Excel là một công cụ phổ biến và mạnh mẽ được nhiều người sử dụng để quản lý công việc, từ đơn giản đến phức tạp. Trong bài viết này, SlimCRM sẽ giới thiệu đến bạn 12 mẫu quản lý công việc bằng Excel và Google sheet hữu ích giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn. Bắt đầu ngay nhé!
Mẫu quản lý công việc bằng excel là gì?
Mẫu quản lý công việc bằng Excel là một bảng tính được thiết kế sẵn với các mục và chức năng giúp bạn theo dõi, sắp xếp và quản lý hiệu quả các công việc cần thực hiện. Mẫu này thường bao gồm các thông tin sau:
- Tên công việc: Mô tả ngắn gọn về công việc cần thực hiện.
- Mô tả: Chi tiết về công việc cần thực hiện, bao gồm các yêu cầu, mục tiêu, v.v.
- Mức độ ưu tiên: Xác định tầm quan trọng của công việc, giúp bạn sắp xếp thứ tự thực hiện hợp lý.
- Ngày bắt đầu: Ngày bạn bắt đầu thực hiện công việc.
- Ngày hoàn thành: Ngày dự kiến hoàn thành công việc.
- Người thực hiện: Cá nhân hoặc nhóm được giao nhiệm vụ thực hiện công việc.
- Trạng thái: Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc, bao gồm các trạng thái như "Chưa bắt đầu", "Đang thực hiện", "Đã hoàn thành", "Trì hoãn", v.v.
- Ghi chú: Ghi lại những thông tin quan trọng liên quan đến công việc, chẳng hạn như ghi chép cuộc họp, tài liệu tham khảo, v.v.
Tham khảo thêm:
Hướng dẫn lập bảng theo dõi công việc bằng Excel/Google Sheet
Bước 1: Xác định thông tin cần thiết
Trước khi bắt đầu tạo mẫu quản lý công việc bằng Excel, hãy xác định rõ ràng những thông tin bạn muốn theo dõi về công việc của mình. Một số thông tin phổ biến bao gồm:
- Tên công việc
- Mô tả công việc
- Mức độ ưu tiên
- Ngày bắt đầu
- Ngày hoàn thành dự kiến
- Người thực hiện
- Trạng thái
- Ghi chú
Bạn có thể thêm hoặc bớt các thông tin này tùy theo nhu cầu cụ thể của mình.
Bước 2: Tạo bảng tính mới
Mở Microsoft Excel hoặc Google Sheet và tạo một bảng tính mới.
Bước 3: Nhập tiêu đề cột
Nhập tiêu đề cột cho từng thông tin bạn muốn theo dõi. Ví dụ:
- A: Tên công việc
- B: Mô tả công việc
- C: Mức độ ưu tiên
- D: Ngày bắt đầu
- E: Ngày hoàn thành dự kiến
- F: Người thực hiện
- G: Trạng thái
- H: Ghi chú
Bước 4: Nhập dữ liệu
Nhập dữ liệu cho từng công việc bạn cần theo dõi.
Bước 5: Định dạng bảng tính
Bạn có thể định dạng bảng tính của mình để dễ nhìn và sử dụng hơn. Một số tùy chọn định dạng phổ biến bao gồm:
- Chỉnh sửa phông chữ và cỡ chữ
- Thêm đường viền cho bảng
- Tô màu các hàng hoặc cột
- Sắp xếp dữ liệu theo một cột cụ thể
- Lọc dữ liệu theo các tiêu chí cụ thể
Bước 6: Sử dụng các công thức
Bạn có thể sử dụng các công thức Excel để tự động tính toán một số thông tin, chẳng hạn như số ngày còn lại để hoàn thành công việc hoặc tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành.
Bước 7: Lưu bảng tính
Lưu bảng tính của bạn với một tên dễ nhớ.
Mẹo:
- Bạn có thể sử dụng các mẫu bảng tính có sẵn trong Excel để tiết kiệm thời gian.
- Bạn có thể thêm các biểu đồ hoặc hình ảnh vào bảng tính để làm cho nó trực quan hơn.
- Bạn có thể chia sẻ mẫu quản lý công việc bằng Google sheet/Excel của mình với những người khác để họ có thể theo dõi tiến độ công việc của bạn.
Có thể bạn quan tâm: 11cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả nhất!
12 file mẫu quản lý công việc bằng excel và google sheet mới nhất cho các phòng ban
Sau đây là 13 file mẫu quản lý công việc bằng Excel và Google Sheet được SlimCRM tổng hợp và biên soạn. Theo dõi công dụng và tải xuống hoàn toàn miễn phí ngay nhé:
Mẫu Gantt Chart quản lý công việc, dự án
Biểu đồ Gantt là một dạng biểu đồ thanh ngang minh họa tiến độ thực hiện các công việc trong một dự án. Mỗi thanh ngang trong biểu đồ đại diện cho một công việc, chiều dài của thanh thể hiện thời gian dự kiến hoàn thành công việc, và vị trí của thanh thể hiện thời gian bắt đầu và kết thúc công việc.
Công dụng:
- Giúp theo dõi tiến độ thực hiện các công việc trong dự án một cách trực quan.
- Xác định những công việc đang bị chậm tiến độ và có biện pháp khắc phục kịp thời.
- Phân phối nguồn lực hợp lý cho các công việc trong dự án.
- Giao tiếp hiệu quả về tiến độ dự án với các bên liên quan.
Tải mẫu quản lý công việc bằng sơ đồ Gantt
Mẫu quản lý công việc bằng Excel cho sales
Mẫu quản lý công việc bằng Excel cho sales giúp quản lý các hoạt động bán hàng, bao gồm theo dõi tiến độ công việc, quản lý khách hàng tiềm năng, ghi chép thông tin về các cuộc gặp gỡ và giao dịch, v.v.
Công dụng:
- Tăng hiệu quả công việc bán hàng.
- Nâng cao tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự.
- Tăng doanh số bán hàng.
Download mẫu quản lý công việc bằng Excel cho sales
File Excel quản lý công việc cho nhân viên Marketing
Mẫu Excel này hỗ trợ bộ phận Marketing theo dõi và quản lý các công việc trong tuần/tháng một cách hiệu quả, từ khi lên kế hoạch đến khi thực hiện và đánh giá kết quả.
Công dụng:
- Lập kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động marketing
- Theo dõi tiến độ thực hiện và điều chỉnh khi cần thiết.
- Đánh giá hiệu quả của các công việc marketing dựa trên các chỉ số đầu ra như lượt truy cập website, tỷ lệ chuyển đổi, doanh số bán hàng.
Tải mẫu Excel quản lý công việc cho Marketing tại đây!
Mẫu quản lý công việc bằng Excel cho nhân viên kế toán
Mẫu này giúp theo dõi các hoạt động kế toán, chẳng hạn như thu chi, hóa đơn, bảng lương, v.v.
Công dụng: Giúp nhân viên kế toán quản lý hiệu quả các hoạt động kế toán, đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán và tuân thủ các quy định về thuế.
Tải file excel quản lý công việc hàng ngày cho kế toán!
Mẫu quản lý công việc bằng Excel cho nhân viên CSKH
Mẫu Excel này giúp nhân viên CSKH ghi chép và quản lý thông tin khách hàng, theo dõi tiến độ giải quyết các yêu cầu của khách hàng và đảm bảo chất lượng dịch vụ khách hàng.
Công dụng:
- Ghi chép thông tin khách hàng như tên, số điện thoại, email, nội dung yêu cầu.
- Theo dõi tiến độ giải quyết các yêu cầu của khách hàng, từ khi tiếp nhận yêu cầu đến khi hoàn thành và đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng.
- Phân tích các vấn đề thường gặp của khách hàng và đưa ra giải pháp cải thiện chất lượng dịch vụ.
- Lập báo cáo chi tiết về hiệu quả hoạt động của bộ phận CSKH để phục vụ cho việc đánh giá và khen thưởng nhân viên.
Tải mẫu quản lý công việc bằng Excel cho CSKH!
Mẫu timeline quản lý công việc, dự án
Biểu đồ timeline (dòng thời gian) là công cụ trực quan hóa tiến độ công việc theo thời gian một cách trực quan, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ thực tế so với kế hoạch, xác định các điểm nghẽn và điều chỉnh lịch trình hợp lý.
Công dụng:
- Hiển thị rõ ràng thời gian bắt đầu, kết thúc dự kiến và thời gian thực tế cho từng giai đoạn công việc.
- Xác định rõ ràng trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm.
- Theo dõi tiến độ thực tế và so sánh với tiến độ kế hoạch.
- Phát hiện sớm các rủi ro tiềm ẩn và đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời.
- Điều chỉnh lịch trình công việc một cách linh hoạt để đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn.
Tải mẫu timeline quản lý công việc, dự án
Mẫu quản lý KPI công việc bằng Excel
Mẫu Excel này giúp bạn theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của bản thân hoặc nhân viên dựa trên các chỉ số KPI (Key Performance Indicators) được xác định trước.
Công dụng:
- Xác định các mục tiêu cụ thể và đo lường được cho từng vị trí công việc.
- Theo dõi tiến độ đạt được các mục tiêu KPI theo thời gian.
- Đánh giá hiệu quả công việc của bản thân hoặc nhân viên dựa trên các chỉ số KPI.
- Xác định những điểm mạnh và điểm yếu trong hiệu quả công việc để có biện pháp cải thiện.
- Thúc đẩy động lực và tinh thần trách nhiệm của nhân viên.
Tải mẫu quản lý KPI công việc bằng Excel
File Excel quản lý công việc hàng ngày
File excel quản lý công việc hàng ngày giúp bạn lập kế hoạch và theo dõi công việc hàng ngày một cách hiệu quả, đảm bảo hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao.
Công dụng:
- Ghi chép tất cả các công việc cần thực hiện trong ngày.
- Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc.
- Sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên.
- Theo dõi tiến độ thực hiện các công việc và đánh dấu các công việc đã hoàn thành.
- Nhắc nhở bạn về các công việc sắp đến hạn.
Tải bảng theo dõi công việc hàng ngày của nhân viên!
Mẫu excel quản lý công việc cá nhân
Mẫu excel quản lý công việc cá nhân cho phép:
- Ghi chép và quản lý tất cả các công việc cá nhân của bạn.
- Lập kế hoạch cho các dự án cá nhân và theo dõi tiến độ thực hiện.
- Quản lý lịch trình cá nhân, bao gồm các cuộc họp, sự kiện và các hoạt động khác.
- Ghi chép các ý tưởng, ghi chú và tài liệu liên quan đến công việc.
- Tìm kiếm thông tin nhanh chóng và dễ dàng.
Tải mẫu excel quản lý công việc cá nhân!
Mẫu To-do List quản lý công việc bằng Google Sheet
To-do List (danh sách việc cần làm) là công cụ đơn giản và hiệu quả để quản lý các nhiệm vụ cần thực hiện.
Công dụng:
- Ghi chép tất cả các công việc cần làm.
- Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc.
- Sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên.
- Theo dõi tiến độ thực hiện các công việc và đánh dấu các công việc đã hoàn thành.
- Nhắc nhở bạn về các công việc sắp đến hạn.
Tải mẫu Todo-List quản lý công việc bằng Excel tại đây!
Mẫu quản lý lịch làm việc của nhân viên
File excel này giúp bạn quản lý lịch làm việc của nhân viên, bao gồm lịch trình làm việc, lịch nghỉ phép, lịch công tác và các thông tin khác liên quan đến nhân viên.
Công dụng:
- Theo dõi lịch trình làm việc của từng nhân viên.
- Quản lý lịch nghỉ phép, lịch công tác và các loại hình nghỉ khác của nhân viên.
- Ghi chép các thông tin cá nhân của nhân viên như tên, địa chỉ, số điện thoại, email.
- Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Lập báo cáo về tình hình sử dụng nhân lực của doanh nghiệp.
Tải mẫu quản lý lịch làm việc của nhân viên
Mẫu cấu trúc phân chia công việc
Mẫu Cấu trúc Phân chia Công việc (WBS) là một công cụ hữu ích để phân chia một dự án lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Mẫu này giúp bạn:
- Xác định rõ ràng phạm vi công việc của dự án.
- Phân chia công việc thành các gói công việc nhỏ hơn.
- Chỉ định trách nhiệm cho từng gói công việc.
- Ước tính thời gian và nguồn lực cần thiết cho từng gói công việc.
- Theo dõi tiến độ thực hiện của dự án.
- Xác định các rủi ro tiềm ẩn và đưa ra giải pháp phòng ngừa.
Tải mẫu cấu trúc phân chia công việc!
Ưu nhược điểm của quản lý công việc bằng Excel
Ưu điểm của các mẫu quản lý công việc bằng Excel
- Miễn phí: Excel là phần mềm phổ biến và miễn phí, dễ dàng cài đặt và sử dụng trên hầu hết các thiết bị máy tính.
- Dễ sử dụng: Giao diện của Excel đơn giản và dễ hiểu, ngay cả với những người mới bắt đầu cũng có thể sử dụng thành thạo.
- Tính linh hoạt: Excel cung cấp nhiều tính năng và công thức cho phép bạn tùy chỉnh bảng tính theo nhu cầu cụ thể của mình.
- Dễ dàng chia sẻ: Bạn có thể dễ dàng chia sẻ bảng tính Excel với mọi người thông qua email, Google Drive hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây khác.
- Khả năng tương thích: Excel có thể tương thích với nhiều định dạng tệp khác nhau, cho phép bạn dễ dàng nhập và xuất dữ liệu từ các nguồn khác.
- Hỗ trợ nhiều người dùng: Excel cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trên một bảng tính cùng lúc, giúp tăng hiệu quả hợp tác.
Nhược điểm
- Khả năng lưu trữ dữ liệu hạn chế: Excel chỉ có thể lưu trữ một lượng dữ liệu nhất định, không phù hợp cho các dự án lớn hoặc phức tạp.
- Thiếu các tính năng quản lý dự án: Excel không có các tính năng quản lý dự án chuyên dụng như theo dõi tiến độ, quản lý rủi ro, v.v.
- Khó khăn trong việc quản lý dữ liệu phức tạp: Khi dữ liệu trở nên phức tạp, việc quản lý và phân tích dữ liệu trong Excel có thể trở nên khó khăn và tốn thời gian.
- Nguy cơ sai sót cao: Việc nhập dữ liệu thủ công và thao tác với công thức có thể dẫn đến sai sót nếu không được thực hiện cẩn thận.
- Thiếu tính bảo mật: Excel không có các tính năng bảo mật nâng cao, khiến dữ liệu dễ bị đánh cắp hoặc truy cập trái phép
Quản lý công việc bằng Excel và Google Sheet có nhiều ưu điểm như miễn phí, dễ sử dụng và linh hoạt. Tuy nhiên, Excel cũng có một số nhược điểm như khả năng lưu trữ dữ liệu hạn chế, thiếu các tính năng quản lý dự án và nguy cơ sai sót cao. Do đó, Excel phù hợp cho các dự án nhỏ hoặc đơn giản, nhưng không phù hợp cho các dự án lớn hoặc phức tạp.
Ngoài Excel, bạn có thể tham khảo một số phần mềm quản lý công việc chuyên dụng khác như Trello, Asana, Monday, SlimCRM, v.v. Những công cụ này cung cấp nhiều tính năng quản lý dự án chuyên dụng hơn, giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn, đặc biệt là cho các dự án lớn hoặc phức tạp.
SlimCRM - phần mềm quản lý công việc tinh gọn cho doanh nghiệp
SlimCRM là phần mềm quản lý quản lý công việc được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, cùng các tính năng thiết yếu, SlimCRM giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý dự án và công việc.
Những điểm khác biệt của phần mềm quản lý công việc SlimCRM:
- Tích hợp sẵn các mẫu quản lý công việc đơn giản, dễ sử dụng
- Quản lý kết quả công việc bằng KPI kết hợp OKRs. KPI khá cứng nhắc, trong khi OKRs hướng tới sự linh hoạt và thúc đẩy tăng trưởng. Kết hợp hai phương pháp quản lý mục tiêu này là lựa chọn phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam, vốn cần sự linh hoạt và chủ động trong quản lý.
- Giao diện 100% tiếng Việt, tối ưu đến từng click chuột và giao diện, đảm bảo tiêu chí “tinh gọn chuẩn Slim”
Mời bạn tự mình trải nghiệm SlimCRM bằng cách để lại thông tin tại đây!
Cuối cùng, hy vọng các mẫu quản lý công việc bằng Excel do SlimCRM tổng hợp và biên soạn hữu ích với công việc của bạn. Đừng quên theo dõi SlimCRM để cập nhật những tài liệu hay nhất về quản lý bạn nhé!
