Đánh giá mức độ hoàn thành công việc là một trong những hoạt động then chốt của doanh nghiệp. Đây là hoạt động không chỉ giúp đo lường hiệu quả lao động mà còn định hướng chiến lược phát triển nguồn nhân lực, từ đó gia tăng năng suất và thúc đẩy thành công chung của tổ chức.
Cùng SlimCRM khám phá 4 tiêu chí, 7 phương pháp, quy chế và các biểu mẫu dễ áp dụng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc sau đây bạn nhé!
Tại sao cần đánh giá mức độ hoàn thành công việc?
Đánh giá chính xác mức độ hoàn thành công việc giúp điều chỉnh quy trình làm việc sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty. Việc làm này cũng không chỉ tiết kiệm tài nguyên mà còn hỗ trợ dự đoán các vấn đề có thể phát sinh sau này trong văn hóa làm việc.
Một trong những lợi ích hấp dẫn là việc đánh giá là giúp quản lý nhân sự phát hiện ra những lỗ hổng/điểm yếu kém cần cải thiện. Ví dụ, kết quả có thể chỉ ra một số chương trình đào tạo cần thiết cho nhân viên.
Một lợi ích khác cho toàn công ty là giúp xác định những nhân viên có hiệu suất và chất lượng công việc cao nhất. Sau đó, bạn có thể sử dụng những thông tin chi tiết này để thúc đẩy văn hóa công ty bằng cách ghi nhận thành tích của nhân viên.
Ngoài ra, việc phân tích kết quả có thể giúp bạn phát hiện những số liệu không phản ánh rõ nét về mức độ hoàn thành công việc của nhân viên. Như vậy, bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức cho việc đo lường những số liệu đó để tập trung vào các khía cạnh quan trọng hơn.
Tham khảo: 9 tiêu chí và 6 bước quy trình đánh giá nhân viên toàn diện
Các bước đánh giá mức độ hoàn thành công việc
Bước 1: Đặt mục tiêu theo vai trò
Mục tiêu là yếu tố quan trọng vì mục tiêu tốt giúp nhân viên gắn bó với công việc. Đây nên là quá trình hợp tác, thay vì bạn giao cho họ những mục tiêu không phù hợp với công việc. Bạn muốn nhân viên sau khi đặt mục tiêu sẽ nghĩ "Tôi muốn làm điều đó" thay vì "Tôi phải làm điều đó".
Khi tạo mục tiêu, hãy bắt đầu bằng cách xác định ý nghĩa của OKR (Mục tiêu và Kết quả then Chốt) để phản ánh sự thay đổi tích cực mà bạn mong muốn thấy. Sau đó, bạn có thể chia nhỏ từng mục tiêu thành các điểm nhỏ hơn.
Đừng quên đặt ra một số thước đo mềm để đánh giá các yếu tố vô hình. Để có thể thực hiện chính xác, bạn nên đặt ra ít nhất năm khía cạnh. Đây có thể bao gồm hành vi, thái độ, kỹ năng, kiến thức và các lĩnh vực hành chính.
Sau đó, bạn có thể chuyển đổi thông tin này thành KPI để theo dõi tiến độ cá nhân. Nếu bạn không chắc chắn nên chọn KPI nào, đây là một vài gợi ý để bạn bắt đầu:
1/ Năng suất và chất lượng công việc
Một trong những cách chính để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên là xem họ năng suất như thế nào và chất lượng công việc của họ ra sao. Nói chung, năng suất của nhân viên dễ đo lường hơn chất lượng công việc. Điều này là do năng suất của nhân viên phụ thuộc vào sản phẩm đầu ra lớn hay nhỏ hoặc thường xuyên ra sao.
Ví dụ, một nhân viên có thể tạo ra nhiều báo cáo hơn các đồng nghiệp trong một tuần. Tuy nhiên, điều đó không nhất thiết có nghĩa là những báo cáo đó có chất lượng.
Để kiểm tra chất lượng trong trường hợp đó, bạn phải đặt những câu hỏi sau:
- Báo cáo có chứa bao nhiêu thông tin chuyên sâu?
- Kế hoạch hành động có thể thực hiện và thực tế không?
- Liệu nhân viên có dựa trên nghiên cứu kỹ lưỡng để hỗ trợ cho những thông tin chuyên sâu đó không?
- Họ có trình bày những thông tin chuyên sâu đó rõ ràng không?
- Các bên liên quan có bị thuyết phục không?
2/ Phát triển và nâng cao kỹ năng
Ngay cả khi bạn đã tuyển dụng một người có hồ sơ ấn tượng, bạn vẫn cần theo dõi sự phát triển kỹ năng và mức độ gắn kết của họ. Xét cho cùng, chỉ riêng hồ sơ thôi có thể không đủ để dự đoán liệu một người có thành công trong tổ chức của bạn hay không.
Cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là đánh giá hành vi của nhân viên trên công việc để đảm bảo kế hoạch quản lý hiệu suất của bạn đang hoạt động.
Ví dụ, bạn cần xem xét các khía cạnh như:
- Sẵn sàng tham gia các buổi đào tạo và áp dụng kiến thức vào công việc hàng ngày
- Tham gia các sự kiện
- Chủ động sáng tạo
- Phản hồi tích cực với góp ý
3/ Đạt được mục tiêu
Xác định một số mục tiêu cá nhân cho nhân viên hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Sau đó, bạn có thể mở rộng các mục tiêu đó khi họ tiến bộ.
4/ Hòa nhập nhóm
Ngoài việc hoàn thành tốt công việc, nhân viên đáng tin cậy còn biết cách làm việc tốt với người khác. Vì vậy, sẽ rất hữu ích nếu bạn yêu cầu các thành viên trong nhóm thường xuyên tương tác với nhân viên đó cung cấp phản hồi. Bạn cũng có thể đánh giá cách nhìn nhận của các đồng nghiệp về kỹ năng giao tiếp của họ.
Bước 2: Thiết lập chuẩn đánh giá
Sau khi xác định các khía cạnh cần đo lường, bạn cần đặt ra một mức chuẩn ban đầu. Để làm điều đó, bạn cần theo dõi dữ liệu về hiệu suất trung bình của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng dữ liệu từ các tổ chức khác trong cùng lĩnh vực để tìm ra mức chuẩn của mình. Sau đó, bạn có thể thiết lập mức hiệu suất đỉnh cao mong muốn.
Bây giờ, chỉ cần so sánh mức độ hoàn thành công việc hiện tại của nhân viên với mức họ cần đạt được. Hãy tìm ra những lĩnh vực có khoảng cách lớn nhất giữa thực tế và lý tưởng. Đó là những lĩnh vực bạn có thể tập trung hỗ trợ nhân viên cải thiện.
Bước 3: Hướng dẫn nhân viên cải thiện và theo dõi tiến độ
Lãnh đạo giỏi không chỉ dừng lại ở việc đo lường và thiết lập chuẩn. Bạn cũng cần hướng dẫn nhân viên cách họ có thể cải thiện. Tốt nhất là bạn nên cung cấp cho họ các cập nhật thường xuyên. Bằng cách này, bạn có thể tận dụng những thay đổi tích cực và cùng nhau giải quyết những điểm yếu kém.
Khi mọi thứ đã đi vào guồng, hãy thử tự động hóa quy trình và tìm ra khoảng thời gian phù hợp. Một số công ty áp dụng mô hình đánh giá thường niên truyền thống. Tuy nhiên, các cuộc khảo sát chỉ ra rằng 92% nhân viên thích nhận được phản hồi về hiệu suất thường xuyên hơn.
Hãy nhớ rằng việc đo lường hiệu quả công việc thường xuyên sẽ mang lại lợi ích. Rốt cuộc, nhiều thứ có thể xảy ra trong một năm, và bạn có thể muốn điều chỉnh các mục tiêu trong quá trình thực hiện.
4 tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc
Bản chất công việc
Để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên một cách chính xác, cần lưu ý đến bản chất công việc họ đảm nhiệm. Dưới đây là 3 loại công việc phổ biến và cách đánh giá hiệu quả công việc phù hợp cho từng loại:
Loại 1: Định hướng phát triển chiến lược
Loại công việc này thường dành cho các vị trí lãnh đạo cấp cao, tập trung vào việc hoạch định chiến lược, định hướng phát triển cho công ty. Do đó, khi đánh giá hiệu quả công việc, cần tập trung vào các tiêu chí như:
- Khả năng đề xuất và triển khai chiến lược hiệu quả
- Tầm nhìn xa, khả năng dự đoán xu hướng thị trường
- Kỹ năng lãnh đạo, định hướng và truyền cảm hứng cho nhân viên
- Khả năng ra quyết định sáng suốt, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo
Loại 2: Giám sát thực hiện
Loại công việc này thường dành cho các vị trí quản lý cấp trung, phụ trách việc giám sát, điều phối và thúc đẩy tiến độ công việc. Khi đánh giá hiệu quả công việc, cần tập trung vào các tiêu chí như:
- Khả năng quản lý, phân công và điều phối công việc hiệu quả
- Kỹ năng giao tiếp, truyền đạt thông tin rõ ràng
- Khả năng giải quyết vấn đề, xử lý tình huống phát sinh
- Kỹ năng đánh giá, khích lệ và phát triển nhân viên
Loại 3: Tuân thủ và hỗ trợ
Loại công việc này thường dành cho các vị trí nhân viên, tập trung vào việc thực hiện các công việc cụ thể theo hướng dẫn. Khi đánh giá hiệu quả công việc, cần tập trung vào các tiêu chí như:
- Khả năng hoàn thành công việc đúng hạn, đảm bảo chất lượng
- Kỹ năng chuyên môn, thao tác nghiệp vụ thành thạo
- Tinh thần trách nhiệm, ý thức kỷ luật
- Khả năng hợp tác, làm việc nhóm hiệu quả
Tham khảo thêm: Phân tích công việc: ví dụ, quy trình thực tế kèm bảng mẫu
Tần suất làm việc
Mức độ hoàn thành công việc của nhân viên cần được đánh giá dựa trên tần suất họ hoàn thành tốt nhiệm vụ. Nhân viên có tần suất hoàn thành công việc ổn định, đều đặn sẽ được đánh giá cao hơn.
Ngược lại, tần suất hoàn thành công việc thiếu ổn định, lúc tốt lúc xấu phản ánh những vấn đề trong công tác của họ. Thành công trong công việc gắn liền với sự ổn định, bền bỉ thay vì những nỗ lực nhất thời.
Hiệu quả công việc
Hiệu quả công việc là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên. Nhìn vào kết quả đánh giá hiệu quả công việc, bạn có thể nhận biết nhân viên có đang thực sự hoàn thành được công việc đúng như mục tiêu kỳ vọng ban đầu hay không.
Tiêu chí này được xác định bằng công thức:
Hiệu quả công việc = Kết quả công việc / Mục tiêu đề ra ban đầu.
Phát triển năng lực
Hoàn thành công việc không chỉ đơn giản là thực hiện xong một nhiệm vụ cụ thể. Nó còn bao hàm việc thúc đẩy sự phát triển bản thân của nhân viên trong quá trình hoàn thành công việc đó.
Điều này có nghĩa là:
- Nhân viên cần thu thập được kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm mới khi hoàn thành công việc.
- Họ cần có cơ hội để phát triển bản thân và nâng cao năng lực chuyên môn.
- Việc hoàn thành công việc góp phần thúc đẩy sự phát triển chung của tổ chức.
Tham khảo: Khung năng lực là gì? Các bước xây dựng và đánh giá
7 phương pháp đánh giá mức độ hoàn thành công việc nhân viên
Dùng thang điểm đánh giá
Bạn có thể sử dụng các thang điểm theo thứ tự (1-5 hoặc 1-10) để đo lường các chỉ số hiệu suất. Ví dụ, bạn có thể đánh giá nhân viên theo các khía cạnh như "quản lý thời gian", "hoàn thành nhiệm vụ" hoặc "giúp đỡ đồng nghiệp".
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng thang đo tần suất, chẳng hạn như "luôn luôn", "thường xuyên", "thỉnh thoảng" hoặc "không bao giờ". Đây có thể là lựa chọn phù hợp nếu bạn cho rằng các con số không thể mô tả chính xác chỉ số đó.
Suy cho cùng, bản thân thang đo đánh giá là phần tĩnh, và bạn có thể điều chỉnh các yếu tố cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức.
Phản hồi 360 độ
Cái tên 360 độ ám chỉ rằng phản hồi này không chỉ theo một chiều. Thay vào đó, nó bao gồm ý kiến đóng góp từ đồng nghiệp, quản lý và thậm chí có thể cả khách hàng. Lý tưởng nhất, bạn muốn lắng nghe ý kiến từ những người thường xuyên tiếp xúc với nhân viên.
Nguyên tắc chính đằng sau phản hồi 360 độ là việc kết hợp thông tin chi tiết từ nhiều nguồn có thể cung cấp cho bạn bức tranh toàn cảnh rõ ràng hơn. Bằng cách này, bạn có thể tránh bỏ sót những điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên.
Tự đánh giá
Một trong những cách hiệu quả nhất để cung cấp phản hồi là khuyến khích nhân viên tự đánh giá mức độ hoàn thành công việc của mình một cách thường xuyên. Bạn có thể sử dụng các câu hỏi trắc nghiệm, câu hỏi tự luận hoặc cả hai để thu thập thông tin chi tiết.
Sau đó, bạn cần so sánh kết quả tự đánh giá với kỳ vọng và đánh giá của bạn. Những điểm khác biệt giữa hai bên có thể cho bạn thấy những lĩnh vực chính cần cải thiện.
Tuy nhiên, vấn đề thường gặp nhất cần lưu ý ở đây là nhận được phản hồi không trung thực.
Quản lý theo mục tiêu (MBO)
Quản lý theo mục tiêu hoặc kết quả là một cách cung cấp phản hồi rất trực tiếp và hiệu quả.
Thông thường, nhân viên sẽ thống nhất với ban quản lý về các mục tiêu nhất định và cách thức đo lường chúng. Tất nhiên, tất cả những điều này phải phù hợp với mục tiêu của công ty. Sau đó, nhân viên sẽ nhận được đánh giá dựa trên những kỳ vọng đó.
Cách tiếp cận này hoạt động tốt nhất trong các tổ chức có sự giao tiếp hiệu quả giữa ban quản lý và nhân viên.
Danh sách kiểm tra
Phương pháp này khá cơ bản và dựa vào danh sách kiểm tra theo kiểu có/không. Nó đủ đơn giản và giúp bạn thấy được nhân viên của mình đang đáp ứng các kỳ vọng về hiệu suất ở những điểm nào và những điểm nào chưa đạt. Sau đó, bạn có thể xác định các kỹ năng và lĩnh vực mà nhân viên cần được hướng dẫn.
Tuy nhiên, phương pháp này loại bỏ khả năng đánh giá mức độ hiệu suất. Vì vậy, bạn có thể chỉ muốn giới hạn nó cho các số liệu rất cứng nhắc, chỉ những trường hợp mà bất kỳ sai lệch nào so với lý tưởng cũng không thể chấp nhận được, chẳng hạn như việc tuân thủ một thời hạn quan trọng.
Phương pháp xếp hạng
Trong phương pháp xếp hạng truyền thống, ban quản lý xếp hạng nhân viên từ năng suất nhất đến kém năng suất nhất. Điều này diễn ra theo một tập hợp các thông số.
Tuy nhiên, cách tiếp cận này có thể biến thành sự cạnh tranh khốc liệt nếu bạn không cẩn thận về văn hóa làm việc.
Thang đo đánh giá theo hành vi then chốt (BARS)
Phương pháp BARS - Behaviorally anchored rating scales đánh giá hành vi của nhân viên và khám phá mối liên quan của nó với hiệu suất công việc. Nó được thể hiện trong các tuyên bố mô tả hành vi càng cụ thể càng tốt.
Một trong những lợi ích của phương pháp này là nó đo lường những yếu tố vô hình, thường bị bỏ qua. Ví dụ, một nhân viên có thể dành thời gian trong ngày để giúp đỡ đồng nghiệp.
Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc
Theo Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động (NSDLĐ) có trách nhiệm ban hành Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động (NLĐ). Tuy nhiên, NSDLĐ cần tham khảo ý kiến tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở trước khi ban hành Quy chế.
Hiện nay, chưa có quy định cụ thể về nội dung của Quy chế. Nhưng, quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
1. Rõ ràng, cụ thể, thống nhất: Quy định phải rõ ràng, dễ hiểu, có thể áp dụng trực tiếp. Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ, gây hiểu lầm.
2. Xác định rõ tiêu chí đánh giá: Quy định rõ ràng thế nào là hoàn thành công việc, thế nào là không hoàn thành công việc. Tiêu chí đánh giá phải cụ thể, khách quan, đo lường được.
Bạn có thể tải mẫu quy chế mức độ hoàn thành công việc file word ở đây!
Các mẫu đánh giá mức độ hoàn thành công việc
Việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc là một phần quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, từ đó có những chính sách khen thưởng, kỷ luật phù hợp. Dưới đây là một số mẫu đánh giá mức độ hoàn thành công việc phổ biến:
- Mẫu nhân viên tự đánh giá mức độ hoàn thành công việc
- Mẫu đánh giá mức độ hoàn thành công việc được giao theo KPI
- Form đánh giá theo mô hình ASK….
Tải full mẫu đánh giá nhân viên file word và excel !
Đánh giá hiệu suất công việc công bằng, minh bạch với SlimCRM
Quản trị hiệu suất và tạo động lực làm việc cho nhân viên luôn là bài toán khó tìm lời giải nhất. Đặc biệt khi lực lượng lao động trẻ ngày càng chiếm đa số, năng động hơn - sáng tạo hơn nhưng việc quản lý hiệu suất lại càng trở nên khó khăn khi họ thường có tư duy độc lập, ít chịu ràng buộc bởi các quy tắc cứng nhắc. Do đó, việc áp dụng các phương pháp đánh giá và quản lý truyền thống có thể không hiệu quả, thậm chí gây phản tác dụng.
SlimCRM tự tin có thể giải quyết vấn đề đó. Mindset của SlimCRM hướng tới: công nghệ là công cụ hỗ trợ nhân viên làm việc tốt hơn, không phải gánh nặng kìm hãm sự sáng tạo.
Đây là case study SlimCRM giúp nhà quản lý hiệu suất công việc và đánh giá nhân sự đơn giản theo phương pháp quản trị mục tiêu hiện đại:
Đầu tuần
Lập kế hoạch công việc theo mẫu:
- Xác định mục tiêu chung cho tuần.
- Lập kế hoạch hành động chi tiết theo từng ngày.
- Ưu tiên các công việc quan trọng nhất.
Gặp gỡ Line Manager để rà soát kế hoạch:
- Đảm bảo tất cả công việc đều liên quan đến mục tiêu chung của doanh nghiệp (mục tiêu có thể theo tháng, quý, năm)
- Nhận phản hồi và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết
Trong tuần:
Thực hiện công việc theo kế hoạch:
- Tập trung vào các công việc trọng tâm.
- Cập nhật tiến độ công việc thường xuyên.
- Hoàn thành công việc nào, đánh dấu hoàn thành công việc đó trên phần mềm
Giải quyết các công việc phát sinh:
- Xác định nguyên nhân và giải pháp cho các công việc phát sinh.
- Cập nhật kế hoạch nếu cần thiết.
Cuối tuần:
Báo cáo tiến độ công việc:
- Sử dụng phần mềm để báo cáo tiến độ công việc
- Manager kiểm tra và đánh giá trực tiếp mức độ hoàn thành công việc trên phần mềm
- Phân tích lý do cho những công việc chưa hoàn thành.
- Đề xuất giải pháp khắc phục.
Và đây cũng là cách vận dụng công cụ quản lý theo mục tiêu OKRs và quản lý công việc với SlimCRM. Mời bạn tự mình trải nghiệm phần mềm để có đánh giá chính xác nhất!
Giải đáp thắc mắc liên quan
Chất lượng công việc là gì?
Chất lượng công việc thể hiện mức độ tốt xấu của kết quả công việc, thể hiện qua sự đáp ứng các yêu cầu, tiêu chí đã đề ra.
Yếu tố:
- Độ chính xác: Mức độ đúng đắn, không sai sót của kết quả công việc.
- Hiệu quả: Mức độ đạt được mục tiêu với ít nguồn lực nhất.
- Tính sáng tạo: Mức độ mới mẻ, độc đáo của giải pháp, cách thức hoàn thành công việc.
- Tính thẩm mỹ: Mức độ đẹp mắt, tinh tế của kết quả công việc (nếu có).
Mức độ hoàn thành công việc là gì?
Tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành so với tổng lượng công việc được giao.
Cách đo lường:
- Số lượng: Hoàn thành bao nhiêu đơn vị công việc.
- Thời gian: Hoàn thành công việc trong bao lâu.
- Mức độ: Hoàn thành bao nhiêu phần trăm công việc.
Hy vọng bài viết giúp bạn hiểu rõ về các tiêu chí, phương pháp cũng như quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Đừng quên theo dõi SlimCRM để cập nhật những thông tin mới nhất về quản trị bạn nhé!
