Bạn đang bắt đầu tìm hiểu về quản lý dự án hoặc muốn ôn lại các thuật ngữ quan trọng? Dù với mục đích nào, danh sách thuật ngữ quản lý dự án dưới đây sẽ giúp bạn nắm vững những thuật ngữ thường gặp trong lĩnh vực này.
Hiểu rõ các thuật ngữ này sẽ giúp bạn và các thành viên trong nhóm trao đổi thông tin hiệu quả hơn. Điều này sẽ dẫn đến một dự án được tổ chức tốt hơn, mọi người có trách nhiệm rõ ràng và có "kim chỉ nam" để đạt được mục tiêu chung.
Thuật ngữ quản lý dự án cơ bản
Project Management Software - phần mềm quản lý dự án
Trong lĩnh vực quản lý dự án, "phần mềm quản lý dự án" (Project management software) là một công cụ chuyên dụng hỗ trợ bạn điều hành dự án hiệu quả.
Nhiều nhà quản lý dự án sử dụng các phần mềm chuyên biệt như Asana, Clickup, Basecamp, SlimCRM,... trong khi một số khác lại dùng các công cụ tổng hợp hơn cho việc lập kế hoạch, chẳng hạn như Excel. Mặc dù sử dụng phần mềm quản lý dự án không phải là bắt buộc, nhưng nó có thể giúp gắn kết nhóm, nâng cao hiệu suất bằng cách tiết kiệm thời gian, tổ chức tài liệu và theo dõi các cột mốc quan trọng của dự án.
Trải nghiệm phần mềm quản lý dự án SlimCRM tại đây!
Project Manager - quản lý dự án
Đây là người chịu trách nhiệm chính, điều hành toàn bộ dự án từ khi khởi động đến khi hoàn thành. Quản lý dự án có thể có tên gọi khác nhau tùy từng tổ chức, nhưng vai trò của họ là đảm bảo mọi khâu của dự án, từ lên ý tưởng đến hoàn thành, diễn ra suôn sẻ.
Đọc thêm: Mô tả công việc của trưởng phòng dự án mới nhất 2024
Stakeholders - các bên liên quan
Bên liên quan là những cá nhân hoặc nhóm bị ảnh hưởng bởi dự án. Đây có thể là nhóm trực tiếp thực hiện dự án, các phòng ban phụ trợ cần học quy trình mới, hay giám đốc điều hành để đảm bảo hoạt động chung của công ty.
Deliverables - sản phẩm bàn giao của dự án
"Sản phẩm bản giao của dự án" (Deliverables) là kết quả mong đợi đạt được sau khi hoàn thành dự án. Sản phẩm dự án có thể là nhiều loại tài sản khác nhau, phục vụ nội bộ cho các thành viên nhóm hoặc phục vụ khách hàng bên ngoài. Một số ví dụ về sản phẩm dự án bao gồm sản phẩm hoàn toàn mới, bản trình bày bán hàng, tăng lưu lượng truy cập website hoặc cập nhật tính năng.
Project timeline - lộ trình dự án
Project timeline là một công cụ quản lý dự án giúp bạn trực quan hóa cách các phần của kế hoạch phối hợp với nhau. Timeline dự án có thể giúp bạn liệt kê ra các phụ thuộc cụ thể trong quá trình lập kế hoạch dự án.
Dependencies - Phụ Thuộc
"Phụ thuộc công việc" (Dependencies) là các nhiệm vụ phụ thuộc vào việc hoàn thành các nhiệm vụ khác trước khi chúng có thể được thực hiện. Ví dụ điển hình là việc xem xét pháp lý. Một số nhiệm vụ - chẳng hạn như trình bày bản trình bày bán hàng - không thể tiến triển thêm cho đến khi nhận được sự chấp thuận từ đội ngũ pháp lý. Điều đó có nghĩa là nhiệm vụ trình bày bản trình bày bán hàng phụ thuộc vào sự chấp thuận của đội ngũ pháp lý.
Project Milestone
Milestone hay cột mốc là một thời điểm cụ thể trong vòng đời của dự án, được dùng để đánh giá tiến độ đạt được so với mục tiêu cuối cùng.
Gantt chart
"Biểu đồ Gantt" là một dạng công cụ "quản lý dự án trực quan" (visual project management) hiển thị dự án dưới dạng biểu thời gian. Đây là một cách dễ dàng để theo dõi vòng đời của dự án và ước tính ngày kết thúc cho các hoạt động dự án nhất định. Biểu đồ Gantt cho phép quản lý dự án dễ dàng nhìn thấy công việc cần thực hiện, ai sẽ thực hiện và thời gian thực hiện. Nhiệm vụ được biểu thị bằng một thanh ngang thể hiện thời gian cần thiết để hoàn thành sáng kiến cụ thể đó.
Tải ngay mẫu biểu đồ Gantt kèm 12 mẫu excel quản lý dự án khác tại đây!
Thuật ngữ về lập kế hoạch quản lý dự án
Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, bạn sẽ gặp nhiều thuật ngữ quản lý dự án khác nhau. Dưới đây là những thuật ngữ quan trọng nhất cần nắm rõ:
Project Budget - ngân sách dự án
"Ngân sách dự án" là tổng lượng tài nguyên được phân bổ cho một dự án cụ thể. Ngân sách dự án có thể được tính theo giờ, giống như trong các agency, hoặc theo số tiền cụ thể.
Project plan - Kế hoạch dự án
"Kế hoạch dự án" (hay "kế hoạch quản lý dự án") là bản chi tiết về tất cả các yếu tố mà nhóm của bạn cần hoàn thành để đạt được mục tiêu dự án. Kế hoạch dự án rất quan trọng vì chúng đặt nền móng cho toàn bộ dự án. Kế hoạch này cung cấp định hướng cho từng thành viên trong nhóm để duy trì trách nhiệm. Kế hoạch dự án là nguồn thông tin chính xác cho mọi thành viên tham gia. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, đây là tài liệu tham khảo chính.
Project objectives - Mục tiêu dự án
"Mục tiêu dự án" là đích đến bạn đặt ra để đạt được vào cuối một dự án cụ thể. Đây là lý do chính để thực hiện dự án. Mục tiêu dự án có thể là một sản phẩm hữu hình hoàn thành, chẳng hạn như sản phẩm mới, hoặc cũng có thể là một mục tiêu cụ thể mà bạn muốn hoàn thành, chẳng hạn như tăng 300% người theo dõi trên mạng xã hội.
KPI
"Chỉ số đo lường hiệu suất chính" (KPI) là thước đo thể hiện mức độ tiến triển của nhóm bạn hướng tới một mục tiêu cụ thể hoặc mục tiêu dự án.
KPI là cách dễ dàng để theo dõi hiệu suất dự án. Ví dụ, nhà tiếp thị qua email có thể đặt mục tiêu tăng tỷ lệ mở email và KPI mà họ theo dõi sẽ là tỷ lệ phần trăm mở trung bình của tất cả các email tiếp thị được gửi trong quý đó.
Project scope - Phạm vi dự án
Thuật ngữ "phạm vi dự án" xác định rõ ràng các mục tiêu, thời hạn và sản phẩm dự án cần hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Việc thiết lập phạm vi dự án trước sẽ giúp các thành viên nhóm quản lý thời gian của mình một cách cá nhân và các bên liên quan sẽ biết khi nào mong đợi những thay đổi trong quá trình triển khai dự án.
Scope creep - Trượt phạm vi
"Trượt phạm vi" xảy ra khi các nhiệm vụ và sản phẩm dự án bắt đầu vượt quá phạm vi dự án đã được quản lý dự án đặt ra. Mặc dù trượt phạm vi không nhất thiết là xấu, nhưng nó có thể ảnh hưởng đáng kể đến thời gian hoàn thành dự án nếu không được giám sát và quản lý cẩn thận.
Business Case
"Lập luận kinh doanh" là một loại tài liệu nêu bật những lợi ích mà công ty của bạn sẽ đạt được nếu bạn theo đuổi một sáng kiến kinh doanh cụ thể. Ví dụ, bạn có thể lập luận kinh doanh cho việc tăng thêm nhân viên trong nhóm hoặc cho việc lựa chọn phần mềm quản lý công việc mới.
Project charter - điều lệ dự án
"Điều lệ dự án" là tài liệu nêu bật các mục tiêu chính, phạm vi và trách nhiệm chính của dự án. Điều lệ dự án là cách để các bên liên quan chủ chốt có được cái nhìn tổng quan về công việc sắp được thực hiện trước khi phê duyệt dự án. Project Charter thường được sử dụng để thuyết phục các bên liên quan chủ chốt phê duyệt dự án.
Kick-off meeting
"Buổi họp khởi động" là cơ hội để bạn gặp gỡ tất cả các bên liên quan của một dự án cụ thể để đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất về kế hoạch dự án. Buổi họp này cho phép các thành viên nhóm đặt câu hỏi và đảm bảo rằng tất cả những người có liên quan đến dự án đều có cơ hội bày tỏ ý kiến.
Resource allocation - phân bổ nguồn lực
"Phân bổ nguồn lực" là quá trình xác định chính xác số lượng nguồn lực bạn có thể sử dụng cho bất kỳ dự án nào được giao. Nguồn lực có thể bao gồm: Thời gian - Ngân sách - Thành viên nhóm - Thiết bị - Phần mềm
Contingency plan - Kế hoạch dự phòng
"Kế hoạch dự phòng" là kế hoạch được đặt ra trong trường hợp kế hoạch ban đầu của bạn không diễn ra như mong muốn. Kế hoạch dự phòng là một Kế hoạch B được thiết lập sẵn trong quản lý dự án. Kế hoạch dự phòng thường được sử dụng cho các dự án và sáng kiến lớn hơn, phức tạp hơn để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ - ngay cả khi có sự cố nhỏ trong quá trình thực hiện.
Có thể bạn quan tâm:
1. Trọn bộ 10 chỉ số quản lý dự án cho chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ
Thuật ngữ về phương pháp quản lý dự án
Quá trình quản lý dự án có thể thay đổi tùy thuộc vào ngành nghề bạn đang hoạt động hoặc quy mô nhóm của bạn. Không có dự án nào giống nhau, đó là lý do tại sao có các phương pháp quản lý dự án khác nhau.
Các Phương Pháp Quản lý Dự án Thường Gặp:
Agile - Linh hoạt
Phương pháp Agile là một dạng quản lý dự án theo từng giai đoạn lặp lại. Các nhóm quản lý dự án phần mềm thường sử dụng Agile, vì nhu cầu dự án của họ có thể thay đổi rất nhanh chóng. Thay vì làm việc theo khối lượng lớn, Agile tập trung vào các bước nhỏ hơn để công việc có thể nhanh chóng chuyển sang một chiến lược khác nếu cần thiết. Điều này đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện cho sản phẩm tập trung vào những gì tốt nhất cho người dùng cuối.
Waterfall - Thác nước
Quản lý dự án theo mô hình Waterfall là một dạng tuyến tính, trong đó mỗi bước của dự án phụ thuộc vào bước trước đó. Mô hình Waterfall thường liên quan đến một lượng lớn lập kế hoạch trước khi bắt đầu thực hiện để đảm bảo rằng tất cả các phụ thuộc đều được tính đến. Mô hình Waterfall thường được trực quan hóa trong biểu đồ Gantt và thường ứng dụng trong quản lý dự án xây dựng.
Kanban
Kanban là một hình thức quản lý dự án trực quan thường được thể hiện bằng bảng Kanban. Trong bảng Kanban, công việc được hiển thị trên bảng dự án được tổ chức theo các cột, với mỗi nhiệm vụ là một "thẻ" trong cột thích hợp. Các cột thường đại diện cho một giai đoạn của công việc và các thẻ được "kéo" từ danh sách tồn đọng khi chúng tiến tới giai đoạn tiếp theo của quy trình.
Scrum
Scrum là một tập hợp con của phương pháp Agile, trong đó các nhóm học hỏi từ kinh nghiệm quá khứ để ảnh hưởng đến các bước tiếp theo của dự án. Trong một nhóm Scrum, có một cá nhân, được gọi là Scrum master, người giúp hướng dẫn các nhóm thông qua từng giai đoạn của Scrum.
Bốn giai đoạn phổ biến trong phương pháp Scrum: Lập kế hoạch - Thực hiện - Rà soát - Nhìn lại
Iterative process - quá trình lặp đi lặp lại
Trong quản lý dự án, "quá trình lặp đi lặp lại" mô tả một quá trình thay đổi liên tục khi dự án tiến triển. Thường được tổ chức theo các khoảng thời gian hoặc sprint (nước rút) cụ thể, quy trình lặp đi lặp lại bao gồm các giai đoạn phản ánh để xem lại những gì đã được thực hiện và xem những gì có thể thay đổi cho lần lặp lại tiếp theo.
PPM - Portfolio management
Quản lý danh mục dự án (PPM) là quá trình tạo ra một danh mục tập trung của nhiều dự án khác nhau. Điều này cho phép bạn có được cái nhìn sâu sắc hơn về một vài dự án khác nhau để bạn có thể thấy cách công việc hàng ngày của nhóm bạn kết nối với các mục tiêu kinh doanh như thế nào.
Earned Value Management - EVM
Quản lý giá trị gia tăng là một cách để các quản lý dự án theo dõi công việc đã hoàn thành so với kế hoạch dự án được lên sẵn. Bạn có thể tính toán giá trị gia tăng bằng cách nhân tỷ lệ phần trăm hoàn thành của một dự án với tổng chi phí của ngân sách dự án để xem giá trị gia tăng của dự án bạn là bao nhiêu. Quy trình này có thể giúp bạn theo dõi ngân sách và tiến độ dự án của mình.
PRINCE2 - Quản lý dự án trong môi trường được kiểm soát
PRINCE2 là một phương pháp luận quản lý dự án theo quy trình, tập trung vào cấu trúc của nhóm quản lý dự án và sự hợp lý về mặt kinh doanh của dự án.
Có bảy bước chính trong quy trình PRINCE2:
- Khởi động dự án
- Phát động dự án
- Chỉ đạo dự án
- Kiểm soát các giai đoạn
- Quản lý việc cung cấp sản phẩm
- Quản lý ranh giới giai đoạn
- Kết thúc dự án
Thuật ngữ về quản lý rủi ro dự án
Trong quá trình quản lý dự án, bất kỳ sự kiện hoặc điều kiện không chắc chắn nào có khả năng xảy ra đều được gọi là rủi ro dự án. Rủi ro thường có khả năng ảnh hưởng đến các mục tiêu tổng thể của dự án. Một số thuật ngữ quản lý rủi ro dự án phổ biến bao gồm:
Risk Management - quản lý rủi ro
Nói một cách đơn giản, quá trình xác định và đánh giá các rủi ro để giảm thiểu tác động tiêu cực của chúng lên hoạt động dự án được gọi là quản lý rủi ro. Trong quá trình này, cần đảm bảo rằng các mục tiêu tổng thể của dự án không bị ảnh hưởng theo bất kỳ cách nào.
Risk Mitigation - Giảm thiểu rủi ro
Một chiến lược được thiết kế để giảm thiểu khả năng xảy ra các tác động tiêu cực của rủi ro được gọi là giảm thiểu rủi ro. Chiến lược giảm thiểu rủi ro thành công tập trung vào việc phát triển các hành động giảm thiểu các mối đe dọa tiềm ẩn đối với các mục tiêu tổng thể của dự án.
Risk Monitoring and Control - giám sát và kiểm soát rủi ro
Giám sát và kiểm soát rủi ro liên quan đến việc theo dõi hiệu quả của các hành động ứng phó rủi ro so với kế hoạch quản lý rủi ro ban đầu. Điều này cho phép các nhà quản lý dự án thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo các rủi ro được quản lý hiệu quả trong suốt vòng đời của dự án.
Risk Owner - chủ sở hữu rủi ro
Chủ sở hữu rủi ro là người chịu trách nhiệm đảm bảo rằng một rủi ro cụ thể được quản lý phù hợp. Một trong những nhiệm vụ cốt lõi của chủ sở hữu rủi ro là đảm bảo chiến lược giảm thiểu được thực hiện hiệu quả. Đôi khi họ cũng có thể tham gia vào việc thực hiện phân tích rủi ro định tính và định lượng.
Thuật ngữ về quản lý chất lượng dự án
Trong quản lý dự án, "chất lượng dự án" đề cập đến một tập hợp các sản phẩm dự án được bên liên quan xác định rõ ràng. Nói cách khác, chất lượng dự án chính là những gì các bên liên quan mong đợi nhận được từ dự án. Dưới đây là một số thuật ngữ quản lý chất lượng dự án thường gặp:
Quality Planning - lập kế hoạch chất lượng
Lập kế hoạch chất lượng xác định các tiêu chuẩn chất lượng dự kiến cần đạt được trong suốt dự án và xây dựng hệ thống để đảm bảo đáp ứng hiệu quả các tiêu chuẩn này. Quá trình này còn xác định mức độ tỉ mỉ cần thiết của nhóm dự án để đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.
Quality Assurance (QA) - đảm bảo chất lượng
Đảm bảo chất lượng là một tập hợp các hoạt động được lên kế hoạch và thực hiện một cách có hệ thống để theo dõi các quy trình dự án, nhằm đảm bảo đáp ứng các yêu cầu về chất lượng dự án. Hoạt động này được thực hiện trong suốt dự án và thường xuyên kiểm tra chất lượng.
Quality Control (QC) - kiểm soát chất lượng
Kiểm soát chất lượng liên quan đến việc sử dụng các quy trình được chuẩn hóa để đánh giá xem sản phẩm cuối cùng của dự án có đáp ứng các kỳ vọng về chất lượng hay không. Quá trình này được thực hiện sau khi sản phẩm đã được tạo ra nhằm xác định bất kỳ thay đổi nào cần thiết đối với quy trình đảm bảo chất lượng.
Các từ viết tắt trong quản lý dự án
PMP - Project Management Professional
"Chuyên gia quản lý dự án" là bất kỳ ai làm việc trong lĩnh vực quản lý dự án. Bạn không nhất thiết phải có chức danh quản lý dự án để được coi là chuyên gia quản lý dự án.
PMI - Project Management Institute
"Viện Quản lý Dự án" là một tổ chức chuyên nghiệp dành riêng cho lĩnh vực quản lý dự án. PMI cung cấp các chứng chỉ và khóa học cho những người quan tâm đến việc theo đuổi sự nghiệp trong lĩnh vực này.
PMBOK® - Project Management Body of Knowledge
"Bộ Kiến Thức Quản Lý Dự Án" là một tập hợp các thuật ngữ và hướng dẫn tiêu chuẩn do Viện Quản lý Dự án thiết lập. "Sổ Tay PMBOK®" bao gồm các phương pháp luận quản lý dự án như phương pháp đường hướng tới hạn (CPM) và cơ cấu phân chia công việc (WBS).
CAPM - Certified Associate in Project Management
"CAPM" là chứng chỉ bạn có thể nhận được từ Viện Quản lý Dự án. Đây là chứng chỉ dành cho những người mới vào nghề, có ít kinh nghiệm thực tế.
SOW - Statement of Work
Bản kê khai công việc là một tài liệu chính thức mô tả các yêu cầu cụ thể của dự án. Nó nêu rõ các hoạt động, sản phẩm dự án và tiến độ dự án. Tài liệu này thường được sử dụng khi một agency hoặc nhà thầu cung cấp dịch vụ cho khách hàng để đảm bảo mọi người đều thống nhất về công việc cần thực hiện.
BPM - Business Process Management
"Quản Lý Quy Trình Doanh Nghiệp" là phương pháp sử dụng các phương thức khác nhau để cải tiến, tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh. Thuật ngữ này bao gồm nhiều chiến lược khác nhau, nhưng thường được sử dụng nhất khi đơn giản hóa hoặc tự động hóa quy trình làm việc.
CPM - Critical Path Method
"Phương pháp Đường Hướng Tới Hạn hay phương pháp Đường Găng" là một công cụ tạo mô hình quản lý dự án. Quản lý dự án liệt kê tất cả các công việc trong dự án cần hoàn thành, thời gian ước tính và các phụ thuộc của từng nhiệm vụ đó. Sau đó, bạn đo lường toàn bộ dự án từ đầu đến cuối để xem toàn bộ quy trình của dự án trong một mốc thời gian lớn.
PERT - Program Evaluation and Review Technique
"Kỹ Thuật Đánh Giá và Rà soát Chương Trình" được sử dụng để xác định và tính toán lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc hoạt động cụ thể. "Biểu đồ PERT" là một "biểu đồ luồng" thể hiện các bước cần được hoàn thành theo trình tự cần thiết kết hợp với các yêu cầu về thời gian. Khi không có biểu đồ PERT, biểu đồ Gantt được sử dụng.
WBS - Work Breakdown Structure
"Cấu Trúc Phân Chia Công Việc" là một kế hoạch dự án được cô đọng, tổ chức theo thứ bậc trực quan. Điều này có nghĩa là nó bao gồm các yếu tố chính của kế hoạch dự án, chẳng hạn như mục tiêu, sản phẩm dự án, mốc thời gian và các bên liên quan chính. Quản lý dự án sử dụng cơ chế phân chia công việc để trực quan hóa các dự án và các sản phẩm phụ thuộc.
SWOT
"Phân Tích SWOT" là một công cụ hỗ trợ ra quyết định, có thể giúp bạn xác định các khía cạnh then chốt của dự án. SWOT là từ viết tắt của:
S - Điểm Mạnh (Strengths)
W - Điểm Yếu (Weaknesses)
O - Cơ Hội (Opportunities)
T - Thách Thức (Threats)
Biểu Đồ RACI
"Biểu Đồ RACI" được sử dụng để xác định vai trò và trách nhiệm của nhóm bạn cho bất kỳ nhiệm vụ, mốc thời gian hoặc sản phẩm dự án nào. Biểu đồ RACI cũng thường được gọi là ma trận trách nhiệm. RACI là từ viết tắt của:
- R - Người Chịu Trách Nhiệm (Responsible)
- A - Người Phụ Trách (Accountable)
- C - Người Được Tham Vấn (Consulted)
- I - Người Được Thông Báo (Informed)
Mục Tiêu SMART
"Mục Tiêu SMART" là từ viết tắt được sử dụng để thiết lập các mục tiêu rõ ràng và có thể đạt được. SMART là từ viết tắt của:
- S - Cụ Thể (Specific)
- M - Đo Lường Được (Measurable)
- A - Có Thể Đạt Được (Achievable)
- R - Thực Tế (Realistic)
- T - Có Giới Hạn Thời Gian (Time-bound)
Hy vọng các thuật ngữ về quản lý dự án ở trên giúp bạn có cái nhìn tổng quan về lĩnh vực quản lý dự án. Nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ chỉnh sửa hoặc bổ sung nào vào danh sách, vui lòng bình luận bên dưới.
