cho nhà tài trợ chính.
- Thu về 200 triệu đồng doanh thu từ bán vé và gian hàng.
2. Phạm vi dự án
- Lễ hội âm nhạc sẽ diễn ra trong 1 ngày tại một địa điểm ngoài trời.
- Sẽ có 10 ban nhạc biểu diễn trên 2 sân khấu.
- Sẽ có khu vực bán thức ăn và đồ uống, khu vực bán hàng lưu niệm và khu vực vui chơi giải trí.
3. Phân chia công việc
Nhóm quản lý dự án:
- Phát triển và thực hiện kế hoạch dự án.
- Quản lý ngân sách và nguồn lực.
- Giao tiếp với các bên liên quan.
Nhóm marketing:
- Quảng bá lễ hội âm nhạc qua các kênh truyền thông.
- Bán vé và gian hàng.
Nhóm hậu cần:
- Thuê địa điểm và sắp xếp trang thiết bị.
- Đảm bảo an ninh và an toàn cho sự kiện.
- Cung cấp thức ăn và đồ uống.
Nhóm sản xuất:
- Lên kế hoạch cho các tiết mục biểu diễn.
- Quản lý các ban nhạc và nghệ sĩ biểu diễn.
- Thiết lập sân khấu và hệ thống âm thanh.
4. Timeline dự án
Giai đoạn 1: Lập kế hoạch và chuẩn bị (2 tháng)
- Xác định mục tiêu, phạm vi và ngân sách dự án.
- Lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn của dự án.
- Thuê địa điểm và đặt các dịch vụ cần thiết.
- Bắt đầu chiến dịch marketing.
Giai đoạn 2: Thực hiện (1 tháng)
- Xây dựng sân khấu và thiết lập hệ thống âm thanh.
- Xác nhận lịch trình biểu diễn với các ban nhạc và nghệ sĩ.
- Đào tạo nhân viên.
- Bắt đầu bán vé và gian hàng.
Giai đoạn 3: Sự kiện (1 ngày)
- Quản lý tất cả các khía cạnh của lễ hội âm nhạc.
- Đảm bảo an ninh và an toàn cho sự kiện.
- Cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời cho người tham dự.
Giai đoạn 4: Sau sự kiện (1 tuần)
- Đánh giá thành công của lễ hội âm nhạc.
- Thu thập phản hồi từ người tham dự.
- Thanh toán các nhà cung cấp dịch vụ.
- Lập báo cáo kết quả dự án.
5. Ngân sách dự án
- Thuê địa điểm: 50 triệu đồng
- Trang thiết bị và âm thanh: 30 triệu đồng
- Marketing: 20 triệu đồng
- Nhân sự: 15 triệu đồng
- Thức ăn và đồ uống: 10 triệu đồng
- Chi phí khác: 15 triệu đồng
- Tổng ngân sách: 140 triệu đồng
6. Rủi ro dự án
- Thời tiết xấu có thể ảnh hưởng đến sự kiện.
- Một ban nhạc hoặc nghệ sĩ biểu diễn có thể hủy bỏ.
- Có thể không bán được đủ vé để trang trải chi phí.
7. Kế hoạch phòng ngừa rủi ro
- Thuê mái che dự phòng trong trường hợp trời mưa.
- Có danh sách các ban nhạc và nghệ sĩ biểu diễn dự phòng.
- Đặt giá vé phù hợp để thu hút đủ người tham dự.
8. Bên liên quan
- Nhà tài trợ chính
- Các ban nhạc và nghệ sĩ biểu diễn
- Người tham dự
- Nhân viên
- Nhà cung cấp dịch vụ
9. Kế hoạch giao tiếp
- Giao tiếp thường xuyên với tất cả các bên liên quan.
- Cung cấp thông tin cập nhật về tiến độ dự án.
- Giải quyết các vấn đề và mối quan tâm một cách nhanh chóng và hiệu quả.
10. Đánh giá dự án
- Sau khi sự kiện kết thúc, sẽ tổ chức một cuộc họp để đánh giá thành công của dự án.
- Sẽ thu thập phản hồi từ người tham dự, nhân viên và nhà cung cấp dịch vụ.
- Sẽ sử dụng thông tin này để cải thiện các lễ hội âm nhạc trong tương lai.
Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch dự án
Bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý dự án dễ sử dụng, tính năng hiện đại và giá cả phải chăng? SlimCRM chính là giải pháp dành cho bạn!
SlimCRM là phần mềm quản lý dự án được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp bạn:
- Tăng hiệu quả quản lý dự án: Theo dõi tiến độ dự án, quản lý nhiệm vụ, giao việc cho nhân viên, và tự động hóa các quy trình công việc.
- Tăng năng suất làm việc: Cộng tác hiệu quả với nhóm dự án, chia sẻ thông tin và tài liệu, và theo dõi hiệu suất công việc của từng cá nhân.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Tự động hóa các công việc thủ công, giảm thiểu sai sót, và tối ưu hóa quy trình làm việc.
3 ưu điểm nổi bật của SlimCRM:
1. Dễ sử dụng
- Giao diện trực quan, dễ dàng sử dụng ngay cả với những người mới bắt đầu.
- Số click chuột và số lần chuyển màn hình tối thiểu
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ, bao gồm tiếng Việt.
- Có nhiều tài liệu hướng dẫn và video hướng dẫn sử dụng.
2. Tính năng hiện đại
- Quản lý dự án và nhiệm vụ chuẩn PMI
- Theo dõi tiến độ dự án
- Giao việc cho nhân viên
- Quản lý khách hàng tiềm năng
- Chăm sóc khách hàng
- Báo cáo và phân tích
- Tích hợp với nhiều ứng dụng khác
3. Giá cả phải chăng
SlimCRM cung cấp nhiều gói cước với mức giá phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mọi doanh nghiệp. Bắt đầu từ 25.000 VNĐ/ngày là bạn có thể sở hữu trọn bộ tính năng của phần mềm!
Đăng ký dùng thử miễn phí tại đây!
Phân biệt Project Plan với các thuật ngữ quản lý dự án khác
Project Plan vs Project Charter
- Project Charter (Điều lệ dự án): Giống như bản phác thảo tổng quan về dự án, thường được phê duyệt bởi các bên liên quan chủ chốt trước khi bắt đầu.
- Project Plan (Kế hoạch dự án): Cung cấp chi tiết hơn về các yếu tố chính của dự án dựa trên Điều lệ dự án đã được phê duyệt.
Project Plan vs Project Scope
- Phạm vi dự án: Xác định quy mô và ranh giới của dự án.
- Kế hoạch dự án: Thường bao gồm cả phần mô tả phạm vi dự án để giúp mọi người liên quan nắm rõ.
Project Plan vs Agile Project
- Quản lý dự án Agile: Phương pháp phân chia công việc thành các phần lặp, cộng tác.
- Kế hoạch dự án: Vẫn cần thiết cho dự án Agile để vạch ra lộ trình trước khi bắt đầu.
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến lập kế hoạch dự án. Hy vọng bài viết giúp bạn có thêm cơ sở để vận hành và quản lý dự án hiệu quả. Đừng quên theo dõi SlimCRM để cập nhật những kiến thức mới nhất về quản trị dự án bạn nhé!
